Sie können den Datei-Export über den Mandanten-Account oder direkt aus dem Steuerberaterportal durchführen. Nehmen Sie hierzu folgenden Hilfeartikel zur Hand, Steuerberaterportal.
1. Aufschalten auf den sevdesk Account Ihres Mandanten und Wahl des Export-Modus
Klicken Sie in der Mandantenansicht auf das Aufschalt-Symbol.
Es öffnet sich ein Hinweis, in dem gefragt wird, ob Sie sich in den Mandanten-Account aufschalten möchten. Bestätigen Sie mit OK.
Es öffnet sich der sevdesk Account Ihres Mandanten.
Navigieren Sie im Hauptmenü zu Steuer und dann zu Mein Steuerberater. Im unteren Bereich finden Sie die Export-Auswahl.
Sofern Sie zuvor bereits einen Exportmodus gewählt hatten, wird Ihnen der zuletzt gewählte Exportmodus angezeigt. Sollten Sie diesen ändern wollen, klicken Sie auf "Übertragungsart ändern".
Wählen Sie zunächst, ob Sie Buchungsdaten oder Rechnungsdaten exportieren möchten:
Der Buchungsdatenexport beinhaltet alle Buchungssätze und Stammdaten sowie wahlweise die Belegbilder zu den Buchungen.
Der Rechnungsdatenexport beinhaltet die Belegbilder sowie wahlweise die Rechnungsdaten wie Betrag, Umsatzsteuer, Kredit/Debitor in einer XML-Datei.
2. Export von Buchungsdaten
Wählen sie den Exportmodus "BuchungsDaten + Belegbilder", um die Buchungssätze und Stammdaten der Buchhaltung Ihres Mandanten zu exportieren.
2.1 Buchungsdaten + Belegbilder via (manuellem) Datei-Export
Wählen Sie über die rechte Kachel den Datei-Export, um einen manuellen Export (CSV + ZIP-Datei) zu exportieren. Für eine direkte Übertragung zu DATEV, wählen Sie die linke Kachel "Buchungsdatenservice" – dies erläutern wir Ihnen im nächsten Schritt.
Nach Klick auf die Datei-Export Schaltfläche öffnet sich die manuelle Export-Konfiguration.
Geben Sie die nötigen Angaben ein und wählen Sie, welche Daten Sie in den Export einschließen möchten:
Berater- und Mandantennummer
Wirtschaftsjahresbeginn
Exportzeitraum
Zu exportierende Dokumente:
Rechnungsausgang
Rechnungseingang
Zahlungen
Kasse
Anlagen
Zu exportierende Daten:
Buchungsdaten (nicht änderbar bei Auswahl des Buchungsdatenexports)
Belegbilder
Weitere Einstellungen:
Export von festgeschriebenen Daten
Export offener Rechnungen und Beleg
Bitte beachten Sie, dass der gewählte Exportzeitraum innerhalb des angegebenen Wirtschaftsjahres liegen muss.
Wählen Sie bspw. den Wirtschaftsjahresbeginn ab 01.01.2025, muss der Exportzeitraum zwischen dem 01.01. und dem 31.12.2025 liegen.
Klicken Sie abschließend auf den Button "ZIP herunterladen".
Danach öffnet sich eine neue Maske. Hier können Sie die zu exportierenden Daten festschreiben, wenn Sie den Regler "Dokumente festschreiben" aktivieren (= blau).
Bestätigen Sie über den Button "Exportieren".
Es öffnet sich eine Maske, die den Status des Exports anzeigt. Sobald der Export abholbereit ist, wird die Datei von Ihrem Browser heruntergeladen.
2.2 Buchungsdaten + Belegbilder via Buchungsdatenservice
Um die Buchungsdaten Ihres Mandanten direkt an DATEV zu übertragen, wählen Sie den Buchungsdatenservice 1.0.
Bitte beachten Sie die folgenden Voraussetzungen für die Nutzung des DATEV-Buchungsdatenservice:
Für die Nutzung des Buchungsdatenservice benötigen Sie als Kanzlei nicht zwingend DATEV Unternehmen online, hier genügt Ihnen bereits „Belege online“.
Bestellung des DATEV-Buchungsdatenservice über die MyDATEV
Mandantenregistrierung
durch Steuerberatungskanzleien
durch Mandanten im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft, welche selbst ein DATEV Rechnungswesen-Programm im Einsatz haben.
Das Recht zur Nutzung von Buchungsdatenservice 1.0 auf der SmartCard muss freigeschaltet sein. Dies können Sie mit Administratoren-Rechten unter Rechteverwaltung online durchführen.
In DATEV Unternehmen online muss zwingend der „Bestand online“ angelegt sein.
In DATEV Unternehmen online muss zwingend das zu übertragende Wirtschaftsjahr angelegt sein.
Die Sachkontenlänge muss zwingend auf vier Stellen angelegt sein.
Ein kostenfreies telefonisches Onboarding zur Einrichtung der Schnittstelle zwischen DATEV und sevdesk können Sie bei den Kollegen der DATEV hier buchen.
Geben Sie in der DATEV Buchungsdatenservice-Maske die Beraternummer und Mandantennummer sowie den gewünschten Wirtschaftsjahresbeginn ein.
Wählen Sie, ob Sie auch offene, nicht bezahlte Rechnungen und Belege exportieren wollen.
Klicken Sie im Anschluss auf "Zur Anmeldung", um die Verbindung zu DATEV herzustellen.
Ist die Verbindung zu DATEV einmal hergestellt, bleibt sie pro Mandant für zwei Jahre aktiviert.
