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Hier zeigen wir dir, wie du PayPal als Zahlungskonto anbindest
1. PayPal als Zahlungskonto anbinden
Gehe im Hauptmenü zu Einstellungen und dann Buchhaltung.
Gehe im Reiter auf Zahlungskonten. Klicke auf den Button Zahlungskonto anlegen.
Klicke auf PayPal.
Es erscheint folgender Hinweis. Klicke auf Konto verbinden um zu bestätigen.
Du wirst auf die PayPal-Seite weitergeleitet. Trage deine E-Mail-Adresse ein, mit der du bei PayPal registriert bist. Klicke auf Weiter.
Gebe ein Passwort ein und bestätige mit Weiter. Danach kannst du die Angaben deines Unternehmen eintragen und mit Zustimmen und Konto eröffnen, dein Konto eröffnen. Bei einem bestehenden Konto logge dich über Einloggen ein
Es erscheint ein Hinweis, ob du sevDesk die Berechtigung erteilen möchtest auf deine PayPal-Transaktionsinformationen zuzugreifen. Diese Berechtigung wird benötigt, damit Zahlungen aus sevDesk heraus abgerufen und automatisch importiert werden können.
Klicke auf Zustimmen und verbinden.
Die Verbindung PayPal ↔ sevDesk wird bestätigt
Klicke auf Zurück zu sevDesk GmbH. Du gelangst zurück in deinen sevDesk-Account in den Bereich Zahlungen.
Dein PayPal-Konto wurde hinzugefügt.
Nach der Einrichtung werden die Transaktionsdaten deines PayPal-Kontos regelmäßig abgefragt und in das angelegte Zahlungskonto importiert.
2. PayPal-Gebühren filtern
Damit du die PayPal-Gebühren als gesonderte Ausgabe verbuchen kannst, werden die PayPal-Gebühren als eigene Transaktion importiert. Mehr Infos zum Verbuchen der PayPal-Gebühren findest du weiter unten im Abschnitt PayPal-Gebühren verbuchen.
PayPal erhebt die Gebühren pro Transaktion. Das heißt, dass dadurch in dein PayPal-Zahlungskonto viele Transaktionen der Kategorie „Gebühren“ importiert werden. Für eine bessere Übersichtlichkeit beim Verbuchen anderer Transaktionen kannst du die PayPal-Gebühren zeitweise ausblenden.
Klicke dazu auf den Toggle Gebühren anzeigen. Blau bedeutet, die Gebührentransaktionen werden angezeigt. Grau bedeutet, die Gebührentransaktionen werden ausgeblendet. Diese Einstellung wird im Hintergrund gespeichert.
Beachte! Zu Beginn jeden Monats wird dieser Toggle automatisch und einmalig auf „Gebühren anzeigen“ (blau) gesetzt. So wirst du daran erinnert deine PayPal-Gebühren regelmäßig zu verbuchen.
3. PayPal-Gebühren verbuchen
Die Gebühren von PayPal verbuchst du am einfachsten gesammelt. Wir empfehlen dir eine regelmäßige monatliche Verbuchung.
Gehe im Hauptmenü zu Zahlungen und dann Konten.
Wähle im Reiter das PayPal-Zahlungskonto aus.
Öffne die Filtereinstellungen über den grauen Button Filter. Du kannst die Paypal-Gebühren entweder über den Verwendungszweck „Gebühren“ oder den Namen „PayPal Inc.“ filtern. Du kannst zusätzlich den Zeitraum der Buchungen unter Startdatum und Enddatum auswählen.
Setze den Toggle Gebühren anzeigen auf blau um alle Gebühren anzuzeigen. Es werden alle passenden Suchergebnisse angezeigt.
Um eine Transaktion auszuwählen, klicke bei der Transaktion auf den grauen Kreis neben Offen.
Klicke oben links auf das blaue Minus neben 1 Transaktion ausgewählt. Es werden alle offenen Transaktionen mit negativem Betrag ausgewählt. Achte darauf, dass nur die Gebührentransaktionen ausgewählt sind.
Klicke auf Transaktionen zuordnen um einen Ausgabenbeleg für die ausgewählten Transaktionen zu erstellen. Es öffnet sich ein Fenster um die Transaktion mit einem Beleg zu verknüpfen.
Klicke auf Beleg anlegen.
Es öffnet sich die bekannte Maske zum Ausgaben erfassen. Der Gesamtbetrag der ausgewählten Transaktionen wird automatisch übernommen und lässt sich nicht verändern. Als Belegbild kannst du optional einen Screenshot deiner Gebührenübersicht auf deinem PayPal-Konto verwenden. Sprich dich am besten mit deinem Steuerberater ab um Missverständnisse zu vermeiden. Wähle als Belegnummer einen eindeutigen Namen, wie „TraGeb-PP_Nov_2020“, den du und dein Steuerberater später gut zuordnen können. Trage als Lieferant „PayPal“ bzw. „PayPal Inc.“ ein. Der Leistungszeitraum entspricht der von dir gewählten Buchungsperiode, im Beispiel „01.11.2020 – 30.11.2020“.
Transaktionsgebühren enthalten keine Mehrwertsteuer. Du kannst die Transaktionsgebühren z. B. auf das Buchungskonto "Nebenkosten des Geldverkehrs" (4970 im SKR03 / 6855 im SKR04) buchen.
Wie du PayPal-Gebühren verbuchst, zeigen wir dir auch im folgenden Video:
4. Rückerstattung von PayPal-Gebühren verbuchen
Wenn du eine Rückerstattung von Gebühren erhalten hast, kannst du diese nicht in der Mehrfachauswahl der von dir bezahlten Gebühren verbuchen. Rückerstattungen musst du gesondert von den Ausgaben auf einen Einnahmebeleg buchen. Das funktioniert analog wie oben im Abschnitt „PayPal-Gebühren verbuchen“ beschrieben.
5. Transaktionen in Fremdwährung
Wenn Transaktionen von der Fremdwährung in die eigene Währung umgerechnet werden, legt sevDesk den tagesaktuellen Wechselkurs zugrunde. Tagesaktuell heißt, dass dabei vom Datum der Transaktion ausgegangen wird.
Abweichungen der Wechselkurse zu PayPal ergeben sich aus einer Wechselkursgebühr von bis zu 4%, die von PayPal erhoben wird. Details dazu findest du in den AGB von PayPal.
Für diese Abweichung wird ebenfalls automatisch eine Transaktion der Kategorie „Gebühr“ angelegt. Somit entspricht der Saldo, der in deinem PayPal-Zahlungskonto in sevDesk abgebildet ist, dem tatsächlichen Saldo auf deinem PayPal-Konto.
Wenn der Betrag auf der Rechnung vom Betrag der Transaktion abweicht, stimmt das Rechnungsdatum nicht mit dem Zahlungsdatum überein. Verbuche diese Abweichungen als "Erlöse/Aufwendungen aus Kursschwankungen".
Für die Erlöse sind in sevDesk z. B. die entsprechenden Konten (2660 im SKR03 / 4840 im SKR04) und für die Aufwendungen die Konten (2150 im SKR03 / 6880 im SKR04) hinterlegt.