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1. Allgemein
Wie du deine geschäftlichen Fahrten erfasst und besteuerst, hängt davon ab, wie hoch die betriebliche Nutzung deines Fahrzeuges ist. Anhand dessen hast du unterschiedliche Möglichkeiten, diese Fahrten als Betriebsausgabe geltend zu machen.
Anteil der beruflichen Nutzung: |
|
> 50 Prozent | Liegt dieser über 50 Prozent, befindet sich das Fahrzeug in jedem Fall im notwendigen Betriebsvermögen. |
Zwischen 10 und 50 Prozent | Bei einem Anteil zwischen 10 und 50 Prozent hast du ein Wahlrecht für die Zuordnung zum Betriebsvermögen (gewillkürtes Betriebsvermögen). |
< 10 Prozent | Liegt hingegen der Anteil der Privatnutzung bei über 90 Prozent, gehört dein Auto zum Privatvermögen. |
Hinweis:
Spreche dich zu diesem Thema mit deinem Steuerberater ab. Dieser kann dich beraten, welche Methode für dich am sinnvollsten ist.
Tipp:
Du möchtest mehr Hintergrundwissen zur Besteuerung eines Pkw? Dann schaue dir gerne unseren Blogbeitrag Firmenwagen versteuern an.
2. Betriebliche Nutzung des privaten Pkws in sevdesk
Bei einer beruflichen Nutzung von weniger als 10% gehört dein Fahrzeug zu deinem Privatvermögen (wahlweise auch bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 10 und 50%). Die Kfz-Versicherung, der Kraftstoff, die Abschreibung und andere laufenden Kosten bezahlst du von deinem privaten Konto. Sie werden erstmal nicht deiner Betriebsausgabe zugeordnet.
Folgende Beispiele stellen eine betriebliche Nutzung deines Privatfahrzeugs dar:
Fahrten zu Kunden, Lieferanten oder Interessenten
Fahrten zwischen deiner Wohnung und deinem Betrieb/Büro
Reisekosten mit deinem privaten Fahrzeug
Um den betrieblich genutzten Anteil als Betriebsausgabe geltend zu machen, kannst du entweder die genauen Kosten ansetzen oder eine Kilometerpauschale verwenden. Wie du dies in sevdesk erfasst, zeigen wird dir im nächsten Schritt.
Hinweis:
Möchtest du die tatsächlichen Kosten geltend machen, dann musst du alle betrieblichen Fahrten notieren, Belege sammeln und die Gesamtkosten anhand des Anteils von privater und geschäftlicher Nutzung genau aufteilen.
Expertentipp:
Wenn du deine tatsächlichen Kosten nicht ermitteln oder nachweisen kannst, können 0,30€ pro Kilometer als Pauschale zur Ermittlung der Fahrtkosten genommen werden.
2.1. Erfassung der betrieblichen Fahrten
Um den Anteil der betrieblichen Fahrten als Betriebsausgabe in deiner Gewinnermittlung kenntlich zu machen, musst du in sevdesk einen Ausgabebeleg erstellen. Du gehst auf den Bereich Ausgabe, dann Ausgabe erfassen.
Wir verwenden in unserem Beispiel die Kilometerpauschale von 0,30€ und sind im Monat Juni 200 km beruflich mit dem privaten Pkw gefahren.
Gebe alle relevanten Informationen in die Maske ein. Als Belegnummer kannst du eine individuelle Bezeichnung eintragen. Als Buchungskonto wählst du 4590/6590 (SKR03/04) Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kraftfahrzeuge aus.
Hinweis:
Ein Belegbild ist für diesen Vorgang nicht notwendig.
Danach klickst du auf Fertigstellen.
Tipp:
Du kannst die Fahrtkosten auch jährlich erfassen.
2.1.1. Fahrtkosten als bezahlt markieren
Da du die Kosten rund um deinen Pkw bereits privat bezahlt hast, stellt deine Ausgabe eine Privateinlage dar. Um dies korrekt zu erfassen, erstellst du ein Verrechnungskonto dafür. Du gehst auf den Bereich Bank und klickst auf Zahlungskonto hinzufügen.
