Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung oder bei einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden,

Ab dem 01.01.2025 treten Änderungen für die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Das heißt, dass elektronische Rechnungen für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen eingeführt werden. Der Gesetzgeber hat, in Anbetracht des hohen Umsetzungsaufwands für Unternehmen, Übergangsregeln für Rechnungsaussteller bis voraussichtlich 01.01.2027 eingeräumt. Dies bedeutet für dich erstmal, dass aktuell nur das Empfangen einer E-Rechnung Pflicht ist.

X-Rechnung:

Die X-Rechnung ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Hier werden die Rechnungsdaten im XML-Format in einer strukturierten Form, die maschinell ausgelesen werden kann, dargestellt.

ZUGFeRD:

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland“ und wird oft auch als hybride Form der E-Rechnung bezeichnet.

Es kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem visuellen PDF, wodurch Rechnungen sowohl von Menschen als auch Computer gelesen werden können. Eigenes Logo und Layout Einstellungen werden berücksichtigt.

Das bedeutet: Selbst, wenn der Rechnungsempfänger keine E-Rechnungen verarbeiten kann, kann er sich die Rechnungsdaten bildlich anschauen und bei sich entsprechend weiterverarbeiten.

Um eine e-Rechnung zu versenden, sind bestimmte Informationen zu den Bestandteilen der Rechnung erforderlich.

Du kannst deine E-Rechnungen entweder direkt in der Rechnung oder im Kontakt aktivieren.

Aktiviere die E-Rechnung mit Klick auf den Toggle (blau=aktiviert / grau= inaktiv) Falls im Kontakt keine Mailadresse hinterlegt ist, füge sie hier direkt im Rechnungsdokument ein.

Im unteren Bereich unter Weitere Optionen wird dir das Feld Kundenreferenz / Leitweg-ID angezeigt. Die Leitweg-ID ist zwingend erforderlich, wenn du E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, wie z. B. Behörden oder staatliche Einrichtungen versendest. Für den normalen Rechnungsverkehr zwischen Unternehmer oder Privatkunden ist diese nicht notwendig. Hierfür haben wir als Kundenreferenz die 0 definiert und du musst nichts eintragen. Möchtest du die Leitweg-ID hinterlegen, klicke auf Leitweg-ID.

Trage die Leitweg-ID im richtigen Format ein. Siehe hierzu weitere Informationen zur Leitweg-ID.

Wähle in der Menüleiste Kontakte aus. Gehe auf Kontakt erstellen oder öffne einen hinterlegten Kontakt zur Bearbeitung. Klicke auf den Regler E-Rechnung Standard. (schwarz=aktiviert / grau=inaktiv)

Du kannst die Leitweg-ID eintragen, wenn du E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, wie z. B. Behörden oder staatliche Einrichtungen versendest. Für den normalen Rechnungsverkehr zwischen Unternehmer oder Privatkunden ist diese nicht notwendig. Hierfür haben wir als Kundenreferenz die 0 definiert und du musst nichts eintragen. Möchtest du die Leitweg-ID hinterlegen, klicke auf Leitweg-ID.

Trage im Feld die Leitweg-ID ein und füge in den Kontaktdetails die E-Mail-Adresse ein. Betätige mit Übernehmen. Siehe hierzu weitere Informationen zur Leitweg-ID.

Wähle in der Rechnung oben den Toggle E-Rechnung (blau=aktiviert / grau= inaktiv).

Im unteren Bereich der Adresse erscheint das Feld E-Mail-Adresse. Falls im Kontakt die Mailadresse nicht hinterlegt ist, erhältst du eine Meldung und kannst diese nachtragen.

Unten im Bereich Weitere Optionen haben wir als Kundenreferenz die 0 definiert und du musst nichts eintragen. Möchtest du die Leitweg-ID hinterlegen, klicke auf Leitweg-ID. Trage die Leitweg-ID im richtigen Format ein. Siehe hierzu weitere Informationen zur Leitweg-ID. Schließe den Vorgang mit Versenden/ Drucken/ Herunterladen ab.

Beim Versenden deines Dokumentes hast du zwei Möglichkeiten der elektronischen Übermittlung.
​Per E-Mail versenden

Hier wird das Dokument im ZUGFeRD Format übermittelt.

Nur XML senden

Hier wird das Dokument im X-Rechnung Format übermittelt.

Um deine XML-Datei einzusehen, lade die Datei herunter und öffne sie in einem beliebigen Text-Editor-Tool oder lade die Datei als Beleg hoch und sehe die Informationen in der Belegmaske ein.