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Allgemein
Wenn du als Unternehmer umsatzsteuerpflichtig bist, musst du die Umsatzsteuer aus deinen Ausgangsrechnungen an das Finanzamt bezahlen. Im Gegenzug bekommst du für deine Ausgaben (Eingangsrechnungen) die gezahlte Vorsteuer zurück.
In der Buchhaltung werden der Aufwand deiner Betriebsausgabe und die Vorsteuer separat erfasst. Das passiert in der Regel mit einem Buchhaltungstool, wie auch in sevdesk, automatisch anhand des ausgewählten Steuersatzes. Als Beispiel: Wenn du Waren mit 19 % Steuer kaufst und diese direkt per Girokarte (Bank) bezahlst, sieht der Buchungssatz wie folgt aus:
SKR03 | SKR04 |
| SKR03 | SKR04 |
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3200 | 5200 | Wareneingang |
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1570 | 1400 | abziehbare Vorsteuer |
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| an | 1800 | 1200 | Bank |
Hinweis:
Dieses Beispiel beläuft sich auf einen Umsatz innerhalb Deutschland. Reverse Charge und innergemeinschaftliche Lieferungen werden anders behandelt. Andere Steuersätze als 7% und 19% können in sevdesk nicht erfasst werden.
Es gibt selten Vorgänge, bei denen du nur die Vorsteuer berechnet bekommst. Zwei Beispiele dafür sind:
Du hast einen Versicherungsfall und musst bspw. an das Autohaus oder den Anwalt nur die Steuer bezahlen.
Deine Bank bucht dir die Steuer deiner Kontoführungsgebühren separat von deinem Bankkonto ab.
Wie du solche Vorgänge verbuchen kannst, zeigen wir dir in den nachstehenden Punkten.
1. Zahlung des Vorsteuerbetrages
Als Beispiel nehmen wir einen Schadensfall, den deine Versicherung übernimmt.
Da hier nur die Nettoleistung abgegolten wird, ist die darauf anfallende Steuer noch nicht beglichen worden. Das bedeutet, den für dich anfallenden Vorsteuerbetrag musst du nun noch bezahlen und an das Finanzamt abführen.
Hinweis:
Das Buchungskonto Abziehbare Vorsteuer 1570/1400 (SKR03/04) kann nicht in Belegen für Ausgaben oder Sonstige Einnahmen ausgewählt werden.
1.1. Vorsteuer in sevdesk erfassen
Unter Ausgaben erstellst du eine neue Ausgabe. Du füllst alle relevanten Informationen aus. Als Kategorie wählst du ein Aufwandskonto aus. In diesem Fall wählen wir 4900/6300 sonstige betriebliche Aufwendungen aus. Als Betrag trägst du in unserem Beispiel 2.000€ netto ein und als Steuersatz wählst du 19 % aus.
Hinweis:
Aus Vereinfachung haben wir das Buchungskonto sonstige betirebliche Aufwendungen gewählt. Du kannst auch ein anderes Aufwandskonto verwenden.
Abschließend klickst du auf Fertigstellen.
Damit nur 380€ die Vorsteuer entsprechend auf das Konto 1570/1400 (SKR03/04) verbucht werden, muss das Aufwandskonto 4900/6300 sonstige betriebliche Aufwendungen wieder ausgeglichen werden.
Dafür erstellst du eine Einnahme ebenso mit dem Buchungskonto 4900/6300 sonstige betriebliche Aufwendungen und dem Betrag über 2.000 €. Wichtig ist nun, dass der Steuersatz 0 % beträgt. Die weiteren Informationen kannst du wie folgt ausfüllen:
Belegnummer: Wir empfehlen dir, hier eine eindeutige Bezeichnung wie z.B. Korrektur Steuerzahlung Versicherungsfall oder Ähnliches zu verwenden.
Belegdatum: Trage dasselbe Datum wie bei der Ausgabe ein.
Lieferdatum: Auch hier empfehlen wir dir, dasselbe Datum wie bei der Ausgabe einzutragen.
Kunde: Als Kunde trägst du den Lieferanten ein.
Umsatzsteuer: Hier musst du 0 % auswählen.
