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1. Allgemein
Hinweis:
sevdesk ist kein Lohnbuchhaltungstool. Eine Lohn- und Gehaltsabrechnung kann nicht in sevdesk erstellt werden.
In der Buchhaltung gibt es zwei Methoden, um Lohn- und Lohnnebenkosten zu verbuchen:
Nettolohnverbuchung
Bruttolohnverbuchung
Im Folgenden erklären wir dir die Unterschiede beider Methoden und warum die Nettolohnverbuchung für kleine Unternehmen in vielen Fällen die bessere Wahl sein kann.
1.2. Bruttolohnverbuchung
Bei der Bruttolohnverbuchung wird der gesamte Bruttolohn, sowie die Arbeitgeberanteile an Sozialversicherungsbeiträgen zuerst auf Verbindlichkeitskonten gebucht. Erst bei der tatsächlichen Zahlung des Lohnes und Gehalts und Abführung der Abzüge (bspw. Sozialversicherung und Lohn- u. Kirchensteuer) erfolgt die Ausbuchung der Verbindlichkeitskonten und die Erfassung auf die Aufwandskonten.
Hinweis:
In sevdesk ist eine Bruttolohnverbuchung aktuell nicht möglich. Auch gibt es keine Bilanz, daher können Verbindlichkeitskonten nicht ausgewertet werden.
Bitte wende dich für die Bruttolohnverbuchung an deinen Steuerberater.
SKR03 | SKR04 | Fehlende Buchungskonten |
1740 | 3720 | Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt |
1741 | 3730 | Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer |
1742 | 3740 | Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit |
1.3. Nettolohnverbuchung
Bei der Nettolohnverbuchung wird der tatsächlich ausgezahlte Nettobetrag als Aufwand erfasst. Die gesetzlichen Abzüge (Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge), sowie der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung werden separat gebucht.
Im Gegensatz zur Bruttolohnverbuchung, bei der das vollständige Bruttogehalt und die Arbeitgeberanteile als Verbindlichkeiten erfasst werden, führt die Nettolohnverbuchung zur einfacheren Verbuchung und einem geringeren Personalaufwand, da nur das gebucht wird, was tatsächlich gezahlt wurde.
1.4. Netto- vs. Bruttolohnverbuchung
Kriterium | Nettolohnverbuchung | Bruttolohnverbuchung |
Erfassung | Zum Zeitpunkt der tatsächlichen Zahlung | Zum Zeitpunkt der Gehaltsabrechnung |
Verwendung von Verbindlichkeiten | Keine separate Erfassung, es wird direkt der Zahlungsfluss gebucht | Vollständig (Gehalt, Lohn- u. Kirchensteuer, SV) |
Transparenz der Personalkosten | Eingeschränkt
| Vollständig und detailliert |
Eignung | Kleinstunternehmen ohne komplexe Anforderungen | Mittlere und große Unternehmen, Pflicht für Bilanzierer |
Buchhalterischer Aufwand | Gering | Höher, mehrere Buchungsschritte nötig |
Praxisnähe | Entspricht tatsächlichen Bankbewegungen | Abbildung über Zwischenkonten |
Kosten-Nutzen-Verhältnis | Für Kleingewerbe einfacher und übersichtlicher | Für kleinere Unternehmen oft nicht nötig oder zu aufwendig |
Tipp:
Wir empfehlen dir als Einzelunternehmer, Kleingewerbe etc. (sofern du nicht verpflichtet bist, die Bruttolohnverbuchung zu erfassen) die Gehalts- und Lohnbuchhaltung netto zu verbuchen.
2. Erfassung der Nettolohnverbuchung in sevdesk
Aus folgendem Beispiel erklären wir dir, wie du den Nettolohn und die Sozialversicherungsabgaben, sowie die Lohnsteuer in sevdesk erfassen kannst.
Bruttogehalt |
| 3.000,00€ |
Sozialversicherungsanteil Arbeitnehmer |
| -606,75€ |
RV | 279,00€ |
|
AV | 36,00€ |
|
PV | 53,25€ |
|
KV | 238,50€ |
|
Abzug Lohnsteuer |
| -393,08€ |
Nettogehalt/Auszahlung |
| 2.000,17€ |
Sozialversicherungsanteil Arbeitgeber | 599,25€ |
Für die Verbuchung benötigst du folgende Buchungskonten:
SKR03 | SKR04 | Bezeichnung |
4100 | 6000 | Lohn & Gehalt |
oder 4120 | 6020 | Gehälter |
oder 4110 | 6010 | Löhne |
oder 4124 | 6024 | Geschäftsführergehälter der GmbH-Gesellschafter |
oder 4127 | 6027 | Geschäftsführergehälter |
6110 | 6110 | Sozialversicherungsbeiträge – Arbeitgeberanteil |
Expertentipp:
Das Buchungskonto Lohn & Gehalt kannst du verwenden, wenn du in deinem Unternehmen Löhne, sowie Gehälter an deine Mitarbeiter bezahlst. Solltest du nur Gehälter bzw. Löhne auszahlen oder eine genaue Unterscheidung haben wollen, empfehlen wir die Buchungen entsprechend auf Gehälter, Geschäftsführergeählter usw. bzw. Löhne aufzuteilen.
