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1. Allgemeines
Durchlaufende Posten sind Beträge, die du als Unternehmer im Namen und in Rechnung eines anderen Unternehmens einnimmst oder ausgibst. Diese gibst du in genau gleicher Höhe an das Unternehmen weiter.
Sie haben keinen Einfluss auf deine Gewinnermittlung und werden weder zu den Betriebseinnahmen noch zu den Betriebsausgaben gezählt, noch wird darauf Umsatzsteuer erhoben. Als Unternehmer bist du dazu verpflichtet, diese Beträge weiterzugeben und sie korrekt in der Buchhaltung zu erfassen.
Beachte:
Als Unternehmen musst du zwingend dem Finanzamt nachweisen können, dass es sich bei den von dir angegebenen durchlaufende Posten auch wirklich um solche handelt. Wichtig ist, dass die betreffende Leistung nicht in deinem eigenen Namen, sondern im Auftrag eines Dritten ausgeführt wird.
Des Weiteren sind folgende Angaben unverzichtbar:
Name und Anschrift der beauftragten Person
Höhe des betreffenden Betrags
Datum des Geldein- sowie des Geldausgangs
Zweck des durchlaufenden Postens
Durchlaufende Posten können auch noch zu weiteren Sachverhalten verwendet werden. Beispielsweise zu Korrekturbuchungen und als Klärungskonto, wenn du nicht weißt, wie du deine Ausgabe verbuchen sollst.
2. Durchlaufende Posten richtig erfassen
Wenn du tatsächlich auf Rechnung Dritter tätig wirst, erkläre ich dir unter diesem Punkt, wie du dies in sevdesk abbildest. In unserem Beispiel hat ein Mitarbeiter deines Unternehmens für ein Kundenprojekt ein Hotelzimmer in unmittelbarer Nähe bei deinem Kunden gebucht. Du erhältst eine ordnungsgemäße Rechnung i.H.v. von 119€. Auf der Rechnung ist vermerkt, dass die Übernachtung im Namen und Auftrag unseres Kunden veranlasst ist. Alle Voraussetzungen für einen durchlaufenden Posten sind gegeben.
Zuerst erfasst du im Bereich Ausgaben einen Beleg. Als Belegbild verwendest du die Rechnung des Hotels und trägst alle benötigten Informationen ein.
Als Kategorie wählst du 1590/1370 (SKR03/04) Durchlaufende Posten aus. Dieses Buchungskonto findest du unter dem Bereich Sonstiges. Dann klickst du auf Übernehmen.
Automatisch springt die Umsatzsteuer auf 0 %. Im Feld Erstattung der Umsatzsteuer wählst du Nicht Steuerbar (Ausgabe) aus. Nun musst du nur noch auf Fertigstellen klicken, damit der Beleg abgeschlossen ist.
Da du hier in Vorleistung gegangen bist, verknüpfst du den Beleg mit der Zahlung an das Hotel. Hierzu klickst du auf Als bezahlt markieren und wählst die entsprechende Transaktion aus.
Im nächsten Schritt musst du den durchlaufenden Posten an das andere Unternehmen weiterberechnen. Hierzu schreibst du eine Rechnung an das Unternehmen, für welches du die Leistung ausgeführt hast, über 119 €.
Beachte:
Das Buchungskonto Durchlaufender Posten kann nicht als abweichendes Erlöskonto in den Rechnungen ausgewählt werden. Daher empfehlen wir dir, die Rechnung außerhalb von sevdesk zu schreiben.
Sobald du die Rechnung erstellt hast, erfasst du diese als Einnahme. Du trägst auch hier die benötigten Informationen ein und wählst das Buchungskonto 1590/1370 (SKR03/04) Durchlaufende Posten aus. Bei Erstattung der Umsatzsteuer trägst du dieses Mal Nicht Steuerbar (Einnahme) ein.
Abschließend stellst du den Beleg fertig und verknüpfst ihn mit der Bezahlung des Unternehmens, welches dir den Betrag schuldet.
