Grundsätzlich ist eine Abschlagsrechnung keine endgültige Rechnung, sondern ein Beleg für eine geforderte Anzahlung. Hierfür wird die Abrechnung über eine noch nicht erbrachte Leistung in der Rechnung kenntlich gemacht.

Eine Abschlagsrechnung wird somit erstellt, insofern das Rechnungsdatum vor dem Lieferdatum liegt.

In sevdesk hast du zwei Möglichkeiten, eine Abschlagsrechnung zu erstellen.

Klicke in einem bestehenden Angebot/Auftrag oben auf Mehr und dann auf Rechnung erzeugen

Es öffnet sich ein Fenster mit folgenden Auswahlmöglichkeiten:

Wähle Abschlagsrechnung. Gib darunter den Wert an und wähle aus, ob du über einen prozentualen Anteil oder einen Festbetrag die Abschlagsrechnung generieren möchtest.

Klicke auf Erzeugen und du kommst direkt in die Rechnungsmaske. Hier kannst du die Abschlagsrechnung wie jede andere Rechnung prüfen, erzeugen und versenden.

Das Angebot, aus dem die Abschlagsrechnung erzeugt wurde, befindet sich nun im Status Teilberechnet. Du kannst aus diesem Angebot weitere Abschlagsrechnungen generieren.

Gehe im Hauptmenü zu Rechnungen und klicke oben rechts neben dem Button Rechnung erstellen auf den kleinen Pfeil. Wähle Abschlagsrechnung erstellen.

Die Erfassungsmaske sieht aus, wie die der normalen Rechnungserfassung. Im Betreff wird jedoch der Hinweis „Abschlagsrechnung“ erfolgen.

Du kannst aus der Abschlagsrechnung weitere Abschlagsrechnungen erzeugen. Wähle hierzu die entsprechende Abschlagsrechnung aus und öffne rechts im Feld über das Punktesymbol weitere Optionen. Klicke auf Folgerechnung erzeugen.

Es öffnet sich ein Fenster mit der Auswahl, Schlussrechnung oder Abschlagsrechnung. Wähle Abschlagsrechnung und klicke auf Erstellen. Danach öffnet sich „siehe oben“ die Erfassungsmaske zur Eingabe der Abschlagsrechnung.

In jeder Abschlagsrechnung werden dir oben links die verknüpften Quellrechnungen angezeigt. Klicke auf Verknüpfte Dokumente anzeigen, um dir die erstellten Dokumente anzuschauen.

Es öffnet sich folgendes Fenster zur Einsicht.

Eine Schlussrechnung kann mit einer Restforderung oder ohne eine Restforderung ausgestellt werden.

Um eine Schlussrechnung zu erzeugen, wähle die Abschlagsrechnung aus und öffne rechts im Feld über das Punktesymbol weitere Optionen. Klicke auf Folgerechnung erzeugen.

Wähle im folgenden Fenster Schlussrechnung aus und bestätige mit Erstellen.

Die Erfassungsmaske zur Rechnungserfassung öffnet sich. Trage hier die schon abgerechneten Positionen deiner Abschlagsrechnungen ein und füge die noch ausstehenden Forderungen ein.

In meinem Beispiel gehen wir von einer Gesamtschlussrechnung in Höhe von 400,00 € aus. Die Abschlagsrechnungen werden in der Rechnung mit angezeigt und verringern die Gesamtsumme. Somit bleibt eine verbleibende Restanforderung in Höhe von 200,00 €.

Wähle die Abschlagsrechnung aus und öffne rechts im Feld über das Punktesymbol weitere Optionen. Klicke auf Folgerechnung erzeugen.

Wähle im folgenden Fenster Schlussrechnung aus und bestätige mit Erstellen.

Trage in der Erfassungsmaske die schon abgerechneten Positionen deiner Abschlagsrechnungen ein.

In meinem Beispiel gehen wir von einer Gesamtschlussrechnung in Höhe von 200,00 € aus, da keine weiteren Forderungen in der Rechnung erfasst worden sind. Die Abschlagsrechnungen werden in der Rechnung mit angezeigt. Somit bleibt eine verbleibende Restanforderung in Höhe von 0,00 €.

Im Rahmen der Einnahmen-Überschussrechnung werden erhaltene Anzahlungen zum Zeitpunkt des Zuflusses (Zahldatum) als Betriebseinnahmen dargestellt.
Bei Bilanzierung führt die Bezahlung der Anzahlung jedoch mangels dazu gehörender Leistung nicht zu den Betriebseinnahmen und ist nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung darzustellen. Zum Zeitpunkt der Erstellung der Schlussrechnung (nach ausgeführter Leistung) wird der Umsatz als Betriebseinnahme vollständig ausgewiesen.

Unabhängig von der Wahl der Besteuerungsform (Ist / Soll) entsteht die Umsatzsteuer bei der Anzahlung mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt vereinnahmt worden ist, somit mit dem Zahldatum (sog. Mindest-Ist-Besteuerung). Der Empfänger der Anzahlung muss daher aus dem zugeflossenen Betrag der Anzahlung die Umsatzsteuer (19 oder 7 %) herausrechnen und das Finanzamt abführen.
Eine Schlussrechnung ist die normale Endrechnung über eine ausgeführte Lieferung oder Leistung, wobei eventuell vom Kunden geleistete Anzahlungen von der Endsumme abgesetzt werden. Für den noch offenen Betrag (Restbetrag) und die Fälligkeit der Umsatzsteuer gilt dann wieder die eingestellte Besteuerungsart Ist oder Soll, also das Zahl- oder Belegdatum.
Wichtig ist hierbei, dass nur tatsächlich erhaltene Anzahlungen in Abzug gebracht werden. Eine zuvor ausgestellte, aber noch unbezahlte Abschlagsrechnung darf also nicht berücksichtigt werden.