Wählen Sie den gewünschten DATEV Login per DATEV SmartCard / DATEV mIDentity oder DATEV SmartLogin und folgen Sie den Anweisungen.
Nach erfolgreichem Login in DATEV bzw. nachdem Sie, bei bereits bestehendem Login, die Berater- und Mandantennummer sowie den Wirtschaftsjahresbeginn gewählt haben, öffnet sich eine Maske in der Sie den Exportmonat auswählen können:
Wählen Sie den gewünschten Monat aus und starten Sie den Export über die Schaltfläche "Exportieren".
Bitte beachten Sie, dass der gewählte Exportzeitraum innerhalb des angegebenen Wirtschaftsjahres liegen muss.
Wählen Sie bspw. den Wirtschaftsjahresbeginn ab 01.01.2025, muss der Exportzeitraum zwischen dem 01.01. und dem 31.12.2025 liegen.
Es öffnet sich eine Maske, die den Exportfortschritt anzeigt und nach Abschluss die erfolgreiche Übertragung an DATEV bestätigt.
Öffnen Sie nun DATEV Kanzlei Rechnungswesen und wählen Sie "Bestand", "Daten holen" und klicken anschließend auf "Mandant ergänzen".
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Beleg-/ Buchungsstapel und Stammdaten (RZ)" und klicken Sie auf Daten holen.
Wenn der Hol-Vorgang abgeschlossen ist, wählen Sie im Menü "Bestand Importieren" und wählen "Stapelverarbeitung".
Hier sehen Sie die soeben übertragenen Buchungsstapel und Stammdaten.
Ein Video zum Thema Buchungsdatenservice finden Sie Hier:
3. Export von Rechnungsdaten
Wählen sie den Exportmodus "RechnungsDaten + Belegbilder", um die Belegbilder sowie die Infos zu Nettobeträgen, Umsatzsteuer und Kreditor/Debitor der zu exportieren.
3.1 Rechnungsdaten + Belegbilder via Datei-Export:
Wählen Sie über die rechte Kachel den Datei-Export, um einen manuellen Export (XML + ZIP-Datei) zu exportieren. Für eine direkte Übertragung zu DATEV, wählen Sie die linke Kachel "Rechnungsdatenservice 1.0" – dies erläutern wir Ihnen im nächsten Schritt.
Berater- und Mandantennummer
Wirtschaftsjahresbeginn
Exportzeitraum
Zu exportierende Dokumente:
Einnahmebelege, Ausgangsrechnungen & Gutschriften
Ausgabebelege
Zu exportierende Daten:
Belegbilder (nicht änderbar bei Auswahl des Rechnungsdatenexports)
Rechnungsdaten
Weitere Einstellungen:
Export von festgeschriebenen Daten
Export offener Rechnungen und Beleg
Klicken Sie abschließend auf den Button "ZIP herunterladen".
Es öffnet sich eine Maske, die den Status des Exports anzeigt. Sobald der Export abholbereit ist, wird die Datei von Ihrem Browser heruntergeladen.
3.2 Rechnungsdaten + Belegbilder via Rechnungsdatenservice 1.0
Bitte beachten Sie die folgenden Voraussetzungen für die Nutzung des DATEV Rechnungsdatenservice 1.0:
Das Recht zur Nutzung des DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 auf der SmartCard muss freigeschaltet sein. Dies können Sie mit Administratoren-Rechten unter Rechteverwaltung online durchführen.
In DATEV Unternehmen online muss zwingend der Bestand „erweitert“ angelegt sein.
In DATEV Unternehmen online muss zwingend das zu übertragende Wirtschaftsjahr angelegt sein.
Die Sachkontenlänge muss zwingend auf vier Stellen angelegt sein.
Ein kostenfreies telefonisches Onboarding zur Einrichtung der Schnittstelle zwischen DATEV und sevdesk können Sie bei den Kollegen der DATEV hier buchen.
Bestätigen Sie zunächst, dass Sie DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 für Ihren Mandanten registriert haben.
Geben Sie in der DATEV Rechnungsdatenservice-Maske die Beraternummer und Mandantennummer ein.
Wählen Sie, ob Sie auch offene, nicht bezahlte Rechnungen und Belege exportieren wollen.
Klicken Sie im Anschluss auf "Zur Anmeldung", um die Verbindung zu DATEV herzustellen.
Ist die Verbindung zu DATEV einmal hergestellt, bleibt sie pro Mandant für zwei Jahre aktiviert.
Nach erfolgreichem Login in DATEV bzw. nachdem Sie, bei bereits bestehendem Login, die Berater- und Mandantennummer gewählt haben, öffnet sich eine Maske, in der Sie den Exportmonat auswählen können. Geben Sie außerdem an, ob Sie den Rechnungseingang und/oder den Rechnungsausgang für den gewählten Monat exportieren möchten.
Sofern Sie für den Zeitraum bereits zuvor einen Export durchgeführt haben, geben Sie an, ob Sie bereits exportierte Dokumente erneut exportieren möchten.
Bestätigen Sie über den Button "Exportieren".
Hinweis: Sofern Sie für den gewählten Monat bereits alle Dokumente exportiert haben, und die Option "Bereits exportierte Dokumente erneut exportieren" nicht aktiviert ist, ist die Schaltfläche "Exportieren" deaktiviert.
Wählen Sie einen anderen Monat oder bestätigen Sie, dass Sie die bereits exportierten Dokumente noch einmal exportieren möchten.
Es öffnet sich eine Maske, die den Exportfortschritt anzeigt und nach Abschluss die erfolgreiche Übertragung an DATEV bestätigt.
