e Rechnungen im ZUGFeRD Format

Wir erklären, wie man in sevDesk ZUGFeRD konforme eRechnungen erstellt und wo die XML Datei eingesehen werden kann.

E-Rechnung wird ab 01.11.2020 verpflichtend für alle, die Rechnungen und Gutschriften an Kunden aus der öffentlichen Verwaltung schreiben wollen.

In sevDesk kannst du E-Rechnungen bequem nach ZUGFeRD 2 Standard erstellen. (Übrigens: Mit dem ZUGFeRD 2 Standard erstellst du Rechnungen in sevDesk auch XRechnung oder Factur-X konform.)

Mit der aktivierten ZUGFeRD 2 Funktion wird zusätzlich zu deinen normalen Rechnungen und Gutschriften im PDF-Format, ein digitales und elektronisch auslesbares Dokument in xml-Format erstellt und der PDF direkt angehängt. Dieses lässt sich von deinen Kunden in der öffentlichen Verwaltung direkt auslesen und weiterverarbeiten.

Um eine E-Rechnung erstellen zu können, kannst du den ZUGFeRD 2 Standard bequem über Einstellungen → System→ Aufträge & Rechnungen aktivieren

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Pro Rechnung hast du die Möglichkeit, unter "Weitere Optionen einblenden", den "ZUGFeRD 2 Standard" jederzeit zu aktivieren bzw. zu deaktivieren (Falls du den ZUGFeRD 2 Standard global aktiviert hast und als Rechnungsempfänger einen, als öffentliche Behörde gekennzeichneten Kunden, hinterlegt hast, ist der ZUGFeRD 2 Standard standardmäßig für jede Rechnung aktiviert).

Für die Erstellung von E-Rechnung gibt es im Wesentlichen drei Punkte zu beachten:

Bei der Rechnungserstellung muss eine Zahlungsart angegeben werden.
Der angegebene Kontakt muss nach ZUGFeRD 2 Standard erstellt worden sein. Damit Kontakte dem ZUGFeRD 2 Standard genügen, muss deren Leitweg-ID bzw. Leitwegsnummer angegeben werden.

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Einheiten von Artikel müssen dem ZUGFeRD 2 Standard genügen. Für alle, standardmäßig in sevDesk hinterlegten Einheiten, ist dies der Fall. Möchtest du nachträglich unter Einstellungen → System → Einheiten, Einheiten hinzufügen und diese für E-Rechnungen verwenden, musst du den passenden UNECE Code angeben.

Die passende Abkürzungsliste, in der du diesen findest, haben wir dir direkt an Ort und Stelle verlinkt.

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Sollten direkt bei der Rechnungserstellung Daten fehlen für die ZUGFeRD 2 Konformität, führt dich sevDesk selbstverständlich durch die noch zu tätigenden Anpassungen.

Wie kann ich die XML Datei einsehen?

Bei den eRechnungen im ZUGFeRD Format wird die XML Datei bei der PDF hinterlegt. Um diese öffnen zu können wird es notwendig sein die Rechnung einmal herunterzuladen und diese danach in einem richtigen Programm zu öffnen. Hier im Beispiel über den Adobe Acrobat Reader. Links steht dir das Symbol Büroklammer zur Auswahl. Dort befindet sich die XML Datei. Ein Beispiel zu Einsicht: