Allgemeines
Tipp:
Grundsätzlich empfehlen wir, beim Wechsel zu sevdesk einen klaren Schnitt zu machen – beispielsweise zum Beginn eines neuen Monats, Quartals oder Geschäftsjahres. So startest du sauber mit sevdesk, während dein Steuerberater die bisherigen Daten aus Accountable abschließen und archivieren kann.
Wenn du jedoch bestimmte Zeiträume aus Accountable weiterhin in sevdesk nutzen und Belege einsehen möchtest, kannst du diese aus Accountable exportieren und anschließend manuell in sevdesk importieren und buchen. Damit lassen sich vor allem laufende Geschäftsvorfälle oder noch offene Rechnungen weiterbearbeiten.
1. Belege aus Accountable exportieren
Um deine Belege aus Accountable zu exportieren, wechselst du zunächst in den Bereich Mehr und rufst dort die Exportfunktion auf. Für den Export deiner Ausgaben und Einnahmen wählst du den PDF-Export aus.
Accountable erstellt daraufhin automatisch eine ZIP-Datei, die du herunterladen kannst. Innerhalb der ZIP-Datei öffnest du den Ordner mit dem Namen PDF, der wiederum zwei weitere Ordner enthält. Einmal für deine Einkäufe (Rechnungen deiner Lieferanten) und einmal deiner Umsätze (Rechnungen an deine Kunden).
2. Belege in sevdesk importieren und buchen
Öffne nun deinen sevdesk Account und wechsle in den Bereich Belege.
Über den Button Ausgabe erfassen oben rechts kommst du anschließend auf die Belegerfassungsmaske. Innerhalb von sevdesk wird ebenfalls wie in Accountable zwischen Einnahmen, sowie Ausgaben unterschieden.
2.1 Beleg in sevdesk erfassen
Um nun als Beispiel eine Ausgabe innerhalb von sevdesk zu erfassen, klicke auf Ausgabe erfassen.
Lade nun den Beleg aus deinem PDF Einkäufe Export hoch.
Direkt nach dem Upload beginnt die automatische Belegerkennung. Sie liest die wichtigsten Felder aus der Belegdatei aus und trägt sie in die Erfassungsmaske ein.
Pflichtfelder sind in der Maske mit einem *Sternchen gekennzeichnet und müssen für eine korrekte Buchung ausgefüllt werden. Sollte die automatische Erkennung einzelne Informationen nicht erkennen, kannst du diese manuell nachtragen. Je häufiger du Belege importierst, desto besser lernt die Belegerkennung dazu und erkennt wiederkehrende Muster automatisch.
2.1.1 Buchungskonto zuordnen
Innerhalb der Erfassungsmaske musst du dem Beleg auch ein passendes Buchungskonto zuweisen. Diese Buchungskonten findest du unter dem Feld Kategorie. Wenn die Belegerkennung das passende Konto nicht automatisch erkennt, kannst du über die Erweiterte Suche gezielt nach einem Buchungskonto suchen.
Um dir die Orientierung zu erleichtern, sind die häufigsten Buchungskonten bereits in Unterkategorien gegliedert und mit einer kurzen Erklärung versehen.
Wenn du das passende Konto für deine Ausgabe bereits kennst, kannst du es auch direkt über die Kontonummer oder den Namen in der Suchleiste eingeben.
Tipp:
Zusätzlich kannst du auch weitere Buchungskonten unter den Einstellungen -> Buchhaltung hinzufügen und nutzen. Weitere Infos findest du in diesem Artikel: Verfügbare Buchungskonten.
Sobald du da richtige Konto ausgewählt hast, klicke auf Weiter/Übernehmen und anschließend auf Fertigstellen, um den Beleg zu buchen.
Hinweis:
In diesem Beispiel haben wir ein Wirtschaftsgut erfasst. Bevor der Beleg fertiggestellt werden kann, muss das Wirtschaftsgut noch zugeordnet werden. Infos dazu findest du in diesem Hilfeartikel.
3. Belegübersicht
Sobald der Beleg gebucht wurde, erscheint er in deiner Belegübersicht. Dort kannst du deine erfassten Belege nach verschiedenen Kriterien filtern oder dir den aktuellen Zahlungsstatus anzeigen lassen.
3.1 Belege bearbeiten
Du kannst jeden Beleg, der noch nicht festgeschrieben wurde, jederzeit erneut öffnen, bearbeiten und erneut fertigstellen. Auch der Zahlungsstatus lässt sich nachträglich anpassen. Erst wenn ein Beleg festgeschrieben ist, ist er aus buchhalterischen Gründen nicht mehr bearbeitbar. Wie die Festschreibung funktioniert und welche Auswirkungen sie hat, erfährst du im entsprechenden Hilfeartikel.