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Allgemein
Gehst du einen Kaufvertrag mit einer anderen Partei ein (egal, ob du Leistender oder Leistungsempfänger bist), dann müssen beide Seiten ihrer Pflicht nachgehen und entweder die Leistung oder die Zahlung erbringen. Kann die Zahlung allerdings aus unterschiedlichen Gründen nicht erbracht werden, spricht man von uneibringlichen Forderungen oder Verbindlichkeiten.
Wann liegt denn eine uneinbringliche Forderung vor?
Eine uneinbringliche Forderung liegt vor, wenn klar ist: Du wirst das Geld deiner Forderung endgültig nicht mehr bekommen.
Das ist zum Beispiel der Fall, wenn:
dein Kunde insolvent ist und nichts (oder fast nichts) mehr zahlen kann.
du mit deinem Kunden einen Vergleich schließt und auf den Restbetrag verzichtest.
die Forderung verjährt ist und der Kunde rechtlich nicht mehr zahlen muss.
du nachweislich alles versucht hast (Mahnung, Inkasso etc.) und klar ist, dass die Forderung nicht mehr beglichen wird.
Hinweis:
Nur weil ein Kunde „spät“ oder „schlecht“ zahlt, ist die Forderung noch nicht uneinbringlich. Uneinbringlich = endgültig aussichtslos.
Was ist, wenn ich selbst eine Rechnung nicht mehr begleichen kann?
Unter bestimmten Bedingungen liegt dann eine uneinbringliche Verbindlichkeit vor.
Auch hier muss klar sein: Du kannst deine Rechnung (ganz oder teilweise) nicht begleichen.
Das ist z. B. der Fall, wenn:
dein Lieferant dir die Schuld erlässt (Forderungsverzicht/Schulderlass).
ihr einen Vergleich schließt (z. B. du zahlst nur 30 %, der Rest wird erlassen).
die Verbindlichkeit verjährt ist und der Lieferant sie nicht mehr durchsetzen kann.
im Rahmen eines Insolvenzplan festgelegt wird, dass du nur einen Teil deiner Schulden begleichst.
Hinweis:
Wenn du gerade nicht zahlen kannst, bleibt es trotzdem eine ganz normale Verbindlichkeit. Erst wenn rechtlich klar ist, dass du den Betrag nicht mehr zahlen musst, wird es zu einer uneinbringlichen Verbindlichkeit.
Weitere allgemeine Informationen rund um Zahlungsverzug und Handlungsmöglichkeiten kannst du in den folgenden Ratgeberbeiträgen lesen:
1. Uneinbringliche Forderungen in sevdesk erfassen
Dein Kunde kann z. B. aufgrund eines Insolvenzverfahren deine Rechnung nicht mehr begleichen. Die Rechnung muss nun in deinen Unterlagen ausgebucht werden und an das Finanzamt innerhalb der Umsatzsteuervoranmeldung gemeldet werden, damit du die bereits gezahlte Umsatzsteuer wieder zurückerhältst.
Je nachdem, welchem Steuersatz deine Waren oder Dienstleistungen unterliegen, verwendest du eines der folgenden Konten:
SKR03 | SKR04 | Bezeichnung |
2400 | 6930 | Forderungsverluste |
2401 | 6931 | Forderungsverluste 7 % USt |
2406 | 6936 | Forderungsverluste 19 % USt |
1.1. Erfassung der uneinbringlichen Forderung als Ausgabe
In unserem Beispiel verwenden wir das Buchungskonto 2406/6936 (SKR03/04) Forderungsverluste 19 % USt, welches du in der Kategorie einträgst.
Alle anderen relevanten Eckdaten in den Pflichtfeldern kannst du wie folgt eintragen:
Belegnummer: Wir empfehlen dir, hier eine eindeutige Bezeichnung wie z. B. Forderungsverlust Rechnung XY zu verwenden.
Belegdatum: Dieses setzt du auf den heutigen Tag.
Lieferdatum: Ist gleich dem Belegdatum.
Kunde: Als Kunde trägst du den ursprünglichen Kunden ein.
Umsatzsteuer: Je nachdem, welchem Steuersatz deine Rechnung unterlag, wählst du den Steuersatz. Bei unserem Beispiel ist der Steuersatz automatisch 19 %.
Hinweis:
Ein Belegbild benötigst du für diesen Vorgang nicht.
Abschließend klickst du auf Fertigstellen.
1.2. Ausgabe und Rechnung als bezahlt markieren
Durch die ausbleibende Zahlung der Ausgangsrechnung findest du keine Transaktion auf deinem angebundenen Bankkonto. Die Ausgabe zum Forderungsverlust gleicht die nicht beglichene Rechnung aus. Damit beide Dokumente den Status Gebucht erhalten, müssen die Vorgänge mit einem Verrechnungskonto als bezahlt markiert werden.
