Mit der ADDISON SMART Connect Integration können Sie einfach und komfortabel die sevdesk Daten Ihres Mandanten abrufen und automatisiert – inklusive Belegbild – an die Kanzlei übertragen lassen. Was Sie und Ihr Mandant für die Ersteinrichtung eines bereits bestehenden sevdesk Accounts tun müssen, erklären wir Ihnen nachfolgend in kurzen Schritten.
Hinweise
Diese Anleitung beschreibt ausschließlich die nachträgliche Verknüpfung eines bereits bestehenden sevdesk Mandantenaccounts (Mandant ist schon sevdesk Kunde).
Ist Ihr Mandant noch kein sevdesk Kunde, folgen Sie bitte den Schritten aus dem Artikel “Einrichtung eines neuen sevdesk Mandantenaccounts via ADDISON SMART Connect Schnittstelle”.
Voraussetzung für die Einrichtung ist die Freischaltung der ADDISON SMART Connect Integration (Schritt 1.). Sofern die Freischaltung bereits erfolgt ist, können Sie den ersten Schritt überspringen.
1. Für Steuerberater: Freischaltung ADDISON SMART Connect
Öffnen Sie zunächst den Konfigurator über den Reiter Online → Status ADDISON OneClick → Freischalten von ADDISON OneClick Anwendungen.
Wählen Sie anschließend den zu konfigurierenden Mandanten aus, indem Sie auf das Zahnrad klicken.
Hinweis: Sofern es sich um ein neues Mandat handelt, muss der Einrichtungsprozess unter „Noch nicht konfigurierte Mandanten“ gestartet werden. Wählen Sie hier zuvor bitte zusätzlich eine Branche aus.
Im darauffolgenden Schritt klicken Sie auf den Punkt „Belegmanagement“. Für Detailinformationen zur SMART Connect Integration klicken Sie auf den oberen Bereich der Kachel.
Aktivieren Sie anschließend die Anwendung "SMART Connect Integration“ für den Mandanten, indem Sie auf die Schaltfläche „Aktivieren“ klicken und wechseln Sie anschließend in den Prozessschritt “Übersicht”.
Sie sehen nun die Kostenübersicht und bestätigen Sie Ihre Auswahl durch Klick auf den Button „Anwenden“.
Die ADDISON SMART Connect Integration steht Ihrem Mandanten nun zur Verfügung und kann Ihnen Daten aus seiner Branchenlösung zur Verfügung stellen.
2. Für Mandanten: sevdesk Verknüpfung mit ADDISON OneClick
Zunächst loggt sich Ihr Mandant in seinen bestehenden sevdesk Account ein. Unter dem Menüpunkt "Erweiterungen", "Integrationen" findet Ihr Mandant den API-Token im oberen Bereich. Ihr Mandant wird zur Eingabe des Passworts aufgefordert, bevor der API-Token angezeigt wird.
Hinweis:
Das Abrufen des API-Tokens ist nur für Ihren Mandanten möglich.
Wenn Sie sich über das sevdesk Steuerberaterportal auf den Account Ihres Mandanten aufschalten, haben Sie auf die entsprechenden Menüpunkte keinen Zugriff. Bitten Sie Ihren Mandanten, die entsprechenden Schritte durchzuführen oder loggen Sie sich mit dem Mandanten gemeinsam in seinen Account ein.
Der sogenannte API-Key wird nun eingeblendet und muss durch Ihren Mandanten in die Zwischenablage kopiert werden (z.B. mit STRG+C oder Command+C).
Im nächsten Schritt wechselt Ihr Mandant in das ADDISON OneClick-Portal und öffnet ADDISON SMART Connect mit Klick auf die entsprechende Kachel.
Hinweis: Sollte die Kachel an dieser Stelle nicht erscheinen oder beim Anklicken eine Fehlermeldung erscheinen, wurde Schritt 1 nicht erfolgreich durchgeführt.
Anschließend klickt Ihr Mandant im Seitenbereich auf den Menüpunkt "Firmeneinstellungen", wechselt auf den Reiter „Externe Datenquellen“ und klickt anschließend auf den Button „Hinzufügen“.
In der darauffolgenden Ansicht wählt Ihr Mandant die Datenquelle „sevdesk“ und kopiert den API-Key aus der Zwischenablage in das Feld „Zugangscode/ API-Key“ (z.B. mit STRG+V oder Rechtsklick+Einfügen).
Das Abrufintervall auf Monatsbasis ist vorausgefüllt. Sollten Sie ein anderes Abrufintervall oder gar keinen automatischen Datenabruf wünschen, muss Ihr Mandant ein anderes Abrufintervall auswählen oder den Haken bei “Automatischer Abruf externer Datenquellen” löschen.
Das Abruf ab-Datum ist immer mit dem ersten des aktuellen Kalendermonats vorausgefüllt. Geben Sie Ihrem Mandanten ggf. ein Anweisung, zu welchem Datum der Abruf der Daten erfolgen soll.
Im nächsten Feld muss Ihr Mandant auswählen, aus welchem sevdesk Feld die Personenkontonummer übernommen werden soll.
Wir empfehlen an dieser Stelle grundsätzlich die Auswahl “Debitor-/Kreditornummer”.
Begründung: Wie Sie dem nachfolgenden Screenshot entnehmen können, besteht in sevdesk die Möglichkeit, z.B. eine von der Kundennummer abweichende Debitorennummer festzulegen. Bei sämtlichen Buchungsvorschlägen berücksichtigt sevdesk ausschließlich die Debitoren- anstelle der Kundennummer.
Im letzten Schritt entscheidet Ihr Mandant noch über die Option, was bei Nummerngleichheit passieren soll, also dann, wenn eine zu übernehmende Personenkontonummer in SMART Connect bereits vorhanden ist.
Soll eine neue Kontonummer vergeben werden, wird dafür die erste freie Nummer im entsprechenden Personenkontenbereich herangezogen.
Soll die Kontonummer trotzdem verwendet werden, da die Konten identisch sind, dann wird die Kontonummer aus sevdesk mit dem bereits vorhandenen Personenkonto in SMART Connect verbunden.
Bitte beachten Sie:
Die Einstellungen zur Übernahme der Personenkontonummer können nur an dieser Stelle vorgenommen und nachträglich nicht geändert werden.
Bitte besprechen Sie demnach vor dem finalen Speichern mit Ihrem Mandanten, welche Einstellungen er vornehmen soll.
Zuletzt bestätigt Ihr Mandant die Eingabe mit dem Klick auf „Speichern“.
Nach der Einrichtung wird die Datenquelle in der Übersicht angezeigt.
Ihr Mandant wechselt abschließend in das Register „Firmeneinstellungen“ und bestätigt seine Auswahl mit Klick auf „Speichern“.
Der Haken bei „Übertragungsbereite Belege an die Finanzbuchhaltung senden“ ist automatisiert gesetzt, sodass die von sevdesk abgerufenen Belege direkt an Sie übermittelt werden. Sollten dies nicht gewünscht sein, muss der Haken vor dem Speichern entfernt werden.
Wichtige Hinweise vor der ersten Übernahme
Beim Abruf werden alle abgerufenen Rechnungen und Belege in sevdesk festgeschrieben, sodass eine nachträgliche Änderung dieser Rechnungen bzw. Belege nicht mehr möglich ist.
Rechnungen oder Belege mit dem Status "Entwurf" werden nicht abgerufen.