Da dieser Vorgang erfolgsneutral ist, also keine Betriebsausgabe oder -einnahme für dich darstellt, kannst du diese Buchungen nicht in deiner Gewinnermittlung sehen.
Möchtest du überprüfen, ob das Buchungskonto 1590/1370 (SKR03/04) Durchlaufende Posten ausgeglichen ist, kannst du dir im Bereich Auswertungen die SuSa aufrufen. Dort klickst du auf das Konto und kannst in folgender Ansicht kontrollieren, ob du auch keine Buchung vergessen hast.
Sofern du alle Buchungen berücksichtigt hast, ist dein Saldo auf null.
3. Durchlaufende Posten als Korrekturbuchung
Das Buchungskonto 1590/1370 (SKR03/04) Durchlaufende Posten kannst du in der Praxis auch für einige Korrekturbuchungen verwenden. Hier ist darauf zu achten, dass es immer eine Gegenbuchung (Ausgabe- und Einnahmebeleg) geben sein muss. Für folgende Beispiele kannst du das Buchungskonto zur Korrektur verwenden:
Rücklastschriften
Fehl- oder Doppelüberweisungen
Erstattung einer Ausgangsrechnung in voller Höhe (sofern keine Rechnung erstellt wurde)
Erstattung einer Eingangsrechnung in voller Höhe
Beachte:
Wenn du das Buchungskonto Durchlaufenden Posten für einen der aufgelisteten Sachverhalte verwendest, benötigst du immer zwei Buchungen, damit das Konto ausgeglichen ist. Das bedeutet, du erfasst immer einen Ausgabe- und einen Einnahmebeleg.
Wie du bei den einzelnen Sachverhalten vorgehst, zeige ich dir in den folgenden Beispielen:
Rücklastschriften:
Du hast ein SEPA-Lastschriftmandat bei einem Lieferanten hinterlegt. Kurzzeitig war dein Konto nicht gedeckt und beim Versuch den Betrag abzubuchen, wurde dieser wieder zurückgebucht. Einige Tage später wird der Betrag erneut und erfolgreich abgebucht. Nun hast du folgende drei Transaktionen, die du verbuchen musst:
Zuerst legst du einen Ausgabebeleg über Ausgabe erfassen an. Du wählst das Buchungskonto 1590/1370 (SKR03/04) Durchlaufende Posten aus und bei Erstattung der Umsatzsteuer Nicht Steuerbar (Ausgabe). Zuletzt füllst du die Pflichtfelder aus. Du kannst dich dabei an unserem Beispielbeleg orientieren.
Dieser Ausgabebeleg stellst du fertig und markierst du als bezahlt mit der ersten Abbuchung.
Als nächstes erfasst du den Einnahmebeleg genau gleich wie die Ausgabe, wieder mit dem Buchungskonto 1590/1370 (SKR03/04) Durchlaufende Posten.
Die Einnahme verknüpfst du über Als bezahlt markieren mit der Rückbuchung.
Zuletzt ist noch die erneute und erfolgreiche Abbuchung offen. Hier erfasst du deine ursprüngliche Ausgabe bei dem Lieferanten und verknüpfst die Ausgabe mit der zweiten Abbuchung.
Beachte:
Aus Vereinfachung wurden in unserem Beispiel keine Gebühren zur Rücklastschrift aufgezeigt. Solltest du diese belastet bekommen, erstellst du eine Ausgabe über die Höhe der Gebühren mit dem Buchungskonto 4970/6855 (SKR03/04) Nebenkosten des Geldverkehrs.
Fehl- oder Doppelüberweisungen:
Ein Kunde überweist dir den Betrag einer Rechnung versehentlich doppelt. Du zahlst ihm einen Betrag davon zurück und hast nun folgende drei Transaktionen offen:
Diese verbuchst du, in dem du einen Einnahmebeleg und einen Ausgabenbeleg mit dem Buchungskonto 1590/1370 (SKR03/04) Durchlaufende Posten für die Doppelüberweisung und die Rückzahlung erfasst (siehe Punkt Rücklastschriften, hier wird es detailliert beschrieben). Nun verknüpfst du über Als bezahlt markieren deine ursprüngliche Rechnung mit der ersten Zahlung des Kunden. Mit der zweiten, doppelten Überweisung verknüpfst du die erstellte Einnahme und mit der Rückzahlung die Ausgabe. Die Korrektur ist vollständig.