Tipp:
Du kannst das Basiskonto verwenden, um die Vorgänge als bezahlt zu markieren. Alternativ kannst du auch ein separates Verrechnungskonto hinzufügen.
Du klickst in der Ausgabe auf als bezahlt markieren und wählst das Basiskonto oder ein anderes Verrechnungskonto aus.
Abschließend klickst du nochmal auf Als bezahlt markieren und wiederholst den Vorgang mit der Rechnung.
Hinweis:
Bei der Rechnung musst du das Zahldatum auf das heutige Datum setzen, damit beide Buchungen zum gleichen Zeitraum in deiner EÜR einfließen.
1.3. Meldung in der Umsatzsteuervoranmeldung
Uneinbringliche Forderungen musst du zum einen in der jeweiligen Feldnummer des Steuersatzes melden, also z. B. in Feldnummer 81, wenn es sich um 19 % Umsatzsteuer handelt. Bei 7 % wäre es die Feldnummer 86, bei 0 % die 48.
Zum anderen musst du ergänzende Angaben in Feldnummer 50 machen:
Wert in der Feldnummer 81/86/48:
Dieser wird automatisch in der Umsatzsteuervoranmeldung in sevdesk erfasst. Das kannst du kontrollieren, indem du unter Steuern auf die UStVA klickst und auf die entsprechende Feldnummer klickst und kontrollierst, ob die unter 1.2. angelegte Ausgabe in voller Höhe mit einbezogen wurde.
Wert in der Feldnummer 50:
Damit du diese Feldnummer füllen kannst, klickst du unter Steuern, dann UStVA auf Überprüfen & Versenden. Hier findest du auf der linken Seite unter Weitere Versandarten die Option Angaben zu Minderleistungen. Diese Option musst du aktivieren, damit folgendes Feld erscheint:
Unter Minderung der Bemessungsgrundlage/Forderungsverluste (Kz. 50) trägst du den Nettowert (Bemessungsgrundlage) der ausgebuchten Rechnung ein. Danach kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldung versenden. Wenn du eine Nachkommastelle hat, wird diese abgerundet.
Hinweis:
Trage den Wert erst ein, wenn du das entsprechende Quartal oder den entsprechenden Monat an das Finanzamt senden musst. Der Wert wird im Formular nicht gespeichert, wenn du die UStVA nicht versendest.
In dem Übertragungsprotokoll siehst du den Wert in der folgenden Zeile:
1.4. Wertung in der Gewinnermittlung
Je nachdem, ob du eine EÜR oder GuV und Bilanz abgibst, wird dieser Vorgang anders gewertet:
EÜR: Da du beide Vorgänge (Buchung zum Forderungsverlust und die nicht bezahlte Rechnung) zum gleichen Zeitpunkt als bezahlt markiert hast, werden beide zum gleichen Zeitpunkt gewertet. Wenn du in den entsprechenden Monaten in deine EÜR blickst, wirkt sich der Vorgang innerhalb des Monats neutral aus. Beide Umsätze findest du unter Umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahmen (ohne solche zum ermäßigten Steuersatz von 0 %) in der Zeile 15.
GuV: Im Normalfall liegen beide Vorgänge in unterschiedlichen Perioden. Daher wirkt sich in der Periode der Rechnungserstellung dieser Vorgang gewinnerhöhend und zum Zeitpunkt der Ausbuchung als Forderungsverlust gewinnmindernd aus. Die Rechnung findest du in der jeweiligen Periode in der GuV unter Summe betriebliche Erträge im Unterpunkt Umsatzerlöse. Die Buchung des Forderungsverlustes hingegen wird in der entsprechenden Periode unter Summe betrieblichen Aufwendung in dem Unterpunkt Abschreibungen b) Auf Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens.
2. Uneinbringliche Verbindlichkeiten in sevdesk erfassen
Du kannst deinem Lieferanten z. B. aufgrund eines Insolvenzverfahren seine Rechnung nicht mehr begleichen. Diese Ausgabe muss nun in deinen Unterlagen ausgebucht werden und an das Finanzamt innerhalb der Umsatzsteuervoranmeldung gemeldet werden, damit du die bereits erhaltene Vorsteuer wieder zurückzahlen musst.
Zur Verbuchung des Vorganges kannst du folgendes Konto verwenden:
SKR03 | SKR04 | Bezeichnung |
2709 | 4839 | Sonstige Erträge unregelmäßig |
2.1. Erfassung der uneinbringlichen Verbindlichkeit als Einnahme
Du erfasst eine neue Einnahme mit dem Buchungskonto 2709/4839 (SKR03/04) Sonstige Erträge unregelmäßig, welches du in der Kategorie einträgst.
Alle anderen relevanten Eckdaten in den Pflichtfeldern kannst du wie folgt eintragen:
Belegnummer: Wir empfehlen dir, hier eine eindeutige Bezeichnung wie z. B. Ausbuchung Verbindlichkeit XY zu verwenden.
