Allgemeines
Tipp:
Grundsätzlich empfehlen wir, beim Wechsel zu sevdesk einen klaren Schnitt zu machen – beispielsweise zum Beginn eines neuen Monats, Quartals oder Geschäftsjahres. So startest du sauber mit sevdesk, während dein Steuerberater die bisherigen Daten aus Lexware Office abschließen und archivieren kann.
Wenn du jedoch bestimmte Zeiträume aus Lexware Office weiterhin in sevdesk nutzen möchtest, kannst du diese exportieren und anschließend manuell importieren. Damit lassen sich vor allem laufende Geschäftsvorfälle oder noch offene Rechnungen problemlos weiterbearbeiten.
1. Belege aus Lexware Office exportieren
In Lexware Office kannst du Einnahmen und Einnahmenminderungen (Rechnungskorrekturen und Gutschriften) sowie Ausgaben und Ausgabenminderungen (Gutschriften von Lieferanten) exportieren.
Hinweis:
Dokumentenarten wie Angebote, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine lassen sich nicht in sevdesk importieren. Diese Dokumente sind nicht buchungs- oder steuerrelevant und haben daher keinen Einfluss auf deine Buchhaltung oder deinen Jahresabschluss. Daher besteht auch keine Pflicht, sie bei einem Systemumzug zu übernehmen.
Um deine Belege zu exportieren, öffne in Lexware Office den Bereich Belege. Über die Export Funktion kannst du die gewünschten Belege für einen bestimmten Zeitraum exportieren.
Im Exportfenster bietet Lexware Office verschiedene Exportmöglichkeiten an.
Wähle zunächst den Zeitraum aus, und klicke anschließend auf Weitere Exporte → Belege (alle Belege zum Archivieren im PDF- oder Originalformat).
Starte danach den Export über Export starten.
Sobald der Export abgeschlossen ist, steht dir die Datei zum Download zur Verfügung.
In der Export-Datei erkennst du bereits am Titel, um welche Belegart es sich handelt – beispielsweise Einnahme oder Ausgabe.
Speichere die Exportdatei nun einmal ab.
2. Belege in sevdesk importieren und buchen
Öffne nun deinen sevdesk Account und wechsle in den Bereich Belege.
In sevdesk unterscheidet sich die Belegstruktur leicht von der in Lexware Office.
Eingangsbelege werden in sevdesk als Ausgaben, Ausgangsbelege als Einnahmen bezeichnet.
Lexware Office Eingangsbeleg -> sevdesk Ausgabe
Lexware Office Ausgangsbeleg -> sevdesk Einnahme
2.1 Beleg in sevdesk erfassen
Um nun als Beispiel eine Ausgabe innerhalb von sevdesk zu erfassen, klicke auf Ausgabe erfassen.
Lade hier nun die Datei aus dem Lexware Belegexport hoch.
Nach dem Upload liest die automatische Belegerkennung von sevdesk die wichtigsten Informationen aus – beispielsweise Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferant.
Alle Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder und müssen für eine korrekte Buchung ausgefüllt sein. Sollten einzelne Felder nicht automatisch erkannt werden, kannst du sie manuell ergänzen. Je häufiger du Belege importierst, desto besser lernt die Belegerkennung dazu und erkennt wiederkehrende Muster automatisch.
2.1.1 Buchungskonto zuordnen
Innerhalb der Erfassungsmaske musst du dem Beleg auch ein passendes Buchungskonto zuweisen. Diese Buchungskonten findest du unter dem Feld Kategorie. Wenn die Belegerkennung das passende Konto nicht automatisch erkennt, kannst du über die Erweiterte Suche gezielt nach einem Buchungskonto suchen.
Um dir die Orientierung zu erleichtern, sind die häufigsten Buchungskonten bereits in Unterkategorien gegliedert und mit einer kurzen Erklärung versehen.
Wenn du das passende Konto bereits kennst, kannst du es auch direkt über die Kontonummer oder den Namen suchen.
Sobald du das richtige Konto ausgewählt hast, klicke auf Übernehmen und anschließend auf Fertigstellen, um den Beleg zu buchen.
Tipp:
Zusätzlich kannst du auch weitere Buchungskonten unter den Einstellungen -> Buchhaltung hinzufügen und nutzen. Weitere Infos hierzu findest du in diesem Hilfeartikel.
3. Belegübersicht
Dein Beleg erscheint dir nun in der Belegübersicht.
Innerhalb der Belegübersicht kannst du dann auch nochmals expliziter filtern, sowie den Bezahlstatus deiner Belege einsehen.
Du kannst deine Belege zudem jederzeit bearbeiten, sofern diese nicht festgeschrieben sind. Wie die Festschreibung innerhalb von sevdesk funktioniert, kannst du dir in diesem Hilfeartikel anschauen.