2.1. Erfassung von Lohn/Gehalt als Ausgabe
Du erfasst eine neue Ausgabe. In diesem Beispiel verwenden wir das Buchungskonto 4120/6020 (SKR03/04) Gehälter, welches du in der Kategorie einträgst.
Alle anderen relevanten Eckdaten in den Pflichtfeldern trägst du entsprechend ein:
Belegnummer: Wir empfehlen dir hier eine eindeutige Bezeichnung wie z.B. Gehalt Monat/Jahr oder auch Gehalt Mitarbeiter zu verwenden.
Belegdatum: Dieses setzt du am besten zum Letzten des Monats oder an dem Tag, an dem die Lohnbuchhaltung gemacht wurde.
Lieferdatum: Du stellst das Lieferdatum auf Lieferzeitraum um und trägst den entsprechenden Monat ein.
Lieferant: Als Lieferant kannst du den Mitarbeiter eintragen oder bei mehreren Mitarbeitern auch ein Sammelkreditor für alle Buchungen erstellen.
Umsatzsteuer: Die Lohnbuchung unterliegt nicht der Umsatzsteuer, daher wählst du 0% aus.
Belegbild: Hier kannst du das Lohnblatt aus dem Lohnbuchhaltungsprogramm oder vom Steuerberater hochladen. Allerdings ist ein Belegbild nicht zwingend notwendig.
Abschließend klickst du auf Fertigstellen.
Tipp:
Sofern du Gehalt auszahlst und das Nettogehalt jeden Monat gleich bleibt, kannst du das Gehalt auch als wiederkehrende Ausgabe aktivieren.
2.2. Erfassung von Lohnnebenkosten als Ausgabe
Als Lohnnebenkosten haben wir in unserem Beispiel den Sozialversicherungsbeitrag und die Lohnsteuer. Bei den Sozialversicherungen gibt es einen Arbeitgeberanteil und einen Arbeitnehmeranteil. Die Sozialversicherungen und die Lohnsteuer erfasst du jeweils in einem separaten Ausgabebeleg.
2.2.1. Verbuchung Sozialversicherung
Du erfasst unter dem Bereich Belege eine neue Ausgabe. Nun musst du zwischen dem Arbeitgeberanteil und dem Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherung unterscheiden. Zuerst erfassen wir den Arbeitgeberanteil. Dafür verwenden wir das Buchungskonto 4130/6110 (SKR03/04) Sozialversicherungsbeiträge – Arbeitgeberanteil, welches du als Kategorie einträgst. Der Betrag ist in unserem laut dem Beispiel 599,25€.
Dann klickst du auf Position hinzufügen, um eine zweite Belegposition zu erhalten. Für den Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherung verwendest du in unserem Beispiel das Buchungskonto 4120/6020 (SKR03/04) Gehälter. Der Betrag laut Beispiel 606,75€ trägst du ein.
Hinweis:
Warum wird der Arbeitnehmeranteil zur SV auf „Gehälter“ erfasst? Der Anteil gehört zum Nettogehalt des Mitarbeiters. Der Arbeitgeber behält ihn allerdings ein und führt ihn direkt an die Krankenkasse ab.
Alle anderen relevanten Eckdaten in den Pflichtfeldern trägst du entsprechend ein:
Belegnummer: Wir empfehlen dir hier eine eindeutige Bezeichnung wie z.B. SV Beitrag Monat/Jahr zu verwenden.
Belegdatum: Diese setzt du am besten zum Letzten des Monats oder an dem Tag, an dem die Lohnbuchhaltung gemacht wurde.
Lieferdatum: Du stellst das Lieferdatum auf Lieferzeitraum um und trägst den entsprechenden Monat ein.
Lieferant: Als Lieferant trägst du die entsprechende Krankenkasse ein.
Umsatzsteuer: Die Lohnbuchung unterliegt nicht der Umsatzsteuer, daher wählst du 0% aus.
Belegbild: Hier kannst du das Lohnblatt aus dem Lohnbuchhaltungsprogramm oder vom Steuerberater hochladen. Allerdings ist ein Belegbild nicht zwingend notwendig.
Abschließend klickst du auf Fertigstellen.
2.2.2. Verbuchung Lohnsteuer
Du erfasst unter dem Bereich Belege eine neue Ausgabe. In diesem Beispiel verwenden wir das Buchungskonto 4120/6020 (SKR03/04) Gehälter, welches du in der Kategorie einträgst.
Hinweis:
Warum wird die Lohnsteuer auf „Gehälter“ erfasst? Der Anteil gehört zum Nettogehalt des Mitarbeiters. Der Arbeitgeber behält ihn allerdings ein und führt ihn direkt an das Finanzamt ab.
Alle anderen relevanten Eckdaten in den Pflichtfeldern trägst du entsprechend ein:
Belegnummer: Wir empfehlen dir hier eine eindeutige Bezeichnung wie z.B. Lohnsteuer Monat/Jahr verwenden.
