1. Was bedeutet Festschreibung?
Die Festschreibung ist ein Begriff aus der Buchhaltung. Sie wird in den GoBD gefordert und beschreibt die Unveränderbarkeit von Buchungsdaten.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreibt vor, dass jedes Unternehmen seine Buchführung monatlich, spätestens bis zum 30. des Folgemonats festschreiben muss.
Die Festschreibung einer Rechnung in einer Buchhaltungssoftware bedeutet, dass die entsprechende Transaktion oder Rechnung als abgeschlossen markiert wird und nicht mehr verändert werden kann.
Dies dient der Sicherheit und Integrität der Buchhaltungsdaten, da es verhindert, dass versehentliche oder unbefugte Änderungen an bereits abgeschlossenen Transaktionen vorgenommen werden können.
Bei Betriebsprüfungen wird kontrolliert, ob die Finanzbuchhaltung zeitnah festgeschrieben wurde. Ist das nicht der Fall, liegt ein Buchführungsmangel vor.
2. Automatische Festschreibung aktivieren/ deaktivieren
Es ist möglich, Rechnungen direkt nach dem Versand (= Klick auf den Button Versenden/Drucken/Herunterladen) automatisch festschreiben zu lassen.
Gehe im Hauptmenü zu Einstellungen und dann System. Gehe im Reiter zu Aufträge & Rechnungen.
Hier kannst du die Option „Automatische Festschreibung bei Rechnungsversand“ aktivieren/ deaktivieren (blau = aktiviert, grau = deaktiviert). Bestätige deine Eingabe oben rechts mit Speichern.
Tipp:
Wir empfehlen dir, die automatische Festschreibung deiner Rechnungen zu aktivieren. Somit stellst du sicher, dass deine Rechnungen GoBd-Konform erfasst sind und ersparst dir im Nachgang manuelle Arbeit.
Beachte!
Die automatische Festschreibung ist systemseitig auf aktiv gesetzt. Dies bedeutet, alle Rechnungen werden bei Versand direkt festgeschrieben und sind somit nicht mehr zu verändern oder zu löschen. Hier kannst du zur Korrektur entweder eine Stornorechnