Wenn du an Kunden regelmäßig dieselbe Rechnung sendest (z. B. im Fall von Abo-Verträgen), kannst du das über die wiederkehrenden Rechnungen automatisieren. Wiederkehrenden Rechnungen werden automatisch in den gewählten Intervallen und zu den definierten Daten erzeugt und ggf. auch automatisch versendet.
1. Wiederkehrende Rechnung anlegen
Gehe im Hauptmenü zu Rechnungen und dann Wiederkehrend.
Klicke auf den blauen Button Wiederkehrende Rechnung erstellen.
Die Erstellungsmaske sieht bis auf einige Felder aus wie die der normalen Rechnungserfassung.
Folgende Felder unterscheiden sich:
Erste Rechnung:
Definiere hier das Datum, zu dem die Rechnung zum ersten Mal erzeugt werden soll.
Referenznummer:
Wenn du die Rechnung aufgrund einer Bestellung geschrieben hast oder die Rechnung sich auf ein anderes nicht in sevdesk erstelltes Dokument bezieht, kannst du bei Referenznummer auf dieses Dokument verweisen.
Enddatum (optional):
Definiere hier das Datum, zu dem die Rechnung das letzte Mal erzeugt werden soll.
Rechnungsintervall:
Wähle hier den gewünschten zeitlichen Abstand aus, in dem die Rechnungen erzeugt werden sollen. Du kannst zwischen folgenden Intervallen wählen:
7 Tage
14 Tage
monatlich
2 Monate
vierteljährlich
halbjährlich
jährlich
2 Jahre
3 Jahre
4 Jahre
5 Jahre
Rechnungsstellung:
Definiere hier, ob die Rechnung nachfällig (Haken) oder im Voraus (kein Haken) erstellt werden soll.
In Bereich Automatische Generierung kannst du festlegen, ob die automatische Generierung aktiviert oder deaktiviert sein soll.
Wählst du Generierung aktivieren, kannst du deine erstellten Rechnungen automatisch an deine Kunden per E-Mail versenden. Im Bereich Automatischer Versand stehen dir die verschiedenen Optionen zur Auswahl bereit:
kein automatischer Versand
E-Mail versenden
Beachte!
Der automatische Versand per Brief ist derzeit nicht möglich. Wir bieten lediglich den Versand per E-Mail. Dazu ist es zwingend erforderlich, dass beim gewählten Kontakt auch eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, da der Versand sonst nicht erfolgt.
Wenn du den E-Mailversand aktivierst, definiere den E-Mailtext für den Versand. Öffne dazu das Drop-down-Menü und wähle die entsprechende Vorlage aus.
Du kannst auch eine eigene Textvorlage erstellen und nutzen. Klicke dafür auf Textvorlage erstellen. Es öffnet sich eine Maske. Hier kannst du deinen E-Mailtext hinterlegen (siehe auch Textvorlagen / Signatur erstellen).
Betätige oben rechts den blauen Button Aktivieren, um die wiederkehrende Rechnung als Vorlage anzulegen.
In der Detailansicht ist ersichtlich, welche wiederkehrenden Rechnungen erzeugt wurden.
Bei den wiederkehrenden Rechnungen wird durch sevdesk automatisch in den Kopftext ein Berechnungszeitraum eingetragen. Wir greifen hier auf das Rechnungsdatum und das Intervall zu, um diesen Zeitraum zu erzeugen.
Wenn also das Rechnungsdatum z. B. der 15.05.2021 ist und wir als Intervall monatlich wählen, wird der Text „Berechnung für den Zeitraum vom 15.05.2021 - 14.06.2021“ lauten.
Die automatisch erzeugten Rechnungen findest du anschließend im Bereich Rechnungen wieder.
2. Wiederkehrende Rechnung auf aktiv oder inaktiv setzten
In der Übersicht der wiederkehrenden Rechnungen siehst du auch ihren aktuellen Status:
Aktiv oder Inaktiv.
Um eine wiederkehrende Rechnung zu deaktivieren, öffne die entsprechende Vorlage und wähle Wiederkehrende Rechnung deaktivieren aus. Der Status wechselt von Aktiv auf Inaktiv. Der Vorgang beim Aktivieren einer wiederkehrenden Rechnung ist derselbe.