Eine Gutschrift ist eine besondere Art von Rechnung, die im Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG geregelt. Du darfst eine Gutschrift nur ausstellen, wenn dies vorher vereinbart wurde. Dem Ausstellen einer Gutschrift kann ohne weiteres widersprochen werden.

Wenn du dich mit deinem Kunden oder Lieferanten auf das Gutschriftverfahren geeinigt hast, spart das beiden Seiten Zeit und Aufwand.

Damit eine Gutschrift rechtsgültig ist, muss alle Pflichtangaben einer normalen Rechnung enthalten. Fehlen Angaben, könnte der Vorsteuerabzug gefährdet sein.

Prüfe die Gutschrift sorgfältig, egal ob du sie erhältst oder ausstellst.

Wichtig ist vor allem, dass die Gutschrift als Gutschrift gekennzeichnet ist, wenn du sie schreibst. Das Dokument muss ausdrücklich das Wort Gutschrift enthalten. Achte darauf, dass die Gutschrift weitere folgende Pflichtangaben enthalten:

In unserem Beispiel arbeitest du als LKW-Fahrer für ein Transportunternehmen. Es wurde vereinbart, dass du mit einer Gutschrift bezahlt wirst.

Erfasse hierfür einen Einnahmebeleg. Gehe im Hauptmenü zu Belege. Wähle als Belegart Einnahme.

Es öffnet sich eine Erfassungsmaske. Hier kannst du links die Gutschrift hochladen und rechts alle dazugehörigen Informationen eintragen. Sobald du einen Beleg hochlädst, startet die automatische Belegerkennung und versucht Datum, Betrag, Belegnummer, Lieferant und Kategorie automatisch auszufüllen. Die automatische Belegerkennung lernt ständig und verbessert sich mit jedem Beleg, der hochgeladen wird.

Als Buchungskonto wähle bei Kategorie Einnahme/Erlöse (4200 im SKR04 / 8200 im SKR03) aus.

Schließe mit Fertigstellen ab.

Klicke auf den Button Zahlungsausgang buchen. Wähle das gewünschte Zahlungskonto aus und verknüpfe es mit der eingegangenen Transaktion. Siehe hierzu unseren Hilfeartikel, Beleg als bezahlt markieren.

In unserem Beispiel führst du eine Werbeagentur und hast einen Designer beauftragt, dir ein Logo zu entwerfen. Es wurde vereinbart, dass du dem Designer eine Gutschrift stellst.

Erfasse im Vorfeld eine Gutschrift. Verwende hierfür beispielsweise eine Rechnungsvorlage. Wichtig ist vor allem, dass die Gutschrift als Gutschrift gekennzeichnet ist, wenn du sie schreibst. Achte darauf, dass auf der Gutschrift alle Pflichtangaben im Dokument enthalten sind. Siehe auch oben, Punkt 2.

Gehe im Hauptmenü zu Belege. Wähle als Belegart Ausgabe.

Es öffnet sich eine Erfassungsmaske. Hier kannst du links die erstellte Gutschrift hochladen und rechts alle dazugehörigen Informationen eintragen. Sobald du einen Beleg hochlädst, startet die automatische Belegerkennung und versucht Datum, Betrag, Belegnummer, Lieferant und Kategorie automatisch auszufüllen. Die automatische Belegerkennung lernt ständig und verbessert sich mit jedem Beleg, der hochgeladen wird.

Als Buchungskonto wähle bei Kategorie das Aufwandskonto Marketing/Werbekosten (6600 im SKR04 / 4600 im SKR03) aus.

Schließe mit Fertigstellen ab.

Klicke auf den Button Zahlungsausgang buchen. Wähle das gewünschte Zahlungskonto aus und verknüpfe es mit der eingegangenen Transaktion. Siehe hierzu unseren Hilfeartikel, Beleg als bezahlt markieren.