1. Rechnungsübersicht
Im Menüpunkt Rechnungen findest du eine Übersicht aller geschriebenen Rechnungen. In den jeweiligen Reitern kannst du zwischen den verschiedenen Status wechseln, um dir beispielsweise nur die fälligen Rechnungen anzeigen zu lassen.
Direkt darunter befindet sich die Suche. Über die Suche kannst du die Rechnungsliste nach folgenden Elemente durchsuchen:
Kontakte
Tags
Artikel
Positionsbetrag
Rechnungsbetrag
Rechnungsnummer
Rechnungssumme
Rechnungsdatum
Neben der Suchleiste befindet sich der Button Filter. Mit dem Filter kannst du die Sortierung der Liste verändern. Zudem kannst du die Liste nach folgenden Kriterien durchsuchen:
Sortierung (Rechnungsnummer, Kunde, Datum, Betrag Netto, Betrag Brutto, offener Betrag Brutto)
Textsuche
Betrag Netto (Mindestbetrag bis Höchstbetrag)
Startdatum
Enddatum
Zahlungsart (Beachte! Du musst die Zahlungsart im Vorfeld in der Web-App hinterlegen. Diese Funktion wird für die iOS-App noch ausgebaut.)
Tags (Beachte! Die Suche nach Tags funktioniert nur, wenn du vorab Tags festgelegt und für Rechnungen verwendet hast.)
In der Rechnungsliste werden alle Rechnungen mit Kunde, Rechnungsnummer, Preis, Datum und Status angezeigt.
Der Status ist in folgende Bereiche und Farben unterteilt:
Entwurf = Schwarz
Offen = Gelb
Fällig = Rot
Teilbezahlt = Gelb
Bezahlt = Grün
Wenn du die jeweilige Rechnung nach links wischst, öffnen sich verschiedene Möglichkeiten zur weiteren Bearbeitung der Rechnung.
2. Rechnung erzeugen
Über + Rechnung hinzufügen kannst du eine neue Rechnung erstellen.
Nach dem Klick öffnet sich die Rechnungserfassung. Hier kannst du über + Kontakt auswählen, den jeweiligen Kontakt einfügen.
In den Details werden die Daten zum Rechnungsobjekt automatisch gefüllt. Du kannst die Daten bei Bedarf anpassen.
Der Kopf- bzw. Fußtext wird jeweils automatisch mit einer Textvorlage gefüllt. Die Textvorlagen kannst du in der Web-App unter Einstellungen → Textvorlagen anpassen.
Füge die Produkte über + Positionen hinzu. (A)
Nach der Auswahl öffnet sich das Fenster, in dem du bestehende Produkte auswählen bzw. suchen kannst. (B) Falls kein Produkt hinterlegt ist, hast du zwei Möglichkeiten Produkte in der Rechnung einzufügen:
Erstelle einen temporären Artikel, der nur für diese Rechnung gespeichert wird. (B + C)
Erstelle oben rechts über das + Symbol neue Produkte mit allen Einstellungsmöglichkeiten. (B + D)
Über Hinzufügen wird das Produkt eingefügt und die Zusammenfassung angezeigt.
Vor der Fertigstellung wird dir die Zusammenfassung angezeigt. Auch hier kannst du einen prozentualen Rabatt oder Wertrabatt hinterlegen. In der Übersicht werden der Netto- und Bruttobetrag aufgegliedert.
3. Weitere Optionen
Im Bereich Weiteres unter Weitere Rechnungsdaten stehen folgende Einstellungen zur Verfügung:
Umsatzsteuerregelung (Über das + Zeichen legst du eine neue Umsatzsteuerregelung an. Beim Anlegen einer Umsatzsteuerregelung wirst du darüber informiert, dass dies immer mit Absprache deines Steuerberaters erfolgen soll.)
Kostenstelle (Die entsprechende Kostenstellen kannst du in der WebApp erstellen. Siehe Kostenstellen anlegen.)
Währung
Zahlungsmethode (Weitere Zahlungsmethoden kannst du in der WebApp erstellen. Siehe Zahlungsmethoden anlegen.)
Interne Kontaktperson
Skonto
Nach der Fertigstellung wird dir die Vorschau der Rechnung angezeigt. Durch das Verschieben oder das Klicken des grauen Balkens kannst du Vorlagen, Briefpapier, Sprache und Optionen anpassen.
Klicke auf den Button als E-Mail versenden, um die Rechnung zu verschicken. Die Kopf- bzw. Fußdaten werden mit einer vordefinierten Konserve befüllt, die im Webbrowser unter Textvorlagen geändert werden können.
Klicke links neben Als E-Mail versenden auf die Pünktchen und dir stehen folgenden Möglichkeiten zur Bearbeitung zur Verfügung:
als Entwurf speichern
Fertigstellen und speichern
Herunterladen
Drucken
Per Post versenden
4. Detailansicht Rechnung
In der Detailansicht erhältst du eine Übersicht aller im Objekt vorhandenen Daten. Klicke auf das Bild, um das Rechnungsdokument zu betrachten. Die Positionen beinhalten alle erfassten Produkte. Wenn du Rabatte hinterlegt hast, werden diese ebenfalls angezeigt. Im unteren Bereich befindet sich der Verlauf. Hier kannst du jederzeit erkennen, wer die Rechnung geschrieben hat und in welchem Status sie sich aktuell befindet. Mit dem Button Zahlungseingang buchen kannst du ein entsprechendes Zahlungskonto auswählen und die Rechnung wechselt zum Status Teilbezahlt oder Bezahlt. Siehe hierzu unseren Hilfeartikel Zahlungen iOS.
Klicke links neben Zahlungseingang buchen auf die Pünktchen und dir stehen folgenden Möglichkeiten zur Bearbeitung zur Verfügung:
E-Mail versenden
Lieferscheine erstellen
Mahnung erstellen
Dokument bearbeiten (Beachte! Nur wenn die Einstellung „automatische Festschreibung bei Rechnungsversand“ nicht gesetzt wurde, kannst du das Dokument erneut bearbeiten.) (Einstellung iOS) Die Grundeinstellung ist im Vorfeld mit der Festschreibung aktiviert.
Rechnung stornieren
Aufgabe erstellen
Herunterladen
