Eine Forderung ist dann uneinbringlich, wenn dein Kunde deine Rechnung nicht mehr bezahlen wird. Es gibt verschiedene Gründe dafür, z. B. könnte dein Kunde verstorben sein, er ist zahlungsunfähig und hat ein Insolvenzverfahren eröffnet oder die Forderung ist verjährt. In unserem Lexikonbeitrag erfährst du mehr zum Thema Forderungen.

Wenn ein derartiger Fall eintritt, kann die offene Forderung komplett ausgebucht werden. Auch die Umsatzsteuer darf korrigiert werden und falls du sie bereits an das Finanzamt bezahlt hast, darfst du sie dir zurückholen.

In unserem Beispiel hat unser Kunde Max ein Insolvenzverfahren eröffnet und es ist sicher, dass wir kein Geld mehr von ihm bekommen werden. Die offene Rechnung in der Höhe von 5.950,– € Brutto möchten wir nun in sevDesk zum Jahresende ausbuchen.

Für die Ausbuchung der Rechnung musst du ein entsprechendes Buchungskonto anlegen. Wie das geht, zeigen wir dir im Hilfeartikel Buchungskonten anlegen.

Erfasse jetzt einen Ausgabebeleg mit dem vorher angelegten Buchungskonto Forderungsverluste 19 %.

Verwende hier die Werte der Ursprungsrechnung, die du ausbuchen möchtest, z. B. den Kundennamen und Rechnungsbetrag.

In sevdesk kannst du die Rechnung nicht direkt mit dem Ausgabebeleg verknüpfen. Das bedeutet, du hast nach der Erstellung des Ausgabebeleges noch eine offene Rechnung, sowie auch einen offenen Beleg.

Um beides ausgleichen zu können, verknüpfst du beide Belege mit einem Verrechnungskonto. Hierzu kannst du das bereits bestehende Basiskonto verwenden oder dir ein Verrechnungskonto anlegen. Siehe hierzu den Hilfeartikel, Verrechnungskonto hinzufügen.

Wähle das Basiskonto und das Bezahldatum aus.

Im nächsten Schritt verknüpfst du deine Rechnung analog dem Beleg mit deinem Basiskonto. Hierfür gehst du zum Bereich Rechnungen, wählst die Rechnung aus und dann auf Zahlungseingang buchen.

Wähle erneut das Basiskonto aus und trage als Bezahldatum das Datum der Ausbuchung.

Nun gleichen sich die Belege auf deinem Basiskonto aus.

Über den Menüpunkt Export kannst du deine Buchungen überprüfen.

Hier erläutern wir dir an unserem Buchungsbeispiel die einzelnen Buchungssätze, die daraus entstanden sind:

Buchungssatz 1: Ausbuchung der Forderung

6936 Forderungsverluste 19 % im Soll an

10002 Debitorennummer Max Mustermann im Haben

Buchungssatz 2: „Zahlungsausgang“ der Ausbuchung

10002 Debitorennummer Max Mustermann im Soll an

1820 Standardkonto im Haben

Buchungssatz 3: „Zahlungseingang“ der uneinbringlichen Forderung

1820 Standardkonto im Soll an

10002 Debitorennummer Max Mustermann im Haben

Die Buchungen auf dem Standardkonto sind somit ausgeglichen mit dem Saldo 0,– und wirken sich insgesamt nicht aus.

Uneinbringliche Forderungen sind zum einen in der jeweiligen Feldnummer des Steuersatzes zu melden, also z. B. in Feldnummer 81 (Zeile 20 im Formular), wenn es sich um 19 % Umsatzsteuer handelt. Zum anderen sind ergänzende Angaben in Feldnummer 50 (Zeile 73 im Formular) zu machen:

Die Umsatzsteuer aus der ausgebuchten Forderung kannst du in der Voransicht der Auswertung Umsatzsteuer prüfen. In unserem Beispiel haben wir eine Forderung mit 19 % USt zum 31.12. ausgebucht, aus diesem Grund, finden wir unseren Beleg hier in der UStVA Monat Dezember wieder:

Über den Button UStVA erstellen findest du die Angaben zu Minderleistungen, die du aktivieren musst (1). Hier kannst du die ergänzende Angabe zu den uneinbringlichen Forderungen an das Finanzamt übermitteln. In unserem Beispiel melden wir 5.000 € (A), die Netto ausgebucht worden sind.

Die zu korrigierende Umsatzsteuer zu 19 % wird in der UStVA Feldnummer 81/83 (B) berücksichtigt. Nach dem Ausfüllen der ergänzenden Angabe wird diese automatisch berücksichtigt und erscheint in der Feldnummer 50 (C).

Die Ausbuchung der Forderung mindert die Einnahmen, da sie nicht zustande kam.

In die EÜR fließen Rechnungen & Belege grundsätzlich mit dem Zahldatum (Zufluss- und Abflussprinzip) mit ein.

Da die Forderung, die man ausbucht, nie vom Kunden bezahlt wurde, wurde diese Ursprungsrechnung auch nie in der EÜR bisher berücksichtigt.

Bei der Ausbuchung der Forderung und dem anschließenden Ausgleich von Offen zu bezahlt werden sowohl die Ursprungsrechnung, als auch die Ausbuchung der Forderung als Einnahme aufgenommen. Diese beiden ergeben in Summe 0,– und wirken sich dementsprechend nicht auf den Gewinn aus.

Einnahmen und Ausgaben werden in der GuV-Auswertung mit dem Liefer- bzw. Leistungsdatum berücksichtigt.

Du findest die Rechnung, sowie den Beleg im Jahr 2024 unter folgenden Kategorien wieder. Würdest du nach dem exakten Monat die GuV auswerten, würdest du in unserem Beispiel die Rechnung im April 2024 und den Beleg im Dezember 2024 wiederfinden.