1. Hinzufügen von Buchungskonten in sevdesk Systemversion 2
Dieser Abschnitt bezieht sich auf die Softwareversion 2.
Um herauszufinden, welche Version Ihr Mandant verwenden, loggen Sie sich ins Steuerberaterportal ein und werfen Sie einen Blick in die Mandantenübersicht.
Die sevdesk Systemversion 2 arbeitet mit einer fest definierten Auswahl an Buchungskonten aus den folgenden Kontenrahmen:
Standardkontenrahmen SKR03 für Deutschland
Standardkontenrahmen SKR04 für Deutschland
Diese Kontenrahmen sind nicht komplett, es wurden jedoch die am häufigsten bebuchten Konten hinterlegt. Die verfügbaren Konten werden stetig erweitert.
Tipp: Eine aktuelle Übersicht über die verfügbaren Buchungskonten in sevdesk finden Sie in diesem Hilfeartikel.
1.1 Hinzufügen von Buchungskonten
Schalten Sie sich zunächst über das Steuerberaterportal auf den sevdesk Account Ihres Mandanten auf.
Gehen Sie im Hauptmenü zu "Einstellungen" in den Bereich "Buchhaltung" und wählen Sie "Buchungskonten" aus. Klicken Sie rechts auf den blauen Button "Buchungskonto hinzufügen".
Es öffnet sich eine Maske, in der Sie aus den zur Verfügung stehenden Buchungskonten des Standardkontenrahmens, das in den Unternehmenseinstellungen Ihres Mandanten hinterlegt ist, auswählen können.
Per Eingabe ins Feld "Buchungskonto" können Sie Buchungskonten suchen und anschließend auswählen.
Auf Wunsch können Sie den Anzeigenamen anpassen, um das Buchungskonto für Ihren Mandanten passend zu benennen.
Bestätigen Sie durch Klick auf "Hinzufügen".
Legt Ihr Mandant nun eine Ausgabe an, wird dann angelegte Buchungskonto in der Auswahl der Kategorien im entsprechenden Bereich angezeigt.
Tipp: Markieren Sie die am häufigsten verwendeten Buchungskonten Ihres Mandanten als Favoriten (⭐).
Favoriten werden Ihren Mandanten beim Auswählen von Kategorien in einem eigenen Bereich sowie in den jeweiligen Kategorie-Reitern bevorzugt an den oberen Stellen angezeigt.
Navigieren sie hierzu in die Ausgaben Maske ("Ausgaben", "Ausgabe erfassen"), Klicken Sie in die Auswahl "Kategorie" und auf "Erweiterte Suche" und markieren Sie die gewünschten Buchungskonten mit einem Stern.
1.2 Ändern der Benennung von Buchungskonten
Um die Benennung von Buchungskonten anzupassen, klicken Sie in der Buchungskontenübersicht auf das Stift-Symbol. Ggf. müssen Sie noch einmal in die leere Fläche des Bildschirms klicken, um das Dialogfeld zu öffnen.
Anschließend können sie den Anzeigenamen ändern und durch "Speichern" bestätigen.
Tipp: Über die Funktion "Buchungskonto bearbeiten" können Sie auch Konten, die wir Ihren Mandanten bereits in der Standard-Kontenauswahl anzeigen, umbenennen, um passende Namen vorzugeben, die Ihre Mandanten direkt wiederfinden.
1.3 Löschen von Buchungskonten
Sollten Sie oder Ihr Mandant falsche oder nicht mehr benötigte Buchungskonten angelegt haben, kann Ihr Mandant diese durch Klick auf das Papierkorb-Symbol unter "Einstellungen", "Buchhaltung", "Buchungskonten" wieder löschen.
Bitte beachten Sie: Das Löschen von Buchungskonten durch Steuerberater ist aktuell nicht möglich.
Bitten Sie Ihren Mandant, die entsprechenden Konten nach Rücksprache zu löschen oder loggen Sie sich gemeinsam mit Ihrem Mandanten direkt in dessen sevdesk Account ein (nicht per Aufschalten aus dem Steuerberaterportal) um die gewünschten Konten zu löschen.
2. Hinzufügen und ändern von Buchungskonten in sevdesk Systemversion 1
Dieser Abschnitt bezieht sich auf die Softwareversion 1.
Um herauszufinden, welche Version Ihr Mandant verwenden, loggen Sie sich ins Steuerberaterportal ein und werfen Sie einen Blick in die Mandantenübersicht.
Schalten Sie sich zunächst über das Steuerberaterportal auf den sevdesk Account Ihres Mandanten auf.
2.1 Erstellen eines individuellen Buchungskontos
Gehen Sie im Hauptmenü zu "Einstellungen" in den Bereich "Buchhaltung" und wählen Sie "Buchungskonten" aus. Klicken Sie rechts auf den blauen Button "Buchungskonto erstellen".
Es öffnet sich eine Erfassungsmaske.
Geben Sie einen gewünschten Namen des Buchungskontos ein.
