Mehrzweck-Gutscheine

Hier erklären wir dir die Verbuchung von Mehrzweck-Gutscheinen in sevDesk

1. Allgemeines

Mehrzweck-Gutscheine sind Gutscheine, bei denen noch nicht bekannt ist, wofür sie irgendwann ausgegeben werden.

Bei Herausgabe (also Verkauf) des Gutscheins wird noch keine Einnahme gebucht, denn es stellt nur ein Zahlungsmittel dar. Man könnte es wie Bargeld sehen, das man in diesem Fall mit dem Kunden "tauscht".

Aus diesem Grund wird die Einnahme und die Umsatzsteuer erst bei der Einlösung gebucht. Somit erscheint erst bei Buchung der Einlösung des Gutscheines deine Einnahme in der EÜR oder GuV und USt-VA. 

 

2. Einrichtung Zahlungskonto für Gutscheine

Wie oben mitgeteilt, ist der Gutschein wie ein Zahlungsmittel zu sehen. Wenn der Gutschein verkauft wird, entsteht bei dir eine Verbindlichkeit, die bei der Einlösung des Gutscheins ausgeglichen wird.

Im ersten Schritt empfehlen wir dir, ein Verbindlichkeitskonto oder Verrechnungskonto als Zahlungskonto für Gutscheine in sevDesk einzurichten.

Beachte! In sevDesk können keine Verbindlichkeitskonten ausgewertet werden. Somit werden diese nicht in der EÜR/ GuV berücksichtigt.

 

Gehe hierfür in den Menüpunkt Einstellungen und dann Buchhaltung. Im Bereich Zahlungskonten (1) wähle bei Zahlungskonto erstellen (2) über den Pfeil Offline Konto anlegen (3) aus.

 

Es öffnet sich die Eingabemaske. Trage den Kontonamen (4) für das Zahlungskonto Gutscheine ein und lasse das Feld für die IBAN (5) leer.

 

Bestätige mit Fertigstellen und das Konto wird dir zur Übersicht im Reiter Zahlungen angezeigt.

 

Füge im nächsten Schritt noch ein Verbindlichkeits- oder Verbuchungskonto hinzu. Ansonsten wird automatisch das nächste freie Buchungskonto zugeordnet, wie auch bei deinen Bankkonten.

Gehe hierfür in den Menüpunkt Einstellungen und dann Zahlungen. Im Bereich Zahlungskonten klicke auf den blauen Stift neben deinem Konto für die Verrechnung Gutscheine.

 

Es öffnet sich die Eingabemaske. Trage unter Buchungskonto das von dir gewünschte Verbindlichkeits- oder Verbuchungskonto ein.

In diesen Beispiel haben wir das Buchungskonto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ohne Kontokorrent (1723 im SKR03/ 3320 im SKR04) gewählt und im Vorfeld angelegt.

 

3. Verbuchung des Verkaufs des Gutscheins

Für den Verkauf des Gutscheins musst du keinen Beleg in sevDesk erstellen und verbuchen. Über das nun angelegte Zahlungskonto, in unserem Beispiel Verrechnung Gutscheine, kannst du manuell eine Umbuchung direkt auf die Kasse oder Bank vornehmen, je nachdem, wie dein Kunde den Gutschein bezahlt hat:

 

 

Über den Button Umbuchung öffnet sich das Fenster und du kannst das Konto auswählen, wo dein Kunde das Geld eingezahlt hat (Kasse / Bank / Paypal / Kreditkarte...).

3.1 Geldeingang über Kasse

In unserem ersten Beispiel hat unser Kunde einen Gutschein über 50,-€ bar bezahlt, weshalb wir also die Kasse als Zielkonto auswählen und den Betrag manuell in das dafür vorgesehene Feld eintragen:

 

Der Buchungssatz in unserem Beispiel, der durch die Umbuchung entsteht lautet dann:

1600 (SKR 04) / 1000 (SKR 03) Kasse im Soll an

3320 (SKR 04) / 1723 (SKR 03) Verrechnung Gutscheine im Haben

 

Die Umbuchung wird als Minusbetrag auf unserem Verbindlichkeitskonto angezeigt:

 

Tipp! So hast du immer deine Gutscheine, die sich im Umlauf befinden und noch nicht eingelöst wurden im Überblick!

 

In unserer Kasse wird automatisch der Zahlungseingang verbucht:

 

3.2 Geldeingang auf der Bank

In unserem zweiten Beispiel hat unser Kunde einen Gutschein über 100,-€ mit der Girokarte bezahlt. Diese Transaktion steht auf unserem Konto Bank abc offen und kann über Optionen umgebucht werden:

 

Diesmal wählen wir den Betrag aus, der umgebucht werden soll, und geben als Zielkonto unser Konto Verrechnung Gutscheine an: 

 

Der Zahlungseingang wird automatisch verbucht:

 

Die Umbuchung wird als Minusbetrag auf unserem Verbindlichkeitskonto angezeigt:

 

4. Verbuchung der Einlösung der Gutscheins

Sobald dein Kunde den Mehrzweck-Gutschein bei dir einlöst und sich eine Leistung ausgesucht hat, steht die Umsatzsteuersatz fest und du verbuchst eine Einnahme mit dem entsprechenden USt-Satz. Du hast zwei Möglichkeiten dies als Rechnung oder Beleg abzubilden.

4.1 Rechnung schreiben

Lege als ersten Schritt eine Zahlungsmethode für die Gutschriften an. Siehe hierzu unseren Hilfeartikle Zahlungsmethoden anlegen.  

 

Gehe danach zum Menüpunkt Rechnungen und wähle Rechnung erstellen aus.

 

Es eröffnet sich die Eingabemaske. Gebe alle relevanten Daten zur Rechnungserstellung ein. Unter Weitere Optionen einblenden wähle bei Zahlungsmethode über den Pfeil Gutschein aus. 

 

Somit erhält dein Kunde eine Rechnung mit dem Vermerk: Die Rechnung wird mit einem Gutschein verrechnet

 

Im nächsten Schritt verrechnest du die Rechnung mit dem Zahlungskonto Verrechnung Gutscheine.

 

Anschließend ist dein Zahlungskonto Verrechnung Gutscheine wieder ausgeglichen:

 

4.2 Beleg erfassen

Gehe hierfür in den Menüpunkt Belege und wähle Einnahme erfassen aus.

 

Es eröffnet sich die Eingabemaske. Gebe alle relevanten Daten zur Belegerfassung ein.

 

Im nächsten Schritt verrechnest du den Beleg mit dem Zahlungskonto Verrechnung Gutscheine.

 

Anschließend ist dein Zahlungskonto Verrechnung Gutscheine wieder ausgeglichen:

 

Hinweis: Dadurch ist das Forderungskonto deines benutzten Debitors ausgeglichen und auch das Verbindlichkeits- bzw. Verrechnungskonto, das du für die Gutscheine angelegt hast.