Du wählst das Buchungskonto 1890/2180 (SKR03/04) Privateinlagen aus und fügst das Konto hinzu.
Nachdem du das Konto hinzugefügt hast, wählst du den Ausgabebeleg wieder aus und gehst auf Als bezahlt markieren. Nun wählst du hier das Konto Privateinlagen aus. Für das Bezahldatum klickst du auf Zahldatum entspricht Belegdatum. Danach bestätigst du es nochmal, indem du nochmal auf Als bezahlt markieren klickst.
Hinweis:
Sobald der Ausgabebeleg als bezahlt markiert ist und wird die Betriebsausgabe in deiner EÜR unter Kraftfahrzeugkosten und andere Fahrtkosten in der Unterkategorie Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kraftfahrzeuge in der Zeile 71 geltend gemacht.
3. Private Nutzung des Geschäftswagens in sevdesk
Du nutzt dein Pkw über 50% betrieblich, so gehört dein Fahrzeug zu deinem Betriebsvermögen (wahlweise auch bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 10 und 50%). Die Kfz-Versicherung, der Kraftstoff, die Abschreibung und andere laufenden Kosten machst du direkt als Betriebsausgabe geltend. Die private Nutzung musst du als Einnahme erfassen und die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.
In diesem Fall hast du zwei Möglichkeiten, deine privaten Fahrten zu dokumentieren und buchhalterisch zu erfassen:
Anhand eines Fahrtenbuches
Anhand der 1% Regelung
Wie die jeweiligen Möglichkeiten funktionieren, findest du in den nachstehenden Punkten.
3.1. Erfassung der privaten Fahrten anhand eines Fahrtenbuches
Möchtest du deine privaten Fahrten auf den Kilometer genau ansetzen, so musst du ein Fahrtenbuch führen. Die Kfz-Kosten werden dann nach dem Verhältnis der betrieblich und privat gefahrenen Kilometer aufgeteilt und entsprechend erfasst werden. Der Vorteil bei dieser Methode ist, dass du die tatsächlichen Kosten ermittelst und diese niedriger als bei der 1% Regelung ausfallen können.
Hinweis:
Es gibt zwar keine konkreten gesetzlichen Grundlagen zum Führen eines Fahrtenbuches, du solltest aber folgende Punkte beachten:
Das Fahrtenbuch sollte laufend, sowie lückenlos und zeitnah geführt werden
Es muss in einer sicheren Form geführt werden, die nicht verändert werden kann.
Zu Beginn und Ende jeder beruflichen Fahrt musst du Datum, Kilometerstand, Reiseziel (und ggf. Reiseroute), Reisezweck und den aufgesuchten Geschäftspartner notieren.
Bei privaten Fahrten reicht es, die gefahrenen Kilometer im Fahrtenbuch aufzuschreiben.
Die Berechnung der Bemessungsgrundlage für die private Pkw-Nutzung erklären wir dir an einem Beispiel:
Du hast im Januar einen neuen Firmenwagen für 35.000€ (inkl. 19% Umsatzsteuer) gekauft. Durch ein sorgfältig geführtes Fahrtenbuch wurde der Anteil der Privatfahrten auf 30% bemessen. Folgende Kosten fallen für das Kfz an:
Tatsächliche Kosten pro Jahr | Kosten (steuerfrei) | Kosten (steuerpflichtig) |
Abschreibung pro Jahr |
| 4.201,68€ |
Laufende Kosten (Kraftstoff, Reparatur, usw.) |
| 3.500€ |
Versicherung | 1.030€ |
|
Kfz-Steuer | 250€ |
|
Gesamtkosten | 1.280€ | 7.701,68€ |
private Nutzung 30% | 384€ (30% von 1280€) | 2310,50€ (30% von 7.701,68€) |
zuzüglich 19% Umsatzsteuer |
| 439€ |
Die Kontierung ist wie folgt vorzunehmen:
Anteil | Betrag | SKR 03/04 | Kontobezeichnung |
steuerfreier Anteil | 384€ | 8924/4639 | Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Kfz-Nutzung) |
steuerpflichtiger Anteil | 2310,50€ | 8921/4645 | Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19% USt (Kfz-Nutzung) |
3.1.1. Private Fahrtkosten korrekt in sevdesk erfassen
Um die privaten Fahrtkosten zu erfassen, benötigst du zwei Einnahmebelege. Hierzu legst du einen Beleg mit dem Buchungskonto 8924/4639 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Kfz-Nutzung) (SKR03/04) und einen weiteren Beleg mit dem Buchungskonto 8921/4645 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19% USt (Kfz-Nutzung) (SKR03/04).
