Import von Buchungsdaten und Belegbildern in DATEV

Hier erklären wir den Import von Buchungsdaten und Belegbildern in DATEV

1. Aufbau der Daten

Die Buchungsdaten werden in einer ZIP-Datei ausgegeben. Wenn die Belegbilder heruntergeladen werden, wird eine ZIP-Datei generiert. Dabei sind die Daten wie folgt aufgebaut:

Beachten Sie! Wenn Sie die Belegbilder via Belegtransfertool der DATEV hochladen möchten, verwenden Sie die ZIP-Dateien DATEV BELEGE AUSGABE sowie DATEV BELEG EINNAHME - entpacken Sie diese nicht. 

 

2. Import des Buchungsstapels

Die ZIP-Datei mit den beiden CSV-Dateien Buchungsdaten und Stammdaten muss entpackt werden.  

Gehen Sie in DATEV Kanzlei Rechnungswesen zu dem Menüpunkt Stapelverarbeitung. Klicken Sie auf den Button Importieren. Wählen Sie die entpackte Exportdatei aus, die importiert werden soll.

 

Unter dem Menüpunkt Belege buchen können Sie den importieren Buchungsstapel nun auswählen:

Wenn Sie das Icon in Spalte BL anklicken, erscheint eine Fehlermeldung - das ist in Ordnung. Das entsprechende Belegbild wird erst im nächsten Schritt importiert. 

 

3. Import der Belegbilder via Belegtransfer V.3

3.1 Installieren Sie DATEV Belegtransfer. Sie können das Tool kostenlos herunterladen. Informationen zu V.5 (Neuste Version) 
Informationen zu V.3

 

A: Legen Sie ein Verzeichnis an. Öffnen Sie dazu das Belegtransfertool und klicken auf den Button Verzeichnisse hinzufügen.

B: Geben Sie oben die Berater- und die Mandantennummer ein.

C: Setzen Sie ein Häkchen bei Belegtyp Sonstige.

D: Anschließend wählen Sie das Basisverzeichnis aus. Aus diesem Ordner werden zukünftig die Belege in Unternehmen online eingespielt.

E: Beachten Sie! Hier muss der Haken Verzeichnis enthält aus DATEV DMS, Dokumentenablage oder von externen Beleglieferanten exportierte Dokumente gesetzt werden.

F: Bestätigen Sie mit einem Klick auf Übernehmen.

 

3.2 Mit einem Doppelklick auf das gerade angelegte Verzeichnis öffnet sich ein neues Fenster. Hier ändern Sie den Verzeichnistyp auf DATEV XML-Schnittstelle online/DMS/Dok.ablage

 

3.3 Öffnen Sie das Verzeichnis, indem Sie auf die rechte Maustaste klicken und Ordner öffnen auswählen. Nun schieben oder kopieren Sie die ZIP-Ordner "DATEV_BELEGE_EINNAHME" und "DATEV_BELEGE_AUSGABE" mit den Belegbildern in diesen Ordner.  

Beachten Sie! Diese ZIP-Dateien dürfen nicht entpackt werden.

3.4 Klicken Sie auf den Button Daten senden um den Inhalt des Verzeichnis in DATEV Unternehmen online hochzuladen. 

 

3.5 Über den Reiter Kommunikation und den Unterpunkt Online-Protokoll gelangen Sie zu Unternehmen online und können sich das Importprotokoll und die Belege ansehen. 

 

3.6 Die Belegverknüpfung entsteht nach erfolgreichem Import automatisch. Wenn Sie jetzt noch einmal DATEV Kanzlei Rechnungswesen öffnen und dann auf das Icon in Spalte BL klicken, sehen Sie zu dem Buchungssatz das entsprechende Belegbild.

 

 

4. Import der Belegbilder via Belegtransfer V.5

4.1 Installieren Sie DATEV Belegtransfer. Sie können das Tool kostenlos herunterladen. Informationen zu V.5 (Neuste Version)
Informationen zu V.3

4.2 Starten Sie den DATEV Belegtransfer V.5 und legen Sie ein neues Verzeichnis an. 

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4.3 Wählen Sie hierfür ein Verzeichnis mit Klick auf das Ordner-Symbol aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Speichern". 

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4.4 Wählen Sie das Unternehmen aus, für welches Sie das Verzeichnis erstellen möchten mit einem Klick in das Kästchen rechts. Bestätigen Sie im Anschluss Ihre Auswahl mit "Weiter"

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4.5 Wählen Sie bei "Verzeichnis anlegen" lediglich den Punkt "Sonstige" und aktivieren Sie den Schieberegler rechts davon unter "als XML-Schnittstelle konfigurieren". Bestätigen Sie Ihre Auswahl im Nachgang mit Klick auf "Verzeichnisse anlegen"4-2

4.6 Vergewissern Sie sich, dass Sie die sevDesk-Belegbilder aus den Ordnern "BITTE ENTPACKEN" entpackt haben. Verschieben Sie die Dateien "DATEV_BELEGE_AUSGABEN" und "DATEV_BELEGE_EINNAHMEN" im .zip-Format in den erstellten Verzeichnisordner. 

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4.7 Nach dem Anlegen des Verzeichnisses erhalten Sie eine Übersicht ihrer Verzeichnisse. 

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4.8 Wählen Sie das Unternehmen und "Alle Belege hochladen" um die Belegdaten aus sevDesk nach DATEV Kanzlei Rechnungswesen zu übertragen. Der grüne Haken unter "Status" bestätigt im Nachgang den erfolgreichen Upload.

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4.9 Die Belegverknüpfung entsteht nach erfolgreichem Import automatisch. Wenn Sie jetzt noch einmal DATEV Kanzlei Rechnungswesen öffnen und dann auf das Icon in Spalte BL klicken, sehen Sie zu dem Buchungssatz das entsprechende Belegbild.