Allgemein
Die Pflicht zur Festschreibung ergibt sich aus den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Das BMF-Schreiben des Bundesfinanzministeriums legt fest, wie eine ordnungsgemäße, nachvollziehbare und unveränderbare digitale Buchführung auszusehen hat. Mit der zunehmenden Digitalisierung der Buchhaltung hat der Gesetzgeber klar geregelt, wie Buchungen und Dokumente zu dokumentieren und gegen nachträgliche Änderungen zu schützen sind. Um Manipulationen an der Buchführung zu verhindern, verlangen die GoBD insbesondere die Unveränderbarkeit aller erfassten Daten.
Die Festschreibung ist die technische Umsetzung dieses Grundsatzes: Sie sorgt dafür, dass Dokumente und Buchungssätze in deinem Buchhaltungssystem nachträglich nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden können.
Info:
Kurz gesagt: Festschreibung bedeutet, dass die Buchungsvorgänge und Rechnungsdokumente in deiner Buchhaltung endgültig gesperrt sind und nicht mehr stillschweigend geändert werden können.
Was bedeutet eine Festschreibung genau?
Unter Festschreibung versteht man in der Buchhaltung den endgültigen Abschluss von Buchungssätzen und Dokumenten, z. B. von Rechnungen oder Belegen. Sobald ein Dokument festgeschrieben ist, gilt:
Die Daten sind nicht mehr veränderbar.
Eine Löschung ist nicht mehr möglich.
Korrekturen dürfen nur noch über Stornierungen oder Gegenbuchungen erfolgen.
Damit wird sichergestellt, dass deine Buchführung vollständig, richtig, zeitgerecht und nachträglich nicht manipulierbar ist – genau das fordern die GoBD.
Wann muss die Festschreibung erfolgen?
Die GoBD schreiben vor, dass Unternehmen ihre Buchführung regelmäßig und zeitnah festschreiben. Einen konkreten Kalendertag wird dabei nicht genannt, sondern es wird von einer Festschreibung „bis zum Ablauf des Folgemonats“ bzw. allgemein „zeitnah“ gesprochen. In der Praxis hat sich daraus die übliche Auslegung entwickelt, dass die Buchführung mindestens monatlich und spätestens bis zum 30./31. des Folgemonats für den vorangegangenen Zeitraum festgeschrieben wird – häufig in Verbindung mit der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung. Dadurch entsteht eine klare zeitliche Trennung zwischen bereits abgeschlossenen Buchungsperioden und noch offenen, zu bearbeitenden Monaten.
Was passiert nach der Festschreibung?
Du kannst deine Buchungen nicht mehr im System abändern bzw. korrigieren. So stellst du sicher, dass deine Buchhaltung nicht mehr veränderbar ist. Daraus entstehen auch weitere Vorteile:
Deine Berichte (z. B. für die Umsatzsteuer-Voranmeldung) kannst du nun auf einer abgeschlossenen Datengrundlage erstellen.
Spätere Änderungen sind besser nachvollziehbar, weil sie über separate Korrekturen erfolgen.
Bei einer Betriebsprüfung kannst du zeigen, dass die Festschreibung dem GoBD-Grundsatz entspricht.
1. Festschreibung in sevdesk
In sevdesk hast du Möglichkeiten, bei unterschiedlichen Vorgängen deine Dokumente festzuschreiben. Hier unterstützen wir dich dabei, deine Festschreibungspflicht zu erfüllen.
1.1. Automatische Festschreibung bei Rechnungen
Deine Ausgangsrechnungen werden automatisch nach der Fertigstellung festgeschrieben und somit kannst du die Rechnungen nicht mehr bearbeiten. Möchtest du im Nachgang nochmal etwas an der Rechnung ändern, weil du bspw. eine falsche Angabe gemacht hast, musst du die Rechnung gutschreiben und neu erstellen.
Tipp:
Wenn du eine Rechnung neu schreiben musst, kannst du die alte als Vorlage verwenden. So musst du die Rechnung nicht komplett neu schreiben.
In den Einstellungen unter System, dann Aufträge & Rechnung unter dem Punkt Allgemein kannst du die automatische Festschreibung von Dokumenten deaktivieren. Diese Einstellung gilt nur für Ausgangsrechnungen.
Hinweis:
Wenn du diese Einstellung deaktivierst, bist du eigenverantwortlich dafür zuständig, dass deine Ausgangsrechnungen GoBD-konform behandelt werden. Das bedeutet, sie dürfen nachträglich nicht verändert und müssen zeitnah festgeschrieben werden.
1.2. Festschreibung nach dem Export
Bei dem manuellen Buchungsdaten-Export (Datei-Export) zu deinem Steuerberater hast du die Möglichkeit, die exportierten Dokumente festzuschreiben. Hierzu musst du folgende Meldung aktiv bestätigen. Aktivierst du die Option Dokumente festschreiben und bestätigst mit Expotieren. Danach sind alle Dokumente aus diesem Zeitraum festgeschrieben.