Dazu musst du in sevdesk eine Einnahme erfassen und füllst wie im folgenden Beispiel alle relevanten Informationen aus. Als Buchungskonto wählst du 8924/4639 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Kfz-Nutzung) (SKR03/04) aus.
Mit einem Klick auf Fertigstellen ist der Beleg abgeschlossen. Danach werden wir die weitere Einnahme mit dem Buchungskonto 8921/4645 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19% USt (Kfz-Nutzung) (SKR03/04) erstellen.
Abschließend klickst du auch bei diesem Beleg auf Fertigstellen.
Tipp:
Erfasse die Fahrtkosten auf Grundlage eines Fahrtenbuches am besten jährlich. So sparst du dir Aufwand und es schleichen sich keine Fehler bei der Berechnung ein, was das Finanzamt bemängeln könnte.
3.1.2. Private Fahrtkosten als bezahlt markieren
Die private Nutzung stellt eine Unentgeltliche Wertabgabe dar.
Um die unter 3.1.1. angelegten Einnahmebelege auch so korrekt darzustellen, benötigen wir dafür ein Verrechnungskonto. Du gehst auf den Bereich Bank und klickst auf Zahlungskonto hinzufügen.
Du wählst das Buchungskonto 1880/2130 (SKR03/04) Unentgeltliche Wertabgaben aus und fügst das Konto hinzu.
Nachdem du das Konto hinzugefügt hast, wählst du den Ausgabebeleg wieder aus und gehst auf Als bezahlt markieren. Nun wählst du hier das Konto Privateinlagen aus. Für das Bezahldatum klickst du auf Zahldatum entspricht Belegdatum. Danach bestätigst du es nochmal, indem du nochmals auf Als bezahlt markieren klickst.
Diesen Vorgang wiederholst du selbstverständlich mit dem zweiten Einnahmebeleg.
Hinweis:
Sobald der Einnahmebeleg als bezahlt markiert ist und werden die Betriebseinnahmen in deiner EÜR unter Private Kraftfahrzeugnutzung in der Zeile 20 geltend gemacht.
3.2. Erfassung der privaten Fahrten anhand der 1% Regelung
Alternativ zum Fahrtenbuch kannst du dein Fahrzeug nach der 1% Regelung besteuern. Das bedeutet, du legst nicht die tatsächlichen Kosten zu Grunde, sondern hast eine pauschale Besteuerung. Der Vorteil hier ist, dass du weniger Aufwand bei der Ermittlung der privaten Nutzung hast.
Expertentipp:
Bei hybriden Fahrzeugen hast du eine prozentuale Besteuerung von 0,50% und bei reinen Elektrofahrzeugen sogar nur 0,25%.
Als Grundlage der 1% Regelung benötigst du den Bruttolistenpreis deines Fahrzeuges. Bei der Bemessung der Umsatzsteuer dürfen pauschal 20% abgezogen werden, da nicht alle Fahrzeugkosten der Umsatzsteuer unterliegen (bspw. Kfz-Steuer oder -versicherungen).
