Dieser Artikel bezieht sich auf die Softwareversion 2.
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Allgemeines
Eine Gutschrift ist ein kaufmännisches Dokument, mit dem du deinem Kunden einen Betrag gutschreibst, zum Beispiel wegen einer Minderleistung, einer Provision oder eines Honorars.
Stornorechnung vs. Gutschrift
Je nach Zahlungsstatus der Rechnung kommt entweder eine Stornorechnung oder eine Gutschrift zum Einsatz.
| Stornorechnung | Gutschrift |
Wann? | Rechnung ist noch offen oder fällig – der Kunde hat noch nicht gezahlt | Rechnung wurde bereits bezahlt oder teilbezahlt |
Was passiert? | Die Rechnung wird vollständig ausgebucht; Umsatzsteuerzahllast wird gemindert | Eine Gegenbuchung entsteht; Debitorenkonto und Erlöskonto werden gemindert, Umsatzsteuerzahllast wird reduziert |
Beispiel | Kunde retourniert Ware vor Zahlungseingang – der Kauf gilt als nicht zustande gekommen, die Rechnung wird komplett storniert | Kunde retourniert Ware nach Zahlungseingang (z. B. Vorkasse) – der Betrag wird ganz oder teilweise erstattet |
Alle relevanten Informationen dazu findest du in folgendem Video ab Zeitmarke 2:27.
Hinweis:
In sevdesk kannst du eine Gutschrift nur für Ausgangsrechnungen erstellen, die bereits den Status "Bezahlt" oder "Teilbezahlt" haben.
Hat die Rechnung den Status "offen/fällig", ist nur ein Rechnungsstorno möglich.
Gutschrift mit dem Grund Minderleistung
Gutschrift mit dem Grund Minderleistung
Eine Gutschrift aufgrund einer Minderleistung bezieht sich immer direkt auf eine Rechnung bzw. einen Beleg und stellt eine Minderleistung zu dieser dar.
Beispiel:
Ein Kunde hat von uns eine Rechnung erhalten und retourniert einen Teil der gelieferten Produkte. Nun muss die Rechnung entsprechend korrigiert und der Erlös aus diesem Verkauf gemindert werden. Auch im Falle eines Teilstornos wird die Gutschrift als Minderleistung erzeugt.
Gehe zum Reiter Rechnungen und Gutschriften.
Wähle unter der Buchungskategorie Minderleistung aus. Unter der Referenz kannst du nach der betreffenden Rechnungsnummer oder dem Kontakt suchen und auswählen.
Alternativ kannst du innerhalb der Rechnung über den Reiter "Mehr" ebenso eine Gutschrift erstellen.
Anschließend öffnet sich die Erfassungsmaske.
Alle Positionen aus der entsprechenden Rechnung bzw. dem Beleg werden in die Gutschrift übernommen. Die Positionen können allerdings ebenso gemindert oder gelöscht werden.
Über den Button Überprüfen und Senden kannst du Gutschrift fertigstellen und versenden.
Die Gutschrift stellt nun einen Ausgabebeleg dar, welchen du dann mit der Transaktion der Rückerstattung an deinen Kunden verknüpfen kannst.
Gutschrift mit dem Grund Provision
Gutschrift mit dem Grund Provision
Eine Gutschrift mit dem Grund Provision erstellst du dann, wenn du jemandem eine erfolgsabhängige Vergütung für eine Vermittlung oder einen Verkauf gutschreibst.
Beispiel:
Ein Vertriebspartner hat einen Kunden vermittelt und erhält dafür eine Provision.
Gehe zum Reiter Rechnungen und Gutschriften.
Wähle unter der Buchungskategorie Provision aus.
Es öffnet sich die Erfassungsmaske.
Wähle im nächsten Schritt den entsprechenden Kontakt aus und befülle hier alle relevanten mit * gekennzeichneten Felder, sowie die entsprechenden Positionen.
Tipp:
Bei einem Geschäftspartner kannst du Daten wie zB. die Steuernummer direkt im Kontakt hinterlegen und die Daten werden automatisch in die Gutschrift übernommen.
Bei einer Privatperson kannst du die Felder mit einem Gedankenstrich oder einer Eingabe deiner Wahl ausfüllen.
Unter den weiteren Optionen ist die Buchungskategorie, sowie auch die Umsatzsteuerregelung automatisch als "Provision" und "Vorsteuerabziehbare Aufwendungen", hinterlegt.
Über den Button Überprüfen und senden kann die Provisionsgutschrift fertiggestellt werden.
Anschließend kann die Gutschrift mit der Transaktion der Provision verknüpft werden.
Gutschrift mit dem Grund Honorar
Gutschrift mit dem Grund Honorar
Gutschriften mit dem Grund Honorar werden dann erstellt, wenn der Leistungserbringer keine eigene Rechnung stellt, zum Beispiel weil dieser kein Gewerbe angemeldet hat oder es branchenüblich ist, dass der Auftraggeber abrechnet (z.B. bei Freiberuflern, Künstlern, Autoren, etc.) Du bist sozusagen der Empfänger einer Leistung und vergütest diese.
Beispiele:
Du schreibst einem Texter oder einem Fotografen eine Gutschrift für seinen erbrachten Auftrag oder ein freischaffender Übersetzer erhält seine Vergütung per Gutschrift.
Gehe zum Reiter Rechnungen und Gutschriften.
Wähle unter der Buchungskategorie Honorar aus.
Unter der Zuordnung musst du auswählen, ob die Honorargutschrift dem Produkt/Dienstleistung direkt zugeordnet werden kann oder nicht.
Hinweis:
Die Honorargutschrift wird je nach Zuordnung auf folgende Buchungskonten gebucht:
Kann dem Produkt/Dienstleistung zugeordnet werden:
3100/5900 (SKR03/SKR04)
Kann dem Produkt nicht direkt zugeordnet werden:
4909/6303 (SKR03/SKR04)
Es öffnet sich die Erfassungsmaske.
Wähle im nächsten Schritt den entsprechenden Kontakt aus und befülle hier alle relevanten mit * gekennzeichneten Felder, sowie die entsprechenden Positionen.
Unter den weiteren Optionen ist die Buchungskategorie, sowie auch die Umsatzsteuerregelung automatisch als "Honorar" und "Vorsteuerabziehbare Aufwendungen", hinterlegt.
Über den Button Überprüfen und senden kann die Honorargutschrift fertiggestellt werden.
Anschließend kann die Gutschrift mit der Transaktion des Honorars verknüpft werden.