Hinweis:
Über den DATEV-Buchungsdatenservice und den DATEV-Rechnungsdatenservice sowie den manuellen Rechnungsdaten-Export (Datei-Export) hast du diese Möglichkeit nicht.
1.3. Manuelle Festschreibung für alle Dokumente
Du hast in sevdesk die Möglichkeit, jederzeit deine Dokumente unter Einstellungen, dann System im Unterpunkt Festschreiben festzuschreiben. Hier kannst du den Zeitraum auswählen sowie folgende Optionen, die du auswählen kannst:
Rechnungen
Belege
Zahlungen
Gutschriften
2. Empfehlung zur Einhaltung der Festschreibungspflicht
Damit du deine Festschreibungspflicht sicher und ohne Stress erfüllst, lohnt es sich, feste Abläufe zu definieren. Die folgenden Empfehlungen unterscheiden sich danach, ob du mit einem Steuerberater zusammenarbeitest oder deine Steuererklärungen selbst erstellst.
2.1. Empfehlung bei Zusammenarbeit mit Steuerberater
Wenn du mit einem Steuerberater oder einer Kanzlei zusammenarbeitest, ist eine klare Abstimmung besonders wichtig. So gehst du gut strukturiert vor:
Rolle klären
Lege gemeinsam mit deinem Steuerberater fest, wer welche Aufgaben übernimmt. Zum Beispiel:Du erfasst Belege, schreibst Rechnungen und ordnest Zahlungen zu.
Die Kanzlei prüft und korrigiert Buchungen bzw. ergänzt fehlende Kontierungen.
Automatische Festschreibung bewusst einsetzen
Überlege zusammen mit der Kanzlei, ob die automatische Festschreibung von Rechnungen aktiv bleiben soll oder ob ihr diese Funktion deaktiviert, um nachträgliche Korrekturen an noch nicht übermittelten Rechnungen zu ermöglichen. Bedenke dabei:Automatische Festschreibung erhöht direkt die GoBD-Sicherheit.
Bei deaktivierter Automatik trägst du selbst die Verantwortung dafür, dass Rechnungen nachträglich nicht unzulässig verändert werden.
Zeitpunkte für Exporte und Festschreibung festlegen:
Plane einen regelmäßigen Rhythmus, z. B. monatlich:Du bereitest alle Belege und Buchungen in sevdesk vor.
Die Kanzlei oder du erstellt den Export (z. B. DATEV-Export) aus sevdesk.
Nach der erfolgreichen Übernahme in der Kanzleisoftware werden die zugehörigen Dokumente in sevdesk festgeschrieben (entweder direkt im Exportdialog oder über die manuelle Festschreibung).
Abgeschlossene Monate kennzeichnen:
Einigt euch darauf, dass ein Monat erst dann festgeschrieben wird, wenn:alle Belege eingereicht sind,
die Kanzlei ihre Prüfungen abgeschlossen hat und
die Umsatzsteuervoranmeldung für diesen Zeitraum vorbereitet oder abgegeben wurde.
Hinweis:
Du kannst dich auch individuell mit deinem Steuerberater bezüglich der Festschreibung absprechen. Dies ist nur eine Empfehlung.
So stellst du sicher, dass eure Datenbasis einheitlich ist und bei Nachfragen oder einer Betriebsprüfung eindeutig nachvollziehbar bleibt, welche Monate bereits endgültig abgeschlossen wurden.
2.2. Empfehlung bei selbständiger Steuerabgabe
Wenn du deine Buchhaltung und Steuererklärungen selbst erledigst, kannst du dir mit sevdesk einen einfachen, wiederkehrenden Ablauf schaffen:
Laufend arbeiten:
Erfasse Belege zeitnah.
Schreibe Rechnungen direkt in sevdesk.
Ordne deine Bankbewegungen regelmäßig zu.
So vermeidest du Stapelarbeit kurz vor der Festschreibung.
Monatlichen Abschluss einführen:
Lege dir einen festen Termin im Monat fest (z. B. immer zwischen dem 1. und 10. des Folgemonats), an dem du:prüfst, ob alle Belege vorhanden sind,
offene Fragen klärst (z. B. mit dem Finanzamt oder ggf. einer Beratung),
eine Plausibilitätskontrolle machst (stimmen Umsätze, Ausgaben, Bankstände).
Festschreibung mit der USt-Voranmeldung verknüpfen:
Sobald du deine Umsatzsteuervoranmeldung für einen Monat vorbereitet hast, bietet es sich an:die Datenbasis in sevdesk final zu kontrollieren,
den Export (falls benötigt) zu erstellen und
anschließend den entsprechenden Zeitraum in sevdesk festzuschreiben (entweder über den Exportdialog oder über die manuelle Festschreibung).
Korrekturen richtig umsetzen:
Entdeckst du nach der Festschreibung noch Fehler, nimmst du keine Änderungen mehr direkt an bestehenden Buchungen oder Rechnungen vor. Stattdessen:stornierst du fehlerhafte Rechnungen und erstellst neue, korrekte Dokumente
oder buchst Differenzen über entsprechende Korrekturbuchungen.
