1. Kontakte aus Lexware Office exportieren
Um deine Daten aus Lexware Office in sevdesk zu übernehmen, musst du diese zuerst aus Lexware Office exportieren.
Wechsle dazu in Lexware in den Bereich Kontakte. Dort kannst du auswählen, ob du alle Kontakte, nur Kunden oder nur Lieferanten exportieren möchtest.
Wähle hier das Dateiformat CSV aus. Dieses Format ist notwendig, damit du die Daten später in sevdesk weiterverarbeiten kannst.
Tipp:
Wir empfehlen, Kunden und Lieferanten getrennt zu exportieren, da sich so der spätere Import in sevdesk übersichtlicher gestalten lässt.
Hinweis:
Auch in diesem Hilfeartikel haben wir für das gezeigte Beispiel Kunden und Lieferanten separat exportiert, um den Importprozess möglichst nachvollziehbar darzustellen.
Speichere die exportierte CSV-Datei anschließend ab.
Du benötigst diese Datei im nächsten Schritt für den Import in sevdesk.
2. Kontakte in sevdesk importieren
Gehe nun im nächsten Schritt in deinen sevdesk Account. In der linken Navigationsleiste findest du den Bereich Kontakte. Dort befindet sich oben rechts der Button Kontakte importieren.
Sobald du darauf klickst, wirst du automatisch in die Systemeinstellungen weitergeleitet. Hier findest du die sevdesk CSV-Vorlage für den Kontaktimport.
Lade diese nun herunter.
Die CSV-Vorlage zeigt dir, in welcher Struktur und mit welchen Spaltennamen die Daten für den Import vorliegen müssen.
Hinweis:
Die aus Lexware Office exportierte CSV-Datei ist nicht direkt mit der sevdesk-Importvorlage kompatibel. Daher müssen die Daten zunächst in das Format der sevdesk-Vorlage übertragen werden, bevor du sie importieren kannst.
2.1 Lexware Office-Datei an die sevdesk Vorlage anpassen
Da wir für unseren Kontakt Import unsere Kunden, sowie Lieferanten separat importieren, sieht die folgende CSV-Datei aus Lexware nun wie folgt aus.
Kunden
Lieferanten
Öffne im nächsten Schritt nun die jeweilige CSV-Datei aus Lexware und die sevdesk Vorlage nebeneinander. Nun überträgst du die Inhalte Spalte für Spalte in die Importvorlage von sevdesk.
Kunden
Lieferanten
Hinweis:
Wenn du unter einem Firmenkunden (in sevdesk Vorlage: Organisation) einen Ansprechpartner hinterlegt hast, so muss dieser Kontakt unter der gleichen Kundennummer nochmals angelegt werden.
Wie das in der Vorlage aussehen muss siehst du hier:
Achte beim Übertragen der Daten auf folgende Punkte:
In der Spalte Kategorie gibst du an, ob es sich um einen Kunden oder einen Lieferanten handelt.
Das Land muss in der sevdesk Vorlage vollständig ausgeschrieben sein
Umlaute Äa, Öö, Üü und das -ß- müssen ausgeschrieben werden
Nachdem du alle Daten übertragen hast, speichere die angepasste CSV-Datei ab.
Unterschiede zwischen Lexware Office-Export und sevdesk Vorlage
Beim Übertragen der Daten gibt es einige Unterschiede zwischen dem Aufbau der Lexware-CSV Datei und der sevdesk Vorlage. Die folgende Übersicht hilft dir dabei, die Felder richtig zuzuordnen.
Lexware Office | sevdesk |
Kundennummer/ Lieferantennummer | beides wird unter Kundennummer importiert, es muss in der sevdesk Vorlage unter der Kategorie angegeben werden ob es sich um einen Kunden oder Lieferanten handelt |
Firmenname | Organisation |
Ansprechpartner bei Firma | muss als separate Zeile unter gleicher Kundennummer wie Organisation angelegt werden |
Kontakt | werden nur unter Nachname und Vorname hinterlegt |
Land (wird mit zB. DE) abgekürzt | das Land muss vollständig ausgeschrieben werden ( DE → Deutschland) |
Umlaute Ää, Öö, Üü, -ß- | müssen ausgeschrieben werden |
3. Import der CSV-Datei in sevdesk
Wechsle nun wieder in deinen sevdesk Account und öffne im Bereich Kontakte erneut den Menüpunkt Kontakte Importieren.
Lade hier nun deine angepasste CSV-Datei hoch.
Bevor der eigentliche Import startet, zeigt dir sevdesk eine Vorschau deiner Daten an. So kannst du noch einmal überprüfen, ob alle Informationen richtig zugeordnet wurden. Wenn alles korrekt ist, bestätige den Import.
Nach erfolgreichem Import findest du deine übertragenen Kontakte nun nach Kunden und Lieferanten kategorisiert in sevdesk.
3.1 Kontakte nach dem Import bearbeiten
Solltest du feststellen, dass beim Import ein Fehler aufgetreten ist, kannst du den letzten Import jederzeit rückgängig machen. So lassen sich fehlerhafte Datenimporte einfach korrigieren, ohne dass du deine gesamte Kontaktliste manuell bereinigen musst.
Ebenso kannst du nach dem Import deiner Kontakte jederzeit Änderungen vornehmen. du kannst beispielsweise zusätzliche Informationen ergänzen, bestehende Daten anpassen oder neue Kontakte direkt in sevdesk anlegen.
Wenn du wissen möchtest, wie du manuell neue Kontakte in sevdesk erstellst, schaue dir dazu gerne unseren Hilfeartikel an.