Hinweis:
Bruttolistenpreis ≠ Verkaufspreis: Der Bruttolistenpreis unterscheidet sich vom Kaufpreis des Autos. Den Bruttolistenpreis kannst du bspw. beim Autohaus erfragen.
Um den Wert der privaten Nutzung zu ermitteln, kannst du dich an folgender Formel und folgenden Beispiel orientieren:
Wert | Ergebnis |
Bruttolistenpreis | 50.000€ |
Bruttoleistenpreis x 1% x 12 Monate | 50.000€ x 1% = 500€ |
abzüglich 20% | 100€ (20% von 500€) |
= umsatzsteuerpflichtiger Anteil | 400€ |
zuzüglich 19% | 76€ (19% von 400€) |
Die Kontierung ist wie folgt vorzunehmen:
Anteil | Betrag | SKR 03/04 | Kontobezeichnung |
20% nicht steuerbarer Anteil | 100€ | 8924/4639 | Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Kfz-Nutzung) |
80% umsatzsteuer-pflichtiger Anteil | 400€ | 8921/4645 | Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19% USt (Kfz-Nutzung) |
Wie du dies in sevdesk erfasst, kannst du im nächsten Punkt nachlesen.
Hinweis:
Spreche dich mit deinem Steuerberater ab, um die Berechnung korrekt vorzunehmen und einzuordnen, ob dies die richtige Besteuerung für dich ist.
3.2.1. 1% Regelung korrekt in sevdesk erfassen
Für die 1% Regelung benötigst du zwei Einnahmebelege. Hierzu legst du einen Beleg mit dem Buchungskonto 8924/4639 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Kfz-Nutzung) (SKR03/04) und einen weiteren Beleg mit dem Buchungskonto 8921/4645 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19% USt (Kfz-Nutzung) (SKR03/04).
Dazu musst du in sevdesk eine Einnahme erfassen und füllst wie im folgenden Beispiel alle relevanten Informationen aus. Als Buchungskonto wählst du 8924/4639 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Kfz-Nutzung) (SKR03/04) aus.
Hinweis:
Ein Belegbild ist für diesen Vorgang nicht notwendig.
Mit einem Klick auf Fertigstellen ist der Beleg abgeschlossen. Danach werden wir die weitere Einnahme mit dem Buchungskonto 8921/4645 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19% USt (Kfz-Nutzung) (SKR03/04).
Abschließend klickst du auch bei diesem Beleg auf Fertigstellen.
Tipp:
Da du den Vorgang am besten für jeden Monat erfasst und der Betrag der 1% Regelung sich nicht ändert (Vorausgesetzt es entstand kein Fahrzeugwechsel), empfehlen wir dir einen wiederkehrenden Beleg erfassen.
3.2.2. 1% Regelung Einnahmebelege als bezahlt markieren
Die private Nutzung bei der 1% Regelung stellt eine Unentgeltliche Wertabgabe dar.
Um die unter 3.2.1. angelegten Einnahmebelege auch so korrekt darzustellen, benötigen wir dafür ein Verrechnungskonto. Du gehst auf den Bereich Bank und klickst auf Zahlungskonto hinzufügen.
Du wählst das Buchungskonto 1880/2130 (SKR03/04) Unentgeltliche Wertabgaben aus und fügst das Konto hinzu.
Nachdem du das Konto hinzugefügt hast, wählst du den Ausgabebeleg wieder aus und gehst auf Als bezahlt markieren. Nun wählst du hier das Konto Privateinlagen aus. Für das Bezahldatum klickst du auf Zahldatum entspricht Belegdatum. Danach bestätigst du es nochmal, indem du nochmals auf Als bezahlt markieren klickst.
Diesen Vorgang wiederholst du selbstverständlich noch mit dem zweiten Einnahmebeleg.
Hinweis:
Sobald der Einnahmebeleg als bezahlt markiert ist und werden die Betriebseinnahmen in deiner EÜR unter Private Kraftfahrzeugnutzung in der Zeile 20 geltend gemacht.