Die Gestaltung deiner Dokumente, wie Rechnungen, Angebote usw. ist ein wichtiger Teil deines Unternehmensauftritts. In sevdesk kannst du dafür sowohl Briefpapier als auch ein individuelles Layout hinterlegen. Beide Elemente erfüllen verschiedene Aufgaben und ergänzen sich hierbei. Das Briefpapier bildet den optischen Hintergrund, während das Layout sämtliche variablen Daten wie Rechnungsnummer, Datum oder Artikelpositionen steuert.

Das Briefpapier ist der visuelle Hintergrund deiner Dokumente. Es eignet sich dann, wenn du dein Firmenlogo an einer anderen bestimmten Stelle platzieren, zusätzliche Grafiken integrieren oder erweiterte Unternehmensdaten, wie z. B. mehrere Bankverbindungen darstellen möchtest.

Du kannst dein Briefpapier in einem Textverarbeitungs- oder Grafikprogramm, wie beispielsweise Word, gestalten. Platziere darin alle gewünschten Inhalte wie Logo, Farben, etc. auf einem leeren DIN A4-Dokument und speichere dies anschließend als PDF. Wie du dein Briefpapier in sevdesk hochladen kannst, erklären wir dir in unseren Hilfeartikeln Eigenes Briefpapier hinterlegen

Das Layout in sevdesk bestimmt die Anordnung und Abbildung der Informationen, wie das Datum, die Rechnungsnummer, Positionen aber auch die Schriftart und zieht sämtliche Informationen aus den Unternehmensdaten, sowie aus dem jeweiligen Dokument. Änderungen, welche du in den Einstellungen speicherst, werden direkt in allen Dokumenten übernommen, die sich noch im Entwurfsmodus befinden.

Die Anpassung des Layouts hat auf das Briefpapier keine Auswirkungen.

Wie du siehst, werden die Angaben aus den Unternehmensdaten in die Fußzeile des Dokuments eingefügt. Sobald du Daten in den Einstellungen bearbeitest und speicherst, werden diese Änderungen automatisch für alle Dokumente übernommen, die sich im Entwurfsmodus befinden.

sevdesk stellt dir elf verschiedene Layouts zur Verfügung. Darunter sind sechs Premium-Layouts, die du optional freischalten kannst. Für diese Premium-Layouts werden monatlich 3,90 € zzgl. MwSt. berechnet. Außerdem gibt es die Möglichkeit, ein eigenes Layout zu hinterlegen. Hierfür bieten wir eine professionelle Anpassung des Layouts durch unser Team an. Über folgenden Link kannst du eine unverbindliche Anfrage versenden: sevdesk Layoutanfrage

Wenn du ein neues Dokument erstellst, kannst du in der Dokumentenvorschau auswählen, welches Briefpapier verwendet werden soll.

Das Dokument wird ohne Hintergrund erstellt und dein Layout wird einfach auf weißem Hintergrund dargestellt. Diese Option eignet sich, wenn du mit vorgedrucktem Papier arbeitest oder bewusst auf Hintergrundgrafiken verzichten möchtest.

In diesem Fall wird das Logo aus deinen Unternehmenseinstellungen oben rechts auf das Dokument gesetzt. Liegt kein Logo vor, erscheint automatisch dein Firmenname.

Sobald du ein eigenes PDF-Briefpapier in deinem Account hinterlegt hast, kannst du es direkt in der Dokumentenvorschau auswählen. Klicke hierfür auf den gespeicherten Namen deines Briefpapiers.

Unter Einstellungen → Briefpapier → Druckoptionen kannst du allgemeine Druckeinstellungen selbst anpassen. Hier lassen sich zum Beispiel die Fußzeile ein- oder ausblenden. Wenn bestimmte Bereiche nicht auf jeder Seite erscheinen sollen, sind diese Optionen besonders hilfreich. Mehr Informationen findest du hier: Einstellungen Druckoptionen.

Du kannst ebenso bei der Vorschau deiner Dokumentenerstellung flexibel Änderungen innerhalb des Dokuments vornehmen. Du kannst die Größe deines hinterlegten Firmenlogos, sowie auch dein Layout und weitere Einstellungen der Druckoptionen anpassen.

Um dein Dokument noch persönlicher zu gestalten, kannst du im Layoutbereich aus einer vordefinierten Farbpalette wählen. Sobald du eine Farbe auswählst, übernimmt sevdesk diese automatisch für verschiedene Elemente deines Layouts, beispielsweise Überschriften, Akzentlinien oder Hervorhebungen.

In den Kopf- und Fußtexten deiner Dokumente kannst du individuelle Inhalte ergänzen. Der Kopftext erscheint über der Positionstabelle, der Fußtext darunter. Hier hast du viel gestalterischen Spielraum: Tabellen, Links, Trennlinien oder nummerierte Listen können hier eingefügt werden.

Durch Platzhalter lässt sich der Text zusätzlich dynamisieren. So können z. B. Kundennummer, Adresse, Angebotsdatum oder Zahlungsinformationen automatisch übernommen werden.

Wenn du regelmäßig ähnliche Nachrichten einfügst, lohnt sich das Erstellen von Textvorlagen. Diese kannst du als Standard festlegen, damit sie automatisch in neue Dokumente eingefügt werden. Wie du Textvorlagen erstellst und verwendest, findest du hier: Textvorlagen / Signatur erstellen / verwalten.

In der Positionsbeschreibung kannst du den Stil des Inhalts anpassen. Hierzu sind HTML-Befehle notwendig. Die Wörter werden hierfür durch <span style=””> und </span> umklammert. In das „style=’’ “ wird anschließend vermerkt, wie der Text aussehen soll. Für die Darstellung als fett, kursiv oder unterstrichen verwendest du folgende Befehle:

Die Auflistung innerhalb einer Position ist ebenfalls mit HTML möglich. Füge dafür den folgenden Code ein und ersetze anschließend die Platzhalter mit deinen individuellen Texten:​​

<ul>
<li>Text 1</li>
<li>Text 2</li>
<li>Text 3</li>
</ul>

Weitere Möglichkeiten zur Anpassung findest du im Hilfeartikel, Auflistung und Aufzählungen innerhalb der Positionsbeschreibung.

In diesem Videotutorial zeigen wir dir, wie du dein Rechnungsdesign in sevdesk anpassen kannst. Im Video findest du zusätzlich weitere Gestaltungsmöglichkeiten und Tipps. So bekommst du einen umfassenden Überblick, wie du deine Rechnung in sevdesk individuell personalisieren kannst.