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1. Allgemeines
Bei der Verbuchung wird zwischen dem Verpflegungsmehraufwand von Unternehmern und Arbeitnehmern unterschieden.
Die gesetzlichen Pauschalen gelten aber für beide Personengruppen und diese unterscheiden sich pro Land. Als Beispiel haben wir hier die gesetzlichen Pauschalen für die Verpflegung in Deutschland dargestellt:
Tagespauschale in Deutschland
Abwesenheit | Pauschale bis 2019 | Pauschale ab 2020 |
zwischen 8 und 24h | 12 € | 14 € |
An- und Abreise | 12 € | 14 € |
24 h (ganztägig) | 24 € | 28 € |
2. Unternehmer: Verpflegungsmehraufwand verbuchen
In unserem Beispiel unternimmt ein Unternehmer eine Geschäftsreise von
Montag, 15:00 Uhr – Mittwoch, 12.00 Uhr
Tagespauschale:
Montag: 14,00 €
Dienstag: 28,00 €
Mittwoch: 14,00 €
Gesamter Verpflegungsmehraufwand: 56,00 €
Im ersten Schritt erfasst du einen Ausgabebeleg. Als Buchungskonto kannst du die bereits im System hinterlegte Kategorie für Verpflegungsmehraufwand 4674/6674 (SKR03/SKR04) verwenden.
Du findest diese Kategorie unter Aufwand, Reisen / Verpflegung, Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand.
Die Erfassung des pauschalen Verpflegungsmehraufwands erfolgt mit 0 % Umsatzsteuer. Klicke hierfür auf das Symbol Haken und wähle 0 % aus.
Im zweiten Schritt legst du das Buchungskonto Privateinlage als Verrechnungskonto an. Unter Zahlungen, Konten kannst du ein Zahlungskonto hinzufügen. Siehe hierzu den Hilfeartikel Privateinlage an.
Da du dir als Unternehmer den berechneten pauschalen Verpflegungsmehraufwand nicht auszahlst, ist der Ausgabebeleg fiktiv über das angelegte Verrechnungskonto Privateinlagen als bezahlt zu markieren.
Dafür gehst du auf den blauen Button Zahlungsausgang buchen und wählst als Zahlungskonto das zuvor angelegte Verrechnungskonto Privateinlage aus.
Tipp:
In deinem Export lässt sich folgender Buchungssatz entnehmen:
Verpflegungsmehraufwand im Soll an Kreditor im Haben
Kreditor im Soll an Privateinlagen im Haben
3. Unternehmer: Tatsächliche Verpflegungskosten mit Vorsteuerabzug
In unserem Beispiel hat der Unternehmer tatsächliche Verpflegungskosten über 100,00 € + 19 % Steuer (Rechnung vorhanden), für seine Reise aufgewandt.
Du errechnest und buchst den pauschalen Verpflegungsmehraufwand, wie im vorherigen Beispiel und bezahlst diesen fiktiv über dein Zahlungskonto Privateinlage.
Für die Verbuchung der tatsächlichen Aufwendungen ist es notwendig, das Buchungskonto Sonstige eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (nicht abziehbarer Anteil) 4652/6642 (SKR03/04) hinzuzufügen.
Beachte:
Nur die Pauschalen sind ertragssteuerrechtlich ansetzbar. Das bedeutet für dich, du kannst aus den tatsächlich angefallenen Kosten lediglich die Vorsteuer geltend machen.
Voraussetzung zum Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit gesondertem USt.-Ausweis.
Anschließend erfasst du einen Ausgabebeleg mit der Eingangsrechnung und verbuchst ihn, wie in unserem Beispiel genannt.
Die Vorsteuer, die auf der Rechnung ausgewiesen ist, kannst du nun eintragen und geltend machen.
Im letzten Schritt kommt es hier jetzt darauf an, wie du die tatsächlichen Aufwendungen bezahlt hast. Wenn du sie mit dem Geschäftskonto bezahlt hast, kannst du diesen Ausgabebeleg wie gewohnt mit der Transaktion auf deinem Bankkonto verknüpfen.
Solltest du diese aber privat bezahlt haben, kannst du auch hier die Zahlung über dein Verrechnungskonto Privateinlagen vornehmen.
4. Arbeitnehmer: Verpflegungsmehraufwand verbuchen
In unserem Beispiel unternimmt der Arbeitnehmer eine Geschäftsreise von Montag 15:00 Uhr bis Mittwoch 12.00 Uhr
Tagespauschale:
Montag: 14,00 €
Dienstag: 28,00 €
Mittwoch: 14,00 €
Gesamter Verpflegungsmehraufwand: 56,00 €
Erfasse hierzu den Ausgabebeleg mit dem Buchungskonto Reisekosten AN Verpflegungsmehraufwand. Dieses Konto findest du unter der Überkategorie Reisen/Verpflegung. Der Ausgabebeleg wird mit der Auszahlung der Reisekosten an deinen Mitarbeiter verknüpft.
5. Arbeitnehmer: Tatsächliche Verpflegungskosten mit Vorsteuerabzug
In unserem Beispiel hat der Arbeitnehmer eine Hotelrechnung über 100,00 € für die Übernachtung (zzgl. 7 % USt.), sowie separat ausgeschriebenem Frühstück in Höhe von 10,00 € (zzgl. 19 % USt.).
Erfasse hierzu den Ausgabebeleg mit zwei Positionen:
Position 1: Übernachtung
Kategorie: Wähle hier Reisekosten AN Übernachtungsaufwand.
Umsatzsteuer: Wähle im Dropdown-Menü 7 % aus.
Position 2: Frühstück
Kategorie: Wähle hier Reisekosten AN Verpflegungsmehraufwand.
Umsatzsteuer: Wähle im Dropdown-Menü 19 % aus.
Der Ausgabebeleg wird mit der Auszahlung der Reisekosten an deinen Mitarbeiter verknüpft.