Hinweis:
Ein Belegbild ist hier nicht notwendig.
Abschließend klickst du auf Fertigstellen.
Hinweis:
Du kannst dieses Beispiel auch auf einen anderen Sachverhalt übertragen, wenn du nur die Vorsteuer verbuchen musst.
1.2. Belege als bezahlt markieren
Auf deiner Bank hast du nun eine Zahlung über 380€ an die Werkstatt. Um diese Transaktion zu verbuchen, musst du beide Belege (Ausgabe und Einnahme) mit dieser Transaktion verknüpfen.
Du klickst auf die Transaktion und wählst beide Belege aus. Abschließend klickst du auf Transaktionen zuordnen.
Die Transaktion ist Gebucht und mit beiden Belegen verknüpft.
1.3. Auswirkung in den Auswertungen
Nachdem du die erste Buchung abgeschlossen hast, findest du den Vorsteuerbetrag in deiner Umsatzsteuervoranmeldung in der Zeile 66.
Dadurch, dass diese Buchung auf sonstige betriebliche Aufwendungen wieder ausgeglichen wurde, wirkt sich die Buchung nicht in deiner Gewinnermittlung aus.
Tipp:
Um dich zu kontrollieren, kannst du einen Blick in die SuSa beta bei dem Buchungskonto 4900/6300 sonstige betriebliche Aufwendungen werfen.
Hast du die Vorgänge korrekt erfasst, ist das Konto hinsichtlich dieser Buchungen ausgeglichen.
2. Separat ausgewiesene Vorsteuer erfassen (bspw. Kontoführungsgebühren)
Das häufigste Beispiel dafür, dass die Umsatzsteuer separat von deinem Bankkonto abgezogen wird, sind die Kontoführungsgebühren. Zum Monatsende werden die Kontoführungskosten und zusätzlich auch die dazugehörende Umsatzsteuer belastet.
Um auch die Vorsteuer korrekt zu erfassen, gehst du wie folgt vor.
Hinweis:
Das Buchungskonto Abziehbare Vorsteuer 1570/1400 (SKR03/04) kann nicht in Belegen für Ausgaben oder Sonstige Einnahmen ausgewählt werden.
2.1. Vorsteuer in sevdesk erfassen
Als Beispiel bezahlst du im Oktober 12,00€ zuzüglich 2,28€ Umsatzsteuer Kontoführungsgebühren. Anstatt zwei einzelne Ausgabebelege zu erstellen, erfasst du beide Beträge in einem.
Unter Ausgaben erstellst du eine neue Ausgabe. Du füllst alle relevanten Informationen aus. Als Kategorie wählst du 4970/6855 Kontoführung & Transaktionskosten (Nebenkosten des Geldverkehrs) aus. Als Betrag trägst du 12€ netto ein und als Steuersatz wählst du 19 % aus. Die weiteren Informationen kannst du wie folgt ausfüllen:
Belegnummer: Wir empfehlen dir, hier eine eindeutige Bezeichnung wie z.B. Kontoführungsgebühren Monat/Jahr oder Ähnliches zu verwenden.
Belegdatum: Trage den letzten Tag des Monats ein.
Lieferdatum: Auch hier empfehlen wir dir, den letzten Tag des Monats einzutragen.
Kunde: Als Kunde trägst du die Bank ein.
Umsatzsteuer: Hier musst du 19 % auswählen.
Hinweis:
Solltest du eine Rechnung dazu erhalten, verwende diese als Belegbild. Ansonsten musst du kein eigenes Belegbild erstellen oder den Kontoauszug nicht anhängen.
Abschließend klickst du auf Fertigstellen.
2.2. Beleg als bezahlt markieren
Nun hast du einen Ausgabebeleg, den du mit zwei Transaktionen verknüpfen musst.
Wenn du auf dem Beleg bist, klicke auf Als bezahlt markieren. Hier öffnet sich folgendes Fenster, in dem du beide Transaktionen auswählst.
Abschließend klickst du nochmals auf Als bezahlt markieren. Beide Transaktionen sind nun Gebucht und mit deiner Ausgabe verknüpft.
