DATEV Export & DATEVconnect online

Wir erklären die beiden Wege die Daten für DATEV zu exportieren.

Du kannst deine Rechnungen und Belege für deinen Steuerberater exportieren und zwar formatgerecht für DATEV. Du findest den DATEV-Export im Menü unter dem Bereich Exporte:

Exporte

Vorteile des Steuerberater-Exports

✓ dem Steuerberater schnell & unkompliziert alle wichtigen Informationen zur Verfügung stellen

✓ Spart dem Steuerberater jede Menge Zeit, da Belege nicht einzeln verbucht werden müssen

✓ Durch seine Zeitersparnis sparst du bares Geld

 

Vorgehen

Im ersten Schritt kannst du entscheiden, ob du deinem Steuerberater die kompletten Buchungsdaten inklusive des Buchungsstapels, der Stammdaten und der Belegbilder bereit stellen möchtest (links) oder nur die Belegbilder sowie deren Beleginformationen (Nettobetrag, Datum, etc.):

DATEV exporte

Im nächsten Schritt kannst du dann entscheiden, welche Übertragungsart du wählen möchtest. Zur Auswahl steht dir für die BuchungsDaten + Belegbilder der manuelle Export mittels ZIP- Datei zur Verfügung. Für die RechnungsDaten + Belegbilder stehen dir, wie bereits in der Vergangenheit, DATEVconnect online  oder der manuelle Export mittels ZIP-Datei zur Verfügung. Die entsprechenden Daten können an deinen Steuerberater weitergeleitet werden:

DATEV Exporte 2

Eine detaillierte Anleitung zum Export-Flow und zum anschließenden Import bei deinem Steuerberater findest du auch nochmals hier.

Warum DATEV?

DATEV ist eine Software, mit der die meisten Steuerberater arbeiten. Der sevDesk DATEV-Export ist speziell für diese Software entwickelt worden und jeder DATEV-Steuerberater kann damit sofort umgehen.

Hinweis: Auch Steuerberater die nicht DATEV verwenden, können mit dem unserem Export umgehen. Falls das nicht klappt, kannst du dich oder dein Steuerberater gerne bei uns melden.

Die Import-Anleitung für deinen Steuerberater findest du hier.


Wie funktioniert der Austausch

Am Ende der laufenden Buchführung (Monatsende, Quartalsende oder Jahresende) kannst du den DATEV-Export für den vergangenen Zeitraum starten (beispielsweise bis 31.03.). Danach erhältst du ein ZIP-Archiv mit allen relevanten Daten.

  • EXTF_Buchungsstapel_XXXXXX_bis_XXXXXX.csv (Belege, Rechnungen, Abschreibungen, Zahlungen)
  • EXTF_GP_Stamm_XXXXXX.csv (Kontakte)

Dieses ZIP-Archiv kannst du einfach, beispielsweise per E-Mail, deinem Steuerberater zusenden. Die Belege musst du danach nicht mehr zusenden, da du diese bereits erfasst und verbucht hast.

Tipp: Du kannst deinem Steuerberater auch einen eigenen Benutzer in sevDesk anlegen, dass er selbst Zugriff auf die Dokumente und Buchungen hat.

Nachdem du den DATEV-Export durchgeführt hast, werden alle exportierten Belege und Rechnungen festgeschrieben. Festgeschriebene Belege werden nicht erneut exportiert, außer du möchtest das explizit. Das hat den Vorteil, dass du auch noch Belege in längst vergangene Monate einbuchen kannst und dein Steuerberater die "alten" Belege nicht einzeln herauspicken muss. Mehr dazu erfährst du in unserem Hilfe-Beitrag zur Festschreibung.

 


Wie kann ich zusätzliche die Belege in DATEV hochladen

Der sevDesk DATEV-Buchungsstapel enthält bereits Verknüpfungen zu den Belegen. Du musst nun nur noch die beiden Export (ZIP-Download) der Rechnungen und der Belege für den jeweiligen Zeitraum mit dem Belegtransfertool von DATEV in DATEV Unternehmen Online hochladen. Die beiden ZIP-Archive enthalten eine XML-Datei, welche die Verknüpfung zwischen den Buchungen und den PDF-Dokumenten herstellt. 

In diesem Video wird das Vorgehen im Detail erklärt:

 

Welche Daten benötige ich von meinem Steuerberater?

  • Standardkontenrahmen (SKR03 oder SKR04)
  • Beraternummer
  • Mandantennummer
  • Beginn des Wirtschaftsjahrs (meistens 01.01.)

Häufige Fragen zum DATEV-Export:

Warum sind meine Belege oder Rechnungen doppelt in dem DATEV Export vorhanden?

Die Belege/Rechnungen werden pro Steuersatz exportiert. Das bedeutet, wenn in einer Rechnung Positionen mit 19% und 7% vorhanden sind, werden zwei Zeilen für diese Rechnung exportiert.
Ein weiterer Grund sind Leistungskorrekturen. Wenn du beim als „bezahlt“ Markieren einen Grund für eine Differenz angibst (Skonto, Währungsschwankung, Sonstiges, Mahngebühren), wird diese Leistungskorrektur, egal ob diese positiv oder negativ ist, ebenfalls exportiert.

Warum sind einige Zahlungen gegen das Konto "durchlaufende Posten" (1590 / 1370) gebucht?

Wenn eine Zahlung von einem Bankkonto keinen Beleg oder eine Rechnung zugewiesen ist, müssen wir diese Zahlung trotzdem verbuchen. Deshalb wird diese Zahlung auf das Konto "durchlaufende Posten" gebucht. Dein Steuerberater muss diese Buchungen dann manuell nachbearbeiten. Deshalb ist es wichtig, dass du möglichst zu allen Transaktionen auf deinem Konto einen Beleg vorweisen kannst und wenn du mal etwas privates gekauft hast, markiere es einfach entsprechend. 

Warum unterstützt sevDesk nicht das DATEV EV und ED Format?

Das DATEV Postversandformat (EV01 und ED01) wurde 2015 eingestellt und wird nicht mehr weiterentwickelt. Einige Kanzleien arbeiten noch mit diesem Format. Allerdings werden auch die aktuellen DATEV-Programme den Import ab Januar 2018 nicht mehr anbieten. Wir haben uns deshalb entschlossen nur den neuen DATEV-Format-Export anzubieten, da jedes DATEV-Programm dieses Format unterstützt und auch in Zukunft unterstützen wird.