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Allgemein
Sofern du der Regelbesteuerung unterliegst und kein Kleinunternehmer mehr bist, ist die Umsatzsteuervoranmeldung für dich so etwas wie eine unterjährige Zwischenabrechnung der Umsatzsteuer und Vorsteuer an das Finanzamt.
Du meldest damit regelmäßig, meist monatlich oder vierteljährlich, deine Steuerzahllast oder Steuererstattung.
Dabei geht es im Kern um zwei Dinge:
Auf deinen Ausgangsrechnungen an Kunden berechnest du Umsatzsteuer. Diese Umsatzsteuer musst du grundsätzlich an das Finanzamt abführen.
Auf deinen Eingangsrechnungen von Lieferanten zahlst du Vorsteuer. Diese nennt man Vorsteuer, und die darfst du von der Umsatzsteuer abziehen, die du an das Finanzamt zahlen musst.
Vereinfacht rechnest du in der Umsatzsteuervoranmeldung also:
Umsatzsteuer aus deinen Einnahmen |
- Vorsteuer aus deinen Ausgaben |
= Betrag, den du an das Finanzamt zahlen musst oder erstattet bekommst |
Unterjährig meldest du also deine Umsatzsteuervoranmeldungen - am Ende deines Geschäftsjahres bist du dann dazu verpflichtet, eine Umsatzsteuerjahreserklärung zu erstellen und an das Finanzamt zu melden. Wenn du keine Korrekturen vornehmen musst oder bereits Korrekturmeldungen unterjährig vorgenommen hast, ist die Jahreserklärung nichts anderes als deine Voranmeldungen zusammenaddiert.
Natürlich kannst du in dieser Umsatzsteuerjahreserklärung immer noch Korrekturen vornehmen, daher darf sie auch, wenn du die Voranmeldungen zusammenaddierst, abweichen.
Wie oft muss ich denn die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben und bis wann?
Wie häufig du deine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt melden musst, kommt darauf an, wie hoch deine Steuerzahllast im Vorjahr war:
Häufigkeit | vorjährige Steuerzahllast |
monatlich | mehr als 9.000 € Steuerzahllast |
vierteljährlich | zwischen 2.000 € und 9.000 € Steuerzahllast |
jährlich* | weniger als 2.000 € Steuerzahllast |
gültig ab 2025
*Eine jährliche Umsatzsteuervoranmeldung gibt es nicht, hier wird die Voranmeldung durch die Umsatzsteuerjahreserklärung ersetzt.
Hinweis:
Wenn du im Vorjahr Kleinunternehmer warst, kannst du im ersten Jahr deine UStVA vierteljährlich abgeben.
Im Regelfall gibst du deine Meldung bis zum 10. Tag des Folgemonats an das Finanzamt ab. Wenn du quartalsweise abgibst, ist es natürlich der 10. Tag des Folgemonats nach Ende des Quartals.
Tipp:
Du gibst deine UStVA monatlich ab und die Zeit bis zum 10. des Folgemonats ist immer zu knapp? Dann kannst du beim Finanzamt einen Antrag auf Dauerfristverlängerung stellen. Wie du diesen Fall in sevdesk abbilden kannst, findest du hier.
Wieso werden auch Umsätze gewertet, bei denen ich keine Umsatzsteuer zahle oder Vorsteuer zurückbekomme?
Das hat den Grund, dass das Finanzamt ein vollständiges Bild deiner Umsätze haben möchte. In der Umsatzsteuervoranmeldung geht es nicht nur darum, ob du am Ende etwas ans Finanzamt zahlen musst oder Geld zurückbekommst, sondern darum, alle meldepflichtigen umsatzsteuerlichen Vorgänge an das Finanzamt zu übermitteln. Dazu gehören auch Reverse-Charge-Umsätze, innergemeinschaftliche Lieferungen/Erwerbe und bestimmte umsatzsteuerfreie Einnahmen.
