Kassenbuch

ACHTUNG:

Dieser Hilfeartikel enthält wichtige Infos zur Nutzung des Kassenbuchs in sevDesk. Es ist wichtig diesen komplett und bis zum Ende durch zu lesen.

Aus rechtlichen Gründen darf der Support von sevDesk die Kasse und Buchungen aus dieser nicht löschen. Sollte es zu Fehlern kommen, müssen diese durch Gegenbuchungen korrigiert werden. Alternativ kann der komplette sevDesk  Account zurückgesetzt werden.

 

In sevDesk bieten wir die Möglichkeit ein Kassenbuch nach Registrierkassenpflicht zu führen. Es ist der einzige Bestandteil innerhalb sevDesk, in welchem man mit einem Anfangsbestand arbeiten kann.

 

Um das Kassenbuch zu eröffnen, geht man auf den Punkt "Zahlungen" und auf den unter Punkt "Kasse":

Dort klickt man auf „Kasse eröffnen“:

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Im nächsten Schritt ist es notwendig den Anfangsbestand und auch das Datum, zu dem dieses gebucht werden soll, zu erfassen:

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ACHTUNG:
Es ist nicht möglich diese Buchung zu ändern. Fehler im Betrag oder auch im Datum können nachträglich nicht mehr korrigiert werden, bzw. müssen über Gegenbuchungen erfolgen.

 

Nach Erfassen des Anfangsbestandes wird dieser direkt in der Kasse angezeigt:

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Über die roten Button „Ausgabe erfassen“ bzw. „Rechnung erstellen“ ist es möglich diese Dokumente direkt in die Kasse zu buchen.


Ausgabe erfassen:

"Ausgabe erfassen" öffnet die Belegerfassungsmaske, welche man wie gewohnt ausfüllt.

Wenn man diesen Beleg nun fertig stellen möchte, über den Button „Fertigstellen“ erhält man den Hinweis, dass die Buchung direkt der Kasse zugeordnet wird:

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ACHTUNG:
Es ist nicht möglich diese Buchung zu ändern. Fehler im Beleg können nachträglich nicht mehr korrigiert werden, bzw. müsse über Gegenbuchungen erfolgen.

 

Die Buchung wird direkt in der Kasse angezeigt:

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Rechnung erstellen

Über den Button "Rechnung erstellen", öffnet sich die bekannte Maske zur Rechnungserstellung. Generell wird diese wie gewohnt ausgefüllt.

Einziger Unterschied ist dabei, dass man in diesem Bereich Rechnungen ohne Kundendaten erstellen kann, wenn diese einen Gesamtbetrag unter 250,-€ netto haben:

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Wenn die Rechnung erstellt wurde und man diese über den Button „Fertigstellen“ fertig stellt, erscheint ein Hinweis, dass die Buchung direkt der Kasse zugeordnet wird:

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Wenn man diese bestätigt, kommt man zur gewohnten Abfrage auf welchem Wege die Rechnung versendet werden soll. Nach Versand wird der Zahlungseingang direkt der Kasse zugeordnet.

ACHTUNG:
Es ist nicht möglich diese Buchung zu ändern. Fehler in der Rechnung können nachträglich nicht mehr korrigiert werden, bzw. müssen über Gegenbuchungen erfolgen.

 

Die Buchung wird direkt in der Kasse angezeigt:

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Gegenbuchung erzeugen:

 

Fehler im Kassenbuch können nur durch das Erstellen einer Gegenbuchung korrigiert werden. Belege / Rechnungen, welche falsch gebucht wurden bzw. aufgrund eines Fehlers korrigiert werden müssen, müssen wieder geöffnet werden (wodurch automatisch eine Gegenbuchung erzeugt wird) und neu verbucht werden.

 

Dazu klickt man in der Kasse die blaue Referenz hinter der Buchung an:

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Wodurch man direkt in den Beleg / die Rechnung geleitet wird.

Über den Button „Als offen markieren“ kann die Buchung geöffnet werden:

 

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Die folgende Meldung wird mit „Zurücksetzen“ bestätigt:

 

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Was den Beleg / die Rechnung wieder in den Status offen zurückversetzt und dadurch in der Kasse eine Gegenbuchung erzeugt wird:

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Kassenansicht:

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ACHTUNG:

Eine Gegenbuchung wird automatisch immer zum Tag der Gegenbuchung erzeugt. Wenn der Beleg also die eigentliche Buchung aus August 2009 stammt, die Gegenbuchung jedoch erst im August 2019 erstellt wird, ist diese auch buchhalterisch erst zum August 2019 erfolgt.

Hier wird so gehandelt, wie im Falle einer physischen Kasse. Auch hier bleibt die Ausgabe / die Einnahme solange in der Kasse, bis ich diese durch eine entsprechende Einlage / Entnahme wieder korrigiere. Das Datum einer Gegenbuchung kann nicht geändert werden.

 

Nach Erstellen der Gegenbuchung kann nun die Rechnung / der Beleg wieder in den Bearbeitungsmodus zurückgesetzt werden und korrigiert. Anschließend kann die Buchung nochmal in die Kasse erfolgen.

Besonderheiten Österreich

Für unsere Kunden in Österreich bieten wir die Option eine Kasse mit Signatur zu eröffnen. Unternehmer mit einem jährlichen Barumsatz von 7.500€ und mindestens 15.000€ Jahresumsatz sind von der Registrierkassenpflicht betroffen und dazu verpflichtet ihre Umsätze mit einer elektronischen Signatur zu versehen. Dadurch wird sichergestellt, dass keine nachträglichen Manipulationen vorgenommen werden können.

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Nach Wahl „Kasse mit Signatur eröffnen“, wird man aufgefordert die Zugangsdaten aus FON (Finanzenonline) einzutragen. Eine Registrierung dort ist vorab unerlässlich.

Auch wird mit der Eröffnung dieser Kasse ein Konto bei unserem Integrationspartner obono angelegt. Dieser stellt sicher, dass alle Belege mit einer elektronischen Signatur versehen werden, welche den Manipulationsschutz gewährt. Der Service kostet monatlich zusätzlich 10,00€, die Abbuchung erfolgt mit der sevDesk-Rechnung