Hier zeigen wir dir, wie du das Kassenbuch eröffnest und was du dabei beachten musst
Beachte!
Aus rechtlichen Gründen darf der Support von sevDesk das Kassenbuch und Buchungen im Kassenbuch nicht löschen. Wenn es zu Fehlern kommt, musst du diese mit Gegenbuchungen korrigieren. Alternativ kann dein kompletter sevDesk-Account zurückgesetzt werden.
1. Kassenbuch eröffnen
Gehe im Hauptmenü zu Zahlungen und dann Kasse. Klicke auf Kasse eröffnen.
Trage den Anfangsbestand und das Datum ein, zu dem der Anfangsbestand gebucht werden soll. Klicke auf Buchen.
Beachte!
Du kannst diese Buchung nachträglich nicht ändern! Fehler im Betrag oder Datum kannst du ausschließlich über eine Gegenbuchung korrigieren.
Der Anfangsbestand wird direkt in der Kasse angezeigt.
Du kannst Ausgaben und Rechnungen direkt in die Kasse buchen. Klicke dafür auf den jeweiligen roten Button Ausgabe erfassen bzw. Rechnung erstellen. Die weiteren Schritte findest du in den nachfolgenden Abschnitten Ausgabe erfassen bzw. Rechnung erstellen.
2. Ausgabe erfassen
Klicke im Bereich Kasse oben rechts auf Ausgabe erfassen und es öffnet sich die normale Belegerfassungsmaske.
Fülle die Belegerfassungsmaske wie gewohnt aus (siehe dazu auch Belege erfassen).
Klicke auf Fertigstellen, um den Beleg zu erfassen.
Es öffnet sich folgender Hinweis, dass die Buchung direkt der Kasse zugeordnet wird. Klicke auf OK, um zu bestätigen.
Beachte!
Du kannst diese Buchung nachträglich nicht ändern! Fehler im Beleg kannst du ausschließlich über eine Gegenbuchung korrigieren.
Die Buchung wird direkt, mit der entsprechenden Verknüpfung zum Rechnungsdokument in der Kasse angezeigt:
Tipp:
Du kannst eine erfasste Ausgabe (Einnahme) im Bereich Belege auch der Kasse zuordnen. Öffne hierfür den Beleg und klicke auf Als bezahlt markieren und wähle die Kasse aus. Siehe hierzu auch unseren Hilfeartikel, Beleg als bezahlt markieren.
3. Rechnung erstellen
Klicke im Bereich Kasse, oben rechts auf Rechnung erstellen und es öffnet sich die normale Rechnungsmaske.
Fülle die Rechnungsmaske wie gewohnt aus. Bei Gesamtbeträgen unter 250,– € netto kannst du die Rechnung auch ohne Angabe von Kundendaten erstellen (siehe auch Kunden- und Rechnungsinformationen).
Klicke auf Fertigstellen, um die Rechnung zu erfassen.
Es öffnet sich folgender Hinweis, dass die Buchung direkt der Kasse zugeordnet wird. Klicke auf OK, um zu bestätigen.
Du wirst zum Rechnungsversand weitergeleitet (siehe auch Rechnungsversand).
Wähle die gewünschte Versandart aus. Nach Versand der Rechnung wird der Zahlungseingang direkt der Kasse zugeordnet.
Beachte!
Du kannst diese Buchung nachträglich nicht ändern! Fehler in der Rechnung kannst du ausschließlich über eine Gegenbuchung korrigieren.
Die Buchung wird direkt in der Kasse angezeigt:
Tipp:
Du kannst eine erfasste Rechnung im Bereich Rechnungen auch der Kasse zuordnen. Öffne hierfür die Rechnung und klicke auf Als bezahlt markieren und wähle die Kasse aus. Siehe hierzu auch unseren Hilfeartikel, Rechnung als bezahlt markieren.
4. Gegenbuchung erzeugen
Fehler im Kassenbuch kannst du ausschließlich durch eine Gegenbuchung korrigieren. Um fehlerhafte Belege und Rechnungen zu korrigieren, musst du diese zuerst wieder öffnen und dann neu verbuchen. Beachte, dass durch das Öffnen der Buchung automatisch eine Gegenbuchung erzeugt wird.
Klicke auf die blaue Referenz hinter der fehlerhaften Buchung.
Du wirst gefragt, ob die Verknüpfung aufgehoben werden soll. Wähle das Dokument aus und setzten einen Haken. Schließe mit Verknüpfung aufheben den Vorgang ab.
In der Kasse wird automatisch eine Gegenbuchung erzeugt und angezeigt. Jetzt kannst du die Rechnung bearbeiten. Bereits festgeschriebene Rechnungen kannst du nicht nachträglich bearbeiten bzw. korrigieren. Ist es bei der Erstellung und dem Versand der Rechnung zu einem Fehler gekommen, musst du diese Rechnung stornieren (siehe auch Stornorechnung erstellen). Verbuche anschließend die Rechnung normal in der Kasse.
Beachte!
Eine Gegenbuchung wird immer automatisch zum aktuellen Datum der Gegenbuchung erzeugt. Du kannst das Datum einer Gegenbuchung nicht ändern.
Beispiel: Es ist August 2019 und du möchtest eine fehlerhafte Buchung aus August 2009 korrigieren. Wenn du diesen Beleg aus August 2009 korrigierst, erfolgt die dazugehörige Gegenbuchung buchhalterisch im August 2019.
Die Gegenbuchung wird so behandelt wie in einer physischen Kasse: Die Ausgabe bzw. Einnahme bleibt so lange in der Kasse, bis du diese durch eine entsprechende Einlage bzw. Entnahme korrigierst.