Wählen Sie im Anschluss die Kontoart. Sie haben die Auswahl zwischen:
erhaltene Umsatzsteuer
bezahlte Umsatzsteuer
Steuer
Einlagen
Entnahmen
Indirekte Kosten
Direkte Kosten
Einnahmen
Anlagekonto
Geben Sie die gewünschte Kontonummer an.
Wählen Sie, ob es sich um ein Automatikkonto handeln soll. Diese Einstellung hat Auswirkungen auf die sevdesk Auswertungen.
Wählen Sie optional die Zuordnung der Zahlungskorrektur.
Speichern Sie über die Schaltfläche "Erstellen".
Die erstellten Buchungskonten können im Anschluss bei der Belegerstellung im Feld "Kategorie" unter "eigene Buchungskonten" ausgewählt werden.
Tipp: Markieren Sie die am häufigsten verwendeten Buchungskonten Ihres Mandanten als Favoriten (⭐).
Favoriten werden Ihren Mandanten beim Auswählen von Kategorien in einem eigenen Bereich sowie in den jeweiligen Kategorie-Reitern mit einem Stern-Symbol angezeigt.
Navigieren Sie hierzu in die Ausgaben Maske ("Belege", "Ausgabe erfassen"), klicken Sie rechts neben "Kategorie" auf das Listen-Symbol. Markieren Sie die gewünschten Buchungskonten mit einem Stern.
2.2 Erlöse auf explizite Buchungskonten buchen
Bei den Erlöskonten ist in sevdesk grundsätzlich ein Automatikkonto hinterlegt, sodass anhand der erfassten Rechnungsinformationen das Erlöskonto als Automatikkonto nach SKR gewählt wird.
Wenn Sie diese Automatik der Software umgehen möchten, können Sie das lediglich mit einem Workaround über die Kostenstellen (nur verfügbar im Tarif Buchhaltung Pro).
Bei den Kostenstellen gibt es in sevdesk die Möglichkeit, ein übergreifendes Buchungskonto zu bestimmen, das später bei der Buchung immer vorrangig angesprochen wird. Sofern Ihr Mandant also ein spezifisches Erlöskonto ansprechen möchte, muss er hierfür eine Kostenstelle mit diesem Konto anlegen und später bei der Rechnungserstellung eben auch diese Kostenstelle auswählen.
Damit wird dieser Geschäftsvorfall im Buchungsstapel auf das gewünschte Erlöskonto gebucht.
Weiterhin zu berücksichtigen sind hierbei jedoch auch die Umsatzsteuerregelungen. Sofern der Geschäftsvorfall in sevdesk von den „klassischen“ Automatikfällen abweicht, wählt sevdesk ein übergreifendes Erlöskonto ohne Automatikfunktion. In diesen Fällen ist es wichtig, eine gesonderte Umsatzsteuerregelung ausgewählt zu haben, sodass sevdesk einen Steuercode (den man bei den Umsatzsteuerregelungen beim Anlegen mit angibt) zur Verfügung gestellt bekommt. Dieser Code wird dann auch beim Buchungsdatenexport im Buchungsstapel mit exportiert.
Das heißt, es müssen sowohl die Kostenstelle als auch die USt-Regelung für diese „besonderen“ Rechnungen berücksichtigt werden.
2.3 Einspielen von Buchungskonten in sevdesk
Gehen Sie im Hauptmenü zu "Einstellungen" in den Bereich "Buchhaltung" und wählen Sie "Buchungskonten" aus. Hier können Sie .csv-Dateien mit Buchungskonten einspielen.
Klicken Sie dafür oben rechts auf CSV importieren.
Die .csv Datei muss wie folgt aufgebaut sein:
Beachten Sie: Die folgenden Einstellungen sind zwingend notwendig, da nur so eine korrekte Berücksichtigung bei den sevdesk Auswertungen gewährleistet werden kann.
Die Spaltenbezeichnung sowie die Anordnung/Anzahl darf nicht verändern werden!
Spalte A: name = Name/Bezeichnung des Buchungskontos
Spalte B: number = Kontonummer laut SKR
Spalte C: automatic = Bestimmt, ob es sich laut SKR um ein Automatikkonto handelt oder nicht.
Sofern „ja“, ist die entsprechende Zelle mit A zu befüllen.
Falls nein, bleibt die Zelle einfach leer.
Spalte D: type = Beschreibt die Kontoart. Für jedes Konto muss die entsprechende Zelle befüllt sein. Hierbei gibt es folgende Kontoarten:
Einnahme = E
Direkte Kosten = DC
Indirekte Kosten = IC
Entnahme =EQUITYOUT
Einlage = EQUITYIN
Steuer = TAX
bezahlte UST = VATOUT
erhaltene UST = VAT
Anlage = IC (sowie in Spalte assettype = V)
Spalte E: assetType = Anlagekonto
Bei Anlagekonten wird hier ein "V" gesetzt.
Ansonsten bleibt die entsprechende Zelle einfach leer.
Spalte F: numberDeprecation = AfA Buchungskonto