Hier erklären wir dir, wie du einen Export deiner Daten erstellen kannst.
1. Video Daten exportieren
2. Export erstellen
Klicke auf die Kategorie Exporte. Hier kannst du den Export Buchungsdaten & Belegbilder oder Rechnungsdaten & Belegbilder auswählen.
Wir wählen Buchungsdaten & Belegbilder aus.
Für beide Übertragungsarten hast du die Wahl zwischen dem DATEV Buchungsdatenservice oder dem Datei-Export.
2.1 DATEV Übermittlung
Hinweis:
Um den DATEV Buchungsdatenservice nutzen zu können, muss dir dein Steuerberater eine DATEV Unternehmen Online Account erstellen. Spreche hierzu deinen Steuerberater an.
DATEV Unternehmen Online ist eine kostenpflichtige Software der DATEV eG. Bezüglich des Preises kannst du dich bei der DATEV oder deinem Steuerberater informieren.
Wähle Buchungsdatenservice aktivieren aus. Trage die von deinem Steuerberater genannte Beraternummer und Mandantennummer ein und bestätige mit Weiter zu DATEV Login.
Es öffnet sich ein neues Fenster zur Login-Eingabe. Wähle hier das Anmeldeverfahren DATEV SmartCard / DATEV mlDentity oder DATEV SmartLogin aus.
In unserem Beispiel haben wir das Anmeldeverfahren DATEV SmartLogin gewählt. Melde dich hier über die DATEV SmartLogin App an.
Nach erfolgreicher Anmeldung trage das aktuelle Wirtschaftsjahr ein und welchen Monat du exportieren möchtest.
Es wird dir angezeigt, wie viele Dokumente exportiert werden können. Schließe mit Exportieren ab.
Nach erfolgreichem Export erhältst du folgenden Meldung. Nun stehen die Daten deinem Steuerberater bereit. Du musst nichts Weiteres tun.
Hinweis:
Den Preis für DATEV Unternehmen Online kann nicht pauschal benannt werden. Dieser ist abhängig von der Kanzlei und der Größe deines Unternehmens. Schau hierzu gerne direkt auf DATEV Unternehmen Online.
2.2 Datei-Export
Für den Datei-Export kannst du folgenden Einstellungen vornehmen:
- Übertragungsart (A): Hier kannst du deine aktuelle Übertragungsart einsehen und über Übertragungsart ändern wechseln.
- Allgemeine Exporteinstellungen (B): Trage hier deine Beraternummer, Mandantennummer und der aktuelle Wirtschaftsjahresbeginn ein.
- Exportzeitraum (C): Trage das Start- und Enddatum deiner zu exportierenden Daten ein. Hier wird das Datum deiner Rechnung und Belegen in Betracht gezogen.
- Exportierende Dokumente/ Daten (D): Wähle hier aus, welche Dokumente du übertragen möchtest und ob die Belegbilder mit exportiert werden sollen.
- Weitere Einstellungen (E): Wähle hier aus, ob du auch festgeschriebenen Daten oder offene Rechnungen und Beleg exportieren möchtest.
Tipp:
Schreibe deine Belege (Ausgaben/Einnahmen) nicht gleich fest. So können Änderungen vom Steuerberater noch bearbeitet werden. Führe danach die Festschreibung manuell durch. Siehe dir hierfür unseren Hilfeartikel Festschreibung an.
3. Aufbau der Daten
3.1 DATEV Unternehmen Online
Die Buchungsdaten und Belegbilder werden in einer ZIP-Datei ausgegeben. Diese muss einmalig entpackt werden und kann aus folgenden Inhalte bestehen:
- Buchungsstapel im DATEV-kompatiblen Exportformat (CSV-Datei)
- Stammdaten im DATEV-kompatiblen Exportformat (CSV-Datei)
- Belegbilder der Einnahmen (ZIP-Datei)
- Belegbilder der Ausgaben (ZIP-Datei)
3.2 Manueller Datei-Export
Die Buchungsdaten und Belegbilder werden in einer ZIP-Datei ausgegeben, die einmalig entpackt werden müssen. Aus der ZIP-Datei wird nun ein Dateiordner.
- DATEV Rechnungsausgang: Belegbilder (ZIP-Datei)
- DATEV Rechnungseingang: Belegbilder (ZIP-Datei)
- Buchungsstapel (CSV-Datei)
- Stammdaten (CSV-Datei)
4. Inhalt der Daten
4.1 Buchungsstapel
Die CSV-Datei des Buchungsstapels enthält alle Buchungssätze, die man in den Einstellungen für den Export ausgewählt hat.
Die Buchungssätze sind so aufgebaut, dass sie dein Steuerberater in DATEV einspielen kann.
Folgende wichtige Inhalte findest du in den jeweiligen Spalten:
- Spalte A Umsatz – hierbei handelt es sich um den (Brutto-) Betrag aus dem Dokument
- Spalte B Soll-Haben-Kennzeichen – gibt an, ob das Buchungskonto in Spalte G (Konto) im Soll oder im Haben gebucht wird
Bsp aus der Zeile 1:
Hier steht in Spalte B ein S für Soll und gibt vor, dass das Konto in Spalte G mit 70040 im Soll gebucht werden soll; im Umkehrschluss ist also das Gegenkonto in Spalte H mit 2180 im Haben zu buchen.
- Spalte G Konto – Buchungskonto/Kategorie oder Personenkonto
- Spalte H Gegenkonto – Buchungskonto/Kategorie oder Personenkonto
- Spalte I BU-Schlüssel – gibt die Information zur Umsatzsteuer vor
- BU 8 und 9 = Vorsteuer zu 7 % bzw. 19 %
- BU 2 und 3 = Umsatzsteuer zu 7 % bzw. 19 %
- Spalte K Belegfeld 1 - Dokumentennummer; die Rechnungs- bzw. Belegnummer
- Spalte X Umsatzsteuerprozent – Umsatzsteuersatz
- Spalte Z Name – Kontakt bzw. Name des Personenkontos
- Spalte AD Nettobetrag – beinhaltet den Nettobetrag des erfassten Dokumentes
- Spalte AF Steuerbetrag – Umsatzsteuerbetrag aus dem erfassten Dokument
4.2 Stammdaten
Hier werden alle Kontakte, vom ausgewählten Zeitraum deiner Daten aufgezeigt.