Erstattung einer Ausgangsrechnung in voller Höhe (sofern keine Rechnung erstellt wurde):
Dein Kunde (Privatperson) hat bei dir einen Artikel gekauft und diesen wieder zurückgeschickt. Die Zahlung ist bereits erfolgt und du musst dem Kunden den Betrag wieder zurückerstatten. Da du an Privatpersonen nicht verpflichtet bist eine Rechnung zu erstellen, liegt in diesem Fall keine vor. Auf deinem Bankkonto ist die Zahlung des Kunden, sowie die Rückzahlung noch offen.
Hierzu erstellst du einen Ausgabebeleg und einen Einnahmebeleg mit dem Buchungskonto 1590/1370 (SKR03/04) Durchlaufende Posten (siehe Punkt Rücklastschriften, hier wird es detailliert beschrieben). Nun verknüpfst du beide Belege noch jeweils mit der Zahlung. Somit ist die Buchung vollständig.
Beachte:
Wenn du bereits eine Rechnung in sevdesk geschrieben hast, darfst du kein Ausgabebeleg mit Durchlaufende Posten erfassen, sondern eine Gutschrift erstellen.
Erstattung einer Eingangsrechnung in voller Höhe:
Du hast bei deinem Lieferanten ein Artikel erstellt und per Direktüberweisung bezahlt. Da es der falsche Artikel war, stornierst du die Bestellung und erhältst umgehend die Rückzahlung.
Anstatt die Ausgabe und Gutschrift auf ein Aufwandskonto zu buchen, kannst du beide Belege auf das erfolgsneutrale Buchungskonto 1590/1370 (SKR03/04) Durchlaufende Posten erfassen.
4. Durchlaufende Posten als Klärungskonto für Betriebsausgaben
Arbeitest du mit einem Steuerberater zusammen und weißt nicht, auf welches Buchungskonto du eine Betriebsausgabe buchen sollst? So kannst du das Buchungskonto 1591/1371 (SKR03/04) Durchlaufender Posten in deinen Ausgabenbelegen auswählen. Bei diesem Buchungskonto weiß ein Steuerberater genau, dass sein Mandant die Betriebsausgabe nicht zuordnen konnte.
Beachte:
Du kannst das Buchungskonto nur für Ausgaben in sevdesk verwenden. Für Einnahmen ist dies nicht buchbar.
Expertentipp:
Kläre mit deinem Steuerberater am besten nachträglich ab, wie du diese Betriebsausgaben in Zukunft dann korrekt verbuchen kannst. Dadurch sparst du dir zusätzlichen Bearbeitungsaufwand für den Steuerberater.
Deine Eingangsrechnung erfasst du wie gewohnt als Ausgabe. Alle benötigten Informationen trägst du in die Belegmaske ein. Im Feld Kategorie öffnest du die Erweiterte Suche und wählst im Bereich Sonstiges das Buchungskonto 1591/1371 Durchlaufende Posten aus.
Deinen Beleg stellst du wie gewohnt fertig und klickst im Anschluss Als bezahlt markieren mit der Zahlung an deinen Lieferanten.
Beachte:
Da dieses Buchungskonto erfolgsneutral ist und mit 0 % Steuer erfasst ist, wird dieser Beleg nicht in deiner Umsatzsteuervoranmeldung gewertet. Daher solltest du nach der Korrektur des Steuerberaters auch den Beleg in sevdesk korrigieren und ggf. eine Korrektur deiner Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt senden. Alternativ kann dies auch dein Steuerberater in der Umsatzsteuer-Jahreserklärung für dich korrigieren.