E-Rechnungen im ZUGFeRD Format

Hier zeigen wir dir, wie du ZUGFeRD konforme E-Rechnungen erstellst und wie du die XML-Datei einsehen kannst

ZUGFeRD 2 Standard aktivieren
ZUGFeRD konforme E-Rechnungen erzeugen
XML-Datei einsehen

E-Rechnung wird ab 01.11.2020 verpflichtend für alle, die Rechnungen und Gutschriften an Kunden aus der öffentlichen Verwaltung schreiben wollen.

In sevDesk kannst du e-Rechnungen nach ZUGFeRD 2 Standard erstellen.

(Übrigens: Mit dem ZUGFeRD 2 Standard erstellst du Rechnungen in sevDesk auch XRechnung oder Factur-X konform.)

Mit der aktivierten ZUGFeRD 2 Funktion wird zusätzlich zu deinen normalen Rechnungen und Gutschriften im PDF-Format, ein digitales und elektronisch aus lesbares Dokument in xml-Format erstellt und der PDF direkt angehängt. Das XML-Dokument lässt sich von deinen Kunden in der öffentlichen Verwaltung direkt auslesen und weiterverarbeiten.

1. ZUGFeRD 2 Standard aktivieren

Du kannst den ZUGFeRD 2 Standard entweder global oder jeweils nur für die entsprechende Rechnung aktivieren.

1. Global aktivieren

Gehe im Hauptmenü zu Einstellungen und dann System. Wähle im Reiter Aufträge & Rechnungen. Gehe zum Abschnitt Rechnung.

Im Bereich ZUGFeRD 2 Standard für Rechnungen und Gutschriften kannst du den ZUGFeRD 2 Standard für alle Rechnungen global aktivieren (blau) bzw. deaktivieren (grau).

Um eine E-Rechnung erstellen zu können, kannst du den ZUGFeRD 2 Standard bequem über Einstellungen → System→ Aufträge & Rechnungen aktivieren

2. Einzeln pro Rechnung aktivieren

Wenn du eine Rechnung erstellst, gehe in der Rechnungsmaske zu Weitere Optionen einblenden. Im Bereich ZUGFeRD 2 Standard kannst du den ZUGFeRD 2 Standard für diese Rechnung aktivieren (blau) bzw. deaktivieren (grau).

Beachte! Falls du den ZUGFeRD 2 Standard global aktiviert hast und als Rechnungsempfänger einen als öffentliche Behörde gekennzeichneten Kunden hinterlegt hast, ist der ZUGFeRD 2 Standard standardmäßig für jede Rechnung aktiviert.

2. ZUGFeRD konforme E-Rechnungen erzeugen

Bei der Erstellung von E-Rechnung musst du drei Punkte beachten:

Bei der Rechnungserstellung musst du eine Zahlungsart angeben. Gehe dazu in der Rechnungsmaske zu Weitere Optionen einblenden (siehe auch Rechnungen - Mehr Optionen / Weitere Optionen einblenden).
Der angegebene Kontakt muss nach ZUGFeRD 2 Standard erstellt worden sein. Damit Kontakte dem ZUGFeRD 2 Standard genügen, muss deren Leitweg-ID bzw. Leitwegsnummer angegeben werden.

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Einheiten von Artikeln müssen dem ZUGFeRD 2 Standard entsprechen. Das ist der Fall für alle standardmäßig in sevDesk hinterlegten Einheiten. Möchtest du nachträglich unter Einstellungen → System → Einheiten neue Einheiten hinzufügen und diese für E-Rechnungen verwenden, musst du den passenden UNECE Code angeben. Die passende Abkürzungsliste, in der du den UNECE Code findest, haben wir dir an dieser Stelle verlinkt.

Wenn dir bei der Rechnungserstellung Daten für die ZUGFeRD 2 Konformität fehlen, führt dich sevDesk durch die notwendigen Anpassungen.

3. XML-Datei einsehen

Bei E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format wird die XML-Datei bei dem PDF hinterlegt. Um die XML-Datei zu öffnen, musst du das Rechnungsdokument herunterladen. Öffne das PDF mit dem passenden Programm, zum Beispiel über den Adobe Acrobat Reader wie im nachfolgenden Bild. Links steht dir das Symbol Büroklammer zur Auswahl. Dort befindet sich die XML-Datei.