Belegdatum: Diese setzt du am besten zum Letzten des Monats oder an dem Tag, an dem die Lohnbuchhaltung gemacht wurde.
Lieferdatum: Du stellst das Lieferdatum auf Lieferzeitraum um und trägst den entsprechenden Monat ein.
Lieferant: Als Lieferant trägst du dein Finanzamt ein.
Umsatzsteuer: Die Lohnbuchung unterliegt nicht der Umsatzsteuer, daher wählst du 0% aus.
Belegbild: Hier kannst du das Lohnblatt aus dem Lohnbuchhaltungsprogramm oder vom Steuerberater hochladen. Allerdings ist ein Belegbild nicht zwingend notwendig.
Abschließend klickst du auf Fertigstellen.
Hinweis:
In unserem Beispiel wird die Lohnsteuer monatlich abgeführt. Dies hängt allerdings von der gezahlten Lohnsteuer aus dem Vorjahr deines Unternehmens ab:
monatliche Abgabe bis zum 10. des Folgemonats: mehr als 5.000€
vierteljährliche Abgabe bis zum 10. des Folgemonats: weniger als 5.000€
jährliche Abgabe bis zum 10. Januar des Folgejahres: weniger als 1.080€
3. Nettolohnverbuchung als bezahlt markieren in sevdesk
Auf deinem Girokonto hast du durch die Lohnverbuchung folgende drei Zahlungen:
Auszahlung Gehalt/Lohn an Mitarbeiter
Zahlung Sozialversicherung an die Krankenkasse(n)
Zahlung Lohnsteuer an das Finanzamt
Idealerweise sind alle drei Zahlungen auf deinem Girokonto ersichtlich. In unserem Beispiel sieht das Girokonto wie folgt aus:
Nun verknüpfst du die bereits erfassten Belege mit den Transaktionen, in dem du auf die jeweilige Transaktion klickst. Sobald du eine Transaktion per Mausklick ausgewählt hast, öffnet sich folgendes Fenster. Hier wählst du den dazugehörenden Beleg aus und bestätigst mit Transaktion zuordnen.
Anschließend wurde die Transaktion mit deinem Beleg verknüpft und hat nun den Status Gebucht.
Diesen Vorgang wiederholst du mit den weiteren Transaktionen, sodass alle gebucht sind.
4. Gehaltsauszahlung für Geschäftsführer vs. Selbständige
Bei einem Geschäftsführer einer Kapitalgesellschaft (z. B. GmbH, UG) wird das Gehalt wie ein klassisches Angestelltengehalt behandelt. Es basiert auf einem Arbeitsvertrag, läuft über die Lohnabrechnung und zählt steuerlich für den Geschäftsführer als Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit.
Das Gehalt ist außerdem eine Betriebsausgabe der Gesellschaft und wird entsprechend versteuert und sozialversicherungspflichtig abgerechnet.
Für Selbstständige, Einzelunternehmer oder Gesellschafter von Personengesellschaften (z. B. GbR, OHG) gibt es dagegen kein Gehalt im klassischen Sinne.
Sie entnehmen ihren Unternehmerlohn direkt aus dem Eigenkapital des Unternehmens. Eine sogenannte Privatentnahme. Diese mindert den Gewinn nicht und wird nicht als Betriebsausgabe verbucht und es fallen keine üblichen Arbeitnehmer-Sozialabgaben an.
4.1. Gehaltsauszahlung für Geschäftsführer verbuchen
Das Geschäftsführergehalt kannst du in sevdesk wir unter 2. Erfassung der Nettolohnkosten in sevdesk erfassen. Folgende Konten benötigst du zur Verbuchung:
SKR03 | SKR04 | Bezeichnung |
4124 | 6024 | Geschäftsführergehälter der GmbH-Gesellschafter |
oder 4127 | 6027 | Geschäftsführergehälter |
6110 | 6110 | Sozialversicherungsbeiträge – Arbeitgeberanteil |
4.2. Gehaltsauszahlung für Selbständige verbuchen
Wenn du eine dir ein Gehalt auszahlen möchtest, dann musst du diese Zahlung auf folgendes Konto verbuchen:
SKR03 | SKR04 | Bezeichnung |
1800 | 2100 | Privatentnahme |
Du hast zwei Möglichkeiten deine Privatentnahme zu erfassen:
Hast du dein Bankkonto angebunden, kannst du deine Transaktion als privat markieren (Empfohlen):
Du gehst in den Bereich Bank, unter Konten, auf dein Geschäftskonto und gehst mit dem Cursor die entsprechende Transaktion aus. Du klickst ganz rechts auf Mehr (drei Punkte).
Dann wählst du die Funktion als privat markieren aus.
Nun wird die Transaktion mit dem Status Privat angezeigt. Im Hintergrund wurde diese automatisch auf das Buchungskonto 1800/2100 (SKR03/04) Privateinlagen gebucht.
Alternativ kannst du unter Ausgaben einen Beleg mit dem Buchungskonto 1800/2100 (SKR03/04) Privatentnahme anlegen und diesen mit der Auzahlung oder dem Basiskonto verknüpfen (als bezahlt markieren).