Wann ist überhaupt die Umsatz- oder Vorsteuer fällig?
Die Versteuerungsart regelt, zu welchem Zeitpunkt die Umsatzsteuer deiner Einnahmen zur Zahlung fällig ist oder du dir die Vorsteuer deiner Ausgaben zurückholen darfst.
Es wird zwischen Soll- und Ist-Versteuerung unterschieden:
Soll-Versteuerung
Bei der Soll-Versteuerung werden die Steuerbeträge, egal ob Einnahmen oder Ausgaben, nach dem Leistungs- bzw. Lieferdatum gewertet. Wenn du einen Leistungszeitraum angegeben hast, fließt der Steuerbetrag zum letzten Tag des Zeitraumes in die UStVA ein.
Ist-Versteuerung
Hingegen sind bei der Ist-Versteuerung deine Steuerbeträge bei deinen Einnahmen erst bei der Zahlung deines Kunden fällig. Das hat den Vorteil, dass du das Geld nicht vorstrecken musst, falls dein Kunde noch nicht bezahlt hat. Bei deinen Ausgaben gilt die gleiche Regelung wie bei der Soll-Versteuerung - die Vorsteuer wird nach dem Leistungs- bzw. Lieferdatum gewertet. Wenn du einen Leistungszeitraum angegeben hast, fließt der Steuerbetrag zum letzten Tag des Zeitraumes in die UStVA ein.
Hinweis:
Die Ist-Versteuerung musst du bei deinem Finanzamt beantragen. Ansonsten unterliegst du automatisch der Soll-Versteuerung.
Tipp:
Diese Einstellung zur Besteuerungsart findest du in sevdesk unter Unternehmen, Buchhaltung & Steuer.
Weitere allgemeine Informationen rund um die Umsatzsteuervoranmeldung oder Umsatzsteuerjahreserklärung kannst du in den folgenden Ratgeberbeiträgen lesen:
1. Umsatzsteuervoranmeldung in sevdesk ermitteln
Gehe im Hauptmenü zu Steuern und dann UStVA.
Wähle den Button UStVa erstellen. Es öffnet sich eine Erfassungsmaske.
Du kannst einen Testlauf sowie jederzeit eine Korrektur an das Finanzamt senden.
Die Umsatzsteuervoranmeldung kann jederzeit korrigiert werden, solange dem Finanzamt noch keine jährliche Umsatzsteuererklärung vorliegt.
Hinweis:
Bitte achte darauf, dass deine Steuernummer das richtige Format nach dem Standardschema für dein Bundesland hat, denn sonst funktioniert die elektronische Übermittlung nicht. Nachfolgend kannst du das Schema aus dem Schaubild entnehmen.
Standardschema der Steuernummern im jeweiligen Bundesland
Quelle: Wikipedia
1.1 Zahlung an das Finanzamt
Nach dem Versand der Umsatzsteuervoranmeldung muss der fällige Betrag ohne gesonderte Aufforderung an das Finanzamt bezahlt werden.
Wenn du die Zahlung nicht manuell vornehmen möchtest, hast du auch die Möglichkeit, beim Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat zu hinterlegen. Das Finanzamt zieht den fälligen Betrag dann automatisch vom Bankkonto ein.
2. Auswertung ansehen
Gehe im Hauptmenü zu Steuern und wähle UStVA.
Die Übersicht ist folgendermaßen aufgebaut:
Zeitraum lässt sich auf Monatlich oder Vierteljährlich einstellen und wähle das entsprechende Jahr aus. (A)
Erstelle dir eine Erinnerung der Umsatzsteuervoranmeldung per Mail. Überprüfe deine versendeten Protokolle und lade sie dir als PDF herunter. Melde deine Umsatzsteuervoranmeldung über UStVA erstellen. (B)
Wähle den entsprechenden Monat oder das entsprechende Quartal aus. (C)
Die Positionssummen lassen sich über das Symbol ⟩ erweitern. (D)