Belegdatum: Dieses setzt du auf den heutigen Tag.
Lieferdatum: Ist gleich dem Belegdatum.
Lieferant: Als Kunde trägst du den ursprünglichen Lieferant ein.
Umsatzsteuer: Je nachdem, welchem Steuersatz die ursprüngliche Ausgabe unterlag, wählst du den Steuersatz. Bei unserem Beispiel verwenden wir Steuersatz von 19 %.
Abschließend klickst du auf Fertigstellen.
2.2. Einnahme und Ausgabe als bezahlt markieren
Durch die ausbleibende Zahlung der Eingangsrechnung findest du keine Transaktion auf deinem angebundenen Bankkonto. Die Einnahme zur Ausbuchung deiner Verbindlichkeit gleicht die nicht beglichene Ausgabe aus. Damit beide Dokumente den Status Gebucht erhalten, müssen die Vorgänge mit einem Verrechnungskonto als bezahlt markiert werden.
Tipp:
Du kannst das Basiskonto verwenden, um die Vorgänge als bezahlt zu markieren. Alternativ kannst du auch ein separates Verrechnungskonto hinzufügen.
Du klickst in der Einnahme auf als bezahlt markieren und wählst das Basiskonto oder ein anderes Verrechnungskonto aus.
Abschließend klickst du nochmal auf Als bezahlt markieren und wiederholst den Vorgang mit der Rechnung.
Hinweis:
Bei der Rechnung musst du das Zahldatum auf das heutige Datum setzen, damit beide Buchungen zum gleichen Zeitraum in deiner EÜR einfließen.
2.3. Meldung in der Umsatzsteuervoranmeldung
Deine uneinbringliche Verbindlichkeit musst du zum einen in der jeweiligen Feldnummer des Steuersatzes melden, also z. B. in Feldnummer 81, wenn es sich um 19 % Umsatzsteuer handelt. Bei 7 % wäre es die Feldnummer 86, bei 0 % die 48.
Zum anderen musst du ergänzende Angaben in Feldnummer 37 machen:
Wert in der Feldnummer 81/86/48:
Dieser wird automatisch in der Umsatzsteuervoranmeldung in sevdesk erfasst. Das kannst du kontrollieren, indem du unter Steuern auf die UStVA klickst und auf die entsprechende Feldnummer klickst und kontrollierst, ob die unter 2.2. angelegte Ausgabe in voller Höhe mit einbezogen wurde.
Wert in der Feldnummer 37:
Damit du diese Feldnummer füllen kannst, klickst du unter Steuern, dann UStVA auf Überprüfen & Versenden. Hier findest du auf der linken Seite unter Weitere Versandarten die Option Angaben zu Minderleistungen. Diese Option musst du aktivieren, damit folgendes Feld erscheint:
Unter Minderung der abziehbaren Vorsteuerbeträge (Kz. 37) trägst du den Vorsteuerbetrag der ausgebuchten Eingangsrechnung ein. Danach kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldung versenden.
Hinweis:
Trage den Wert erst ein, wenn du das entsprechende Quartal oder den entsprechenden Monat an das Finanzamt senden musst. Der Wert wird im Formular nicht gespeichert, wenn du die UStVA nicht versendest.
In dem Übertragungsprotokoll siehst du den Wert in der folgenden Zeile:
2.4. Wertung in der Gewinnermittlung
Je nachdem, ob du eine EÜR oder GuV und Bilanz abgibst, wird dieser Vorgang anders gewertet:
EÜR: Da du beide Vorgänge (Ausbuchung der Verbindlichkeit und die nicht bezahlte Ausgabe) zum gleichen Zeitpunkt als bezahlt markiert hast, werden beide zum gleichen Zeitpunkt gewertet. Wenn du in den entsprechenden Monaten in deine EÜR blickst, wirkt sich der Vorgang innerhalb des Monats neutral aus. Deine Eingangsrechnung wird entsprechend des gewählten Aufwandskonto unter Betriebsausgaben gewertet. Die Ausbuchung der Forderung findest du unter Umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahmen (ohne solche zum ermäßigten Steuersatz von 0 %) in der Zeile 15.
GuV: Im Normalfall liegen beide Vorgänge in unterschiedlichen Perioden. Daher wirkt sich in der Periode der Ausgabe dieser Vorgang gewinnmindernd und zum Zeitpunkt der Ausbuchung der Verbindlichkeit gewinnerhöhend aus. Deine Eingangsrechnung wird entsprechend des gewählten Aufwandskonto unter Summe betriebliche Aufwendungen gewertet. Die Ausbuchung der Ausgabe findest du in der jeweiligen Periode in der GuV unter Summe betriebliche Erträge im Unterpunkt Umsatzerlöse.