Wiederkehrende Rechnung

Wir erläutern, was eine wiederkehrende Rechnung ist, wie diese im System erzeugt wird sowie deren Besonderheiten.

Wenn an Kunden regelmäßig die selbe Rechnung gesendet wird (z. B. im Fall von Abo-Verträgen), kann dies durch das Anlegen von wiederkehrenden Rechnungen abgebildet werden. Diese werden automatisch in den gewählten Intervallen und zu den definierten Daten erzeugt und ggf. auch automatisch versendet. 

Über den Reiter "Wiederkehrend" unter dem Bereich "Rechnungen" hat man die Möglichkeit die wiederkehrenden Rechnungen anzulegen. 

 

Die Rechnungsmaske ist in großen Teilen identisch zur "normalen" Rechnungserfassung, unterscheidet sich nur in folgenden Feldern:

 

1. Der Betreff / die Rechnungsnummer greift automatisch bei Erzeugen der Rechnung auf die nächste freie Rechnungsnummer zu. Das bedeutet, auch wenn zwischen der automatischen Erzeugung der wiederkehrenden Rechnungen, manuelle Rechnungen erzeugt werden, wird hier keine Nummer ausgelassen oder übersprungen. 

 

2. Hier wird das Datum, in der Anlage der wiederkehrenden Rechnung definiert, zu welchem die Rechnung zum ersten Mal erzeugt werden soll.  Anhand des Intervalls, errechnet sevDesk dann das übernächste Datum.

 

3. Anhand des Intervalls wird dann die Häufigkeit der Erzeugung festgelegt. Wir bieten folgende Intervalle an:

    1. 7 Tage
    2. 14 Tage
    3. monatlich 
    4. vierteljährlich
    5. halbjährlich
    6. jährlich
    7. 2 Jahre
    8. 3 Jahre
    9. 4 Jahre
    10. 5 Jahre

    Unterhalb der Positionsbeschreibung hat man die Möglichkeit die automatische Generierung zu aktivieren bzw. deaktiviert zu lassen:

 

Mit Wahl von "Generierung aktivieren" werden folgende Optionen angeboten:

ACHTUNG: Der automatische Versand per Brief ist derzeit noch nicht möglich. Wir bieten lediglich den Versand per E-Mail. Dazu ist es zwingend erforderlich, dass beim gewählten Kontakt auch eine E-Mailadresse hinterlegt ist, da der Versand sonst nicht erfolgt. 

Sollte man den Versand per E-Mail aktivieren, dann muss der Text der beim automatischen E-Mailversand genutzt werden soll, gewählt werden:

 

 

Auch hier kann eine eigene Textvorlage erstellt und genutzt werden. 

 

Mit Klick auf "Mustervorlage speichern" wird die Vorlage gespeichert und aus dieser werden nun die wiederkehrenden Rechnungen erzeugt. 

 

Bei den wiederkehrenden Rechnungen wird durch sevDesk automatisch im den Kopftext ein Berechnungszeitraum eingetragen. Wir greifen hier auf das Rechnungsdatum und den Intervall zu, um diesen Zeitraum zu erzeugen. 

Wenn also das Rechnungsdatum z. B. der 01.01.2019 ist und wir als Intervall monatlich wählen, wird der Text "Berechnung für den Zeitraum vom 01.01.2019 - 31.01.2019" lauten. 

 

Die automatisch erzeugten Rechnungen finden sich anschließend im Bereich "Rechnungen" wieder. 

 

Unsere Wiederkehrenden Rechnungen haben ein Update erhalten. 
Wiederkehrende Rechnungen können ab sofort den Status aktiv oder inaktiv haben. In der Detailansicht ist nun auch ersichtlich, welche Rechnungen aus Wiederkehrenden Rechnungen erzeugt wurden.