1. Allgemein
Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung oder bei einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden,
elektronisch übermittelt, (Siehe Hilfeartikel E-Rechnung (versenden))
elektronisch empfangen
und verarbeitet werden können.
Ab dem 01.01.2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Das heißt, dass elektronische Rechnungen für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen eingeführt werden. Der Gesetzgeber hat, in Anbetracht des hohen Umsetzungsaufwands für Unternehmen, Übergangsregeln für Rechnungsaussteller bis voraussichtlich 01.01.2027 eingeräumt. Dies bedeutet für dich erstmal, dass aktuell nur das Empfangen einer E-Rechnung Pflicht ist.
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
X-Rechnung:
Die X-Rechnung ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Hier werden die Rechnungsdaten im XML-Format in einer strukturierten Form, die maschinell ausgelesen werden kann, dargestellt.
ZUGFeRD:
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland“ und wird oft auch als hybride Form der E-Rechnung bezeichnet.
Es kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem visuellen PDF, wodurch Rechnungen sowohl von Menschen als auch Computer gelesen werden können.
Das bedeutet: Selbst, wenn der Rechnungsempfänger keine E-Rechnungen verarbeiten kann, kann er sich die Rechnungsdaten bildlich anschauen und bei sich entsprechend weiterverarbeiten.
Tipp:
Der Empfang deiner E-Rechnungen steht dir ab dem Tarif Buchhaltung zur Verfügung. Schau dir gerne die Funktionsübersicht aller Tarife an.
2. E-Rechnung empfangen
Gehe in der Menüleiste auf Belege und wähle Beleg erfassen. Lade die erhaltene Rechnungsdatei hoch.
Lädst du ein ZUGFeRD Dokument hoch, wird dir das PDF angezeigt. Du kannst das Dokument wie gewohnt prüfen, bearbeiten und abschließen.
Erhältst du eine E-Rechnung in XML Format, kannst du diese wie gewohnt hochladen. Wir erzeugen für dich eine Ansicht der strukturierten Rechnungsdaten, mit der du den Inhalt der Rechnung prüfen kannst. Auch hier kannst du das Dokument wie gewohnt prüfen, bearbeiten und abschließen.