Tipp:
Auf diese Weise baust du dir einen einfachen, wiederkehrenden Prozess auf:
Belege erfassen → Monat prüfen → USt-Voranmeldung erstellen → Zeitraum festschreiben.
So erfüllst du deine Festschreibungspflicht sauber, ohne im Alltag viel Zusatzaufwand zu haben.
3. Nachträgliche Veränderung deiner festgeschriebenen Daten
Da du deine festgeschriebenen Daten nicht mehr einfach ändern kannst und sevdesk dies auch nicht zulässt, sind zusätzliche Vorgänge erforderlich, eine Korrektur vorzunehmen. Für die nachträgliche Korrektur von Ausgaben und Einnahmen ist eine sogenannte Generalumkehrbuchung nötig. Die bestehende Buchung wird hierbei aufgehoben und eine neue Buchung erfolgt mit den entsprechend korrekten Daten. Wenn du wiederum eine Rechnung korrigieren möchtest, musst du diese stornieren und neu ausstellen. Wie du vorgehst, findest du in den nachstehenden Punkten.
3.1. Nachträgliche Erfassung von Rechnungen & Belegen
Wenn du für einen festgeschriebenen Zeitraum nachträglich eine Rechnung erstellst oder Belege erfasst, werden diese nicht automatisch auch festgeschrieben. Stattdessen musst du den entsprechenden Zeitraum manuell wie unter Punkt 3.1. beschrieben festschreiben.
Hinweis:
Achte darauf, dass du den Zeitraum der Festschreibung von allen nachträglich erstellten Dokumenten korrekt einstellst, sodass du keine Dokumente außen vorlässt.
3.2. Nachträgliche Korrektur von Rechnungen & Belegen
Möchtest du wiederum ein festgeschriebenes Dokument oder eine festgeschriebene Buchung korrigieren, kannst du die Buchung nicht einfach über die Bearbeitung korrigieren.
Rechnungen:
Eine Rechnung, die abgeschlossen und festgeschrieben ist, kannst du nur über eine Gutschrift aufheben. Um deine Korrektur abzuschließen, erstellst du eine neue Rechnung.
So gehst du dazu in sevdesk vor:
Du öffnest die entsprechende Rechnung. Du klickst auf Mehr, dann Gutschrift erstellen.
Es öffnet sich eine neue Maske, um die Gutschrift zu erstellen.
Wenn du den vollen Betrag der Gutschrift stehen lässt, wird die Rechnung komplett aufgehoben. Im Normalfall musst du nichts an der Gutschrift ändern. Kontrolliere bitte trotzdem, ob die Eingaben passen. Abschließend klickst du auf Überprüfen und senden und danach unter Speichern auf Fertigstellen und speichern.
Deine Rechnung ist gutgeschrieben. Jetzt kannst du die gutgeschriebene Rechnung als Vorlage verwenden, diese entsprechend anpassen und wieder abschließen.
Zum Schluss musst du die Gutschrift und die neue Rechnung noch als bezahlt markieren. Hier empfehlen wir dir, beide Dokumente mit einem Verrechnungskonto als bezahlt zu markieren. Hierzu kannst du auch das Basiskonto verwenden. Somit ist die Korrektur abgeschlossen.
Hinweis:
Falls du die Option automatische Festschreibung von Dokumenten deaktiviert hast, musst du sicherstellen, dass du die Rechnung danach noch festschreibst.
Ausgaben & Einnahmen:
Bei einem Ausgabe- oder Einnahmebeleg musst du eine Generalumkehrbuchung vornehmen. Dies machst du, indem du bei
einer Ausgabe, einen Einnahmebeleg mit denselben Daten und danach einen neuen Ausgabebeleg mit den entsprechenden Änderungen erfasst
oder bei einer Einnahme, einen Ausgabebeleg mit denselben Daten und danach einen neuen Einnahmebeleg mit den entsprechenden Änderungen erfasst.
In sevdesk kannst du solch eine Umkehrbuchung wie folgt erfassen:
Öffne deine Ausgabe oder Einnahme, die du korrigieren möchtest. In unserem Beispiel korrigieren wir folgende Ausgabe, weil das Buchungskonto nicht korrekt erfasst wurde:
Du erfasst eine neue Einnahme mit den exakt gleichen Daten wie auf deiner Ausgabe. Den Beleg kannst du wie folgt anlegen:
Abschließend klickst du auf Fertigstellen.
Nun erfasst du die Ausgabe neu mit dem richtigen Buchungskonto. Dabei übernimmst du die restlichen Eckdaten wie bei deiner ursprünglichen Ausgabe:
Abschließend klickst du auf Fertigstellen.
Zuletzt musst du noch die Einnahme sowie die Ausgabe als bezahlt markieren. Hier empfehlen wir dir, beide Buchungen mit einem Verrechnungskonto als bezahlt zu markieren. Hierzu kannst du auch das Basiskonto verwenden. Somit ist die Korrektur abgeschlossen.
Hinweis:
Es gibt keine automatische Funktion für eine Generalumkehrbuchung in sevdesk. Zusätzlich musst du nach der Korrektur die Buchungen selbstständig manuell festschreiben.