Das Steuerberaterportal: Schritt für Schritt

Hier zeigen wir Ihnen die Schritte Anmeldung im Steuerberaterportal und wie Sie Ihre Mandanten zur Zusammenarbeit in sevdesk einladen.

Registrieren Sie sich hier kostenfrei für das Steuerberaterportal von sevdesk.

Geben Sie dazu die im Formular geforderten Daten an und akzeptieren Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie die Datenschutzerklärung durch Aktivierung des Kästchens.

Nach Absenden des Formulars erhalten Sie eine E-Mail, um Ihre angegebene E-Mail-Adresse zu bestätigen. Bestätigen Sie Ihre Adresse durch Klick auf den Link in der E-Mail. Im Anschluss werden Sie weitergeleitet und können sich mit Ihren angegebenen Daten ins sevdesk Steuerberaterportal einloggen.

A: Bei der erstmaligen Anmeldung erhalten Sie einen Hinweis zur Bestätigung der Vereinbarung der Auftragsverarbeitung.

B: Bestätigen Sie Ihre Einwilligung durch Aktivierung des entsprechenden Kästchens.

C: Aktivieren Sie zusätzlich das Kästchen zur Kontaktaufnahme zu Werbezwecken, um regelmäßige Informationen zu Produktupdates und Aktionen von uns zu erhalten.

D: Schließen Sie Ihre Registrierung durch Klick auf die Schaltfläche "Weiter" ab.

Klicken Sie auf den Namen Ihrer Kanzlei rechts oben im Fenster. Unter "Mein Profil" können Sie die Angaben zu Ihrer Kanzlei ansehen und anpassen.

Benutzerdaten:

Datenschutz:

Einsicht in die Vereinbarung über Auftragsverarbeitung von Daten und Zeitstempel Ihrer Zustimmung

Aktivitätsverlauf:
Übersicht über Ihre Einladungen an Mandanten

Sobald Sie im Portal eingeloggt sind, können Sie Ihren ersten Mandanten zur Zusammenarbeit in sevdesk einladen.

In der Portalübersicht sehen Sie Ihre offenen Einladungen sowie Ihre verknüpften Mandanten.

Um sich mit Mandanten zu verknüpfen, die bereits einen sevdesk Account haben, können Sie auf die Schaltfläche "Mit Mandant verbinden" (A) im Bereich Einladungen klicken oder auf die Schaltfläche "Mandanten einladen" (B) in der Mandantenübersicht unten.

Möchten Sie Ihre Mandanten einladen, die bisher noch nicht mit sevdesk arbeiten, können Sie im Banner oberhalb der Portalübersicht auf die Schaltfläche "Mandanten einladen" (C) klicken. Hierbei erhält Ihr Mandant Informationen zu sevdesk sowie zur E-Rechnung. Mit einem exklusiven Rabatt-Code erleichtern wir Ihren Mandanten den Einstieg.

Geben Sie zur Einladung Ihrer Mandanten deren E-Mail-Adressen, Vor- und Nachnamen ein und bestätigen Sie mit "Einladen" bzw. "Einladung senden".

Sobald ein Mandant oder mehrere Mandanten in sevdesk hinterlegt sind, erhalten Sie die Mandantenansicht.

Hier können Sie Mandanten nach Einladungsstatus filtern. Links neben dem Mandanten-Account wird der Einladungsstatus angezeigt. Rechts neben dem Mandanten-Account finden Sie Symbole, um sich beispielsweise über den Mandant-Account in sevdesk anzumelden oder Daten zu exportieren.

A: Einladung eines Mandanten annehmen oder löschen.

B: Einladung an einen Mandanten erneut senden oder zurückziehen.

C: Sie sind mit dem Mandanten verbunden

D/E: Die Verbindung zum Mandanten wurde getrennt oder der Mandant hat keinen gültigen sevdesk-Tarif. Wir empfehlen Ihnen, diese Mandanten aus der Übersicht zu entfernen (J).

F: Transaktionen und Belege ansehen. Hier können Sie sich auch fehlende Belege ansehen.

G: Export durchführen. Bei Klick auf die Aktion können Sie zwischen verschiedenen Exportmodi wählen.

H: Mandantendetails ansehen – steuerliche Einstellungen, Erinnerungen an fehlende Belege, Stammdaten

I: Als Mandant in sevdesk anmelden / auf den Mandanten-Account aufschalten. Hier erhalten Sie Einsicht in den sevdesk Account Ihres Mandanten, können alle Rechnungen und Buchungen ansehen und auch die Stammdaten Ihres Mandanten bearbeiten.

J: Verknüpfung und Mandant aus der Übersicht entfernen.

Neben den möglichen Aktionen werden Ihnen die folgenden Informationen angezeigt:

Klicken Sie auf das Stapel-Symbol, um eine Übersicht über fehlende Belegzuordnungen oder fehlende Belegbilder bei den Transaktionen Ihres Mandanten zu erhalten.

Hier können Sie einen gewünschten Zeitraum auswählen, beispielsweise einen Monat oder einen individuell definierten Zeitraum, für den Sie Transaktionen und Belege Ihres Mandanten einsehen möchten.

Wählen Sie, welche Belege Sie anzeigen lassen möchten:

Wenn Sie mit der Maus rechts über die freie Fläche neben dem Belegstatus fahren, können Sie offene Transaktionen als privat markieren.

Ebenfalls können Sie gebuchte Transaktionen ausblenden - bitte beachten Sie, dass dabei fehlende Belegbilder ignoriert werden. Über das Kästchen "Ausgeblendete Transaktionen anzeigen" oben können Sie auswählen, ob Sie ausgeblendete Transaktionen sehen möchten, um diese ggf. wieder einzublenden.

Durch Klick auf das Ordner-Symbol haben Sie die Möglichkeit, die Daten Ihres Mandanten zu exportieren und in Ihrer Kanzleisoftware weiterzuverarbeiten.

Der Export erfolgt im DATEV-konformen Format, wahlweise per Rechnungsdatenexport, Buchungsdatenexport oder manuell als Datei zum Herunterladen.

Details zum Datenexport über das sevdesk Steuerberaterportal finden Sie in Abschnitt 5 dieses Artikels.

In den Mandantendetails Ihres Mandanten finden Sie eine Übersicht über die steuerlichen Einstellungen und Stammdaten Ihres Mandanten. Außerdem können Sie automatische Erinnerungen für Ihren Mandanten über fehlende Belege einrichten.

Um die rechtzeitige Erfassung aller Belege durch Ihren Mandanten sicherzustellen, können Sie regelmäßige, automatische Erinnerungen an ihn einrichten.

Klicken Sie dafür auf das Bleistiftsymbol, um die Einstellungen zu bearbeiten:

Die Erinnerungen werden Ihrem Mandanten im sevdesk-Account unter "Steuern", "Mein Steuerberater" als Nachricht im oberen Bereich angezeigt.

Auf der rechten Seite der Mandantendetails finden Sie die Übersicht der steuerlichen Einstellungen Ihres Mandanten:

Die Angaben werden direkt aus den Einstellungen im sevdesk Account Ihres Mandanten übernommen.

Um Anpassungen vorzunehmen, klicken Sie auf das Bleistift-Symbol rechts oben. Bei Mandanten mit Systemversion 2 müssen Sie sich auf den sevdesk Account Ihres Mandanten aufschalten, um dort Änderungen vorzunehmen.

Bitte beachten Sie, dass Änderungen der Bankdaten aus Sicherheitsgründen lediglich von Ihrem Mandanten selbst vorgenommen werden können.

Unterhalb der Steuerlichen Einstellungen finden Sie die Stammdaten Ihres Mandanten.

Klicken Sie in der Mandantenansicht auf das Aufschalten-Symbol.

Es öffnet sich ein Hinweis, in dem gefragt wird, ob Sie sich auf den Mandanten-Account aufschalten möchten.

Bestätigen Sie mit OK. Es öffnet sich der sevdesk Account Ihres Mandanten.

Im sevdesk Account Ihres Mandanten sehen Sie alle Angebote, Rechnungen, Belege und Zahlungen Ihres Mandanten und können diese, sofern sie noch nicht festgeschrieben, anpassen und bearbeiten.

Zudem können Sie hier einige Account-Einstellungen Ihres Mandanten anpassen, beispielsweise die Gewinnermittlungsmethode, die Versteuerungsart oder den Kontenrahmen. Aus Sicherheitsgründen ist die Anpassung der Bankdaten nur für Ihren Mandanten selbst möglich.

Hier erklären wir den Datei-Export über das Steuerberaterportal. Sie können die Daten auch direkt aus dem Mandanten-Account exportieren, lesen Sie dazu den Hilfeartikel Export aus sevdesk.

Klicken Sie in der Mandantenansicht auf das Export-Symbol.

Es öffnet sich die Export-Ansicht im Steuerberaterportal.

Für DATEV-Kanzleien haben wir drei Exportmodi für Sie vorkonfiguriert, die Ihnen je nach Zusammenarbeitsmodus mit Ihrem Mandanten die besten Export-Einstellungen vorschlagen.

Für Kanzleien, die nicht mit DATEV arbeiten, oder falls Sie den Export selbst konfigurieren möchten, bieten wir neben einem manuellen Datenexport von Rechnungs- oder Buchungsdaten auch einen Transfer per DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 oder DATEV Buchungsdatenservice an, dessen Inhalte Sie jeweils ohne unsere Vorschläge selbst definieren können.

Bitte beachten Sie: Die von Ihnen vorgenommene Export-Konfiguration wird pro Mandant gespeichert und muss nicht bei jedem Export eines Mandanten neu vorgenommen werden. Wir empfehlen Ihnen dennoch, die Konfiguration pro Mandant bei jedem Export kurz zu überprüfen. Selbstverständlich können Sie die Konfiguration bei Bedarf jederzeit anpassen und speichern.

Der Export-Konfigurationsassistent im sevdesk Steuerberaterportal hilft DATEV-Kanzleien dabei, je nach Anwendungsfall den idealen Exportmodus auszuwählen. Je nach dem, ob Sie lediglich die Rechnungen, die Ihr Mandant in sevdesk schreibt, alle Ein- und Ausgangsrechnungen Ihres Mandanten zusammen oder die komplette Buchhaltung inklusive Bank- und Transaktionsdaten exportieren möchten, können Sie zwischen verschiedenen vorkonfigurierten Modi wählen.

Für DATEV-Kanzleien haben wir drei Exportmodi vorkonfiguriert:

5.1.1.1 Rechnungen

Ihr Mandant schreibt ausschließlich Rechnungen in sevdesk.

Beim Rechnungs-Export erhalten Sie alle Ausgangsrechnungen inklusive den Buchungszeilen und verknüpften Belegbildern sowie festgeschriebene Buchungsstapel.

Der Import in DATEV erfolgt wahlweise über den DATEV Buchungsdatenservice oder manuell per CSV-Datei.

5.1.1.2 Digitaler Pendelordner

Die Nutzung des digitalen Pendelordners empfehlen wir, wenn Ihr Mandant sowohl die Eingangs- als auch die Ausgangsrechnungen in sevdesk sammelt.

Beim Export des digitalen Pendelordners erhalten Sie neben allen Eingangs- und Ausgangsrechnungen strukturierte Belegdaten und -bilder sowie Buchungsvorschläge.

Der Import in DATEV erfolgt über den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 oder manuell im XML-Format.

5.1.1.3 Buchhaltung

Den Buchhaltungs-Export empfehlen wir, wenn Ihr Mandant seine komplette Buchhaltung in sevdesk führt.

Beim Export erhalten Sie alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, strukturierte Belegdaten und -bilder, festgeschriebene Buchungsstapel sowie die Bank- und Transaktionsdaten Ihres Mandanten.

Der Import in DATEV erfolgt über den DATEV Buchungsdatenservice oder manuell per CSV-Datei.

Nachdem Sie sich für einen Exportmodus entschieden haben, wählen Sie, ob Sie einen automatischen Übertrag in die DATEV-Cloud wünschen oder ob Sie die Daten manuell in DATEV importieren möchten.

Um Zeit zu sparen, empfehlen wir Ihnen den automatischen Übertrag an DATEV.

DATEV Buchungs- bzw. Rechnungsdatenservice

Beim Rechnungs- und Buchhaltungsexport erfolgt der Übertrag an DATEV über den DATEV Buchungsdatenservice, beim digitalen Pendelordner über den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0.

​Bitte beachten Sie: Für den DATEV Buchungs- und Rechnungsdatenservice entstehen zusätzliche Kosten, die direkt an DATEV zu entrichten sind.

Manueller Export

Beim manuellen Export erhalten Sie im Rechnungs- und Buchhaltungsmodus jeweils eine CSV-Datei, beim Export über den digitalen Pendelordner eine XML-Datei.

Geben Sie im nächsten Schritt Ihre DATEV Beraternummer sowie die Mandantennummer des jeweiligen Mandanten an, um die passende Export-Verbindung zu DATEV herzustellen.

Wählen Sie im letzten Schritt den Wirtschaftsjahresbeginn sowie den gewünschten Exportzeitraum.

Sie erhalten eine Anzeige, wie viele Dokumente exportiert werden können.

Bei Nutzung des DATEV Rechnungs- oder Buchungsdatenservice erhalten Sie die Option, bereits exportierte Dokumente erneut zu exportieren, sofern Sie zuvor für den gewählten Zeitraum bereits Dokumente exportiert haben.

Schließlich können Sie den Export bzw. den Übertrag an DATEV starten.

Beim erstmaligen Nutzen des DATEV Rechnungs- bzw. Buchungsdatenservice für Ihren Mandanten ist es notwendig, den Service für Ihren Mandanten zu buchen sowie den Bestand in DATEV Belege online einzurichten. Bitte bestätigen Sie dies und melden Sie sich bei DATEV an, bevor Sie den Übertrag starten.

Haben Sie den DATEV Rechnungs- bzw. Buchungsdatenservice einmalig für Ihren Mandanten eingerichtet, bleibt die Verbindung für 2 Jahre bestehen.

Statt der vordefinierten Modi können Sie auch die manuelle Export-Konfiguration wählen. Klicken Sie dazu auf den Link "Export manuell konfigurieren" unterhalb der Auswahl der Exportmodi.

Geben Sie in der Export-Konfiguration Ihre gewünschten Einstellungen an, bspw. beim manuellen Export:

Weitere Details zur manuellen Konfiguration der Exporte finden Sie im Abschnitt “Exporte für Kanzleien ohne DATEV”.

Kanzleien, die nicht mit DATEV arbeiten, konfigurieren die Exporte manuell.

Klicken Sie in der Mandantenansicht auf das Export-Symbol.

Alternativ klicken Sie auf den Button Mandantendetails und wählen den Reiter „Exporte“. Es öffnet sich die Export-Ansicht im Steuerberaterportal.

Beim erstmaligen Export für einen Mandanten klicken Sie auf “Export-Konfiguration”. Dort können Sie statt der voreingestellten Exportart “Buchungsdaten + Belegbilder” auch den Rechnungsdatenexport wählen.

a) Konfiguration des Buchungsdaten-Exports

Geben Sie in der Konfiguration des Buchungsdaten-Exports Ihre gewünschten Einstellungen an:

Bestätigen Sie Ihre Konfiguration durch Klick auf “Speichern und zum Export”.

b) Konfiguration des Rechnungsdaten-Exports

Geben Sie in der Konfiguration des Rechnungsdaten-Exports Ihre gewünschten Einstellungen an:

Bestätigen Sie Ihre Konfiguration durch Klick auf “Speichern und zum Export”.

Legen Sie den Wirtschaftsjahresbeginn und den Exportzeitraum fest und klicken Sie auf den Button "ZIP herunterladen".

Den Fortschritt Ihres Exports können Sie in der Leiste am oberen Bildschirmrand verfolgen.

Nach erfolgreichem Abschluss sehen Sie hier die Meldung “Export erfolgreich”.

Eine Übersicht aller vergangenen Exporte finden Sie dann auch in der Export-Historie der Mandantendetails.

Nachdem Sie den Export für Ihren Mandanten erstmalig konfiguriert und erfolgreich durchgeführt haben, werden die Einstellungen für Ihren Mandanten gespeichert.

Bei künftigen Exporten gelangen Sie daher direkt in die Auswahl des Wirtschaftsjahresbeginns und Exportzeitraums.

Sollten Sie Änderungen an den Export-Einstellungen für Ihren Mandanten vornehmen wollen, können Sie dies jederzeit über den Link “Export-Konfiguration” rechts oben tun. Die vorgenommenen Änderungen werden dann wieder für künftige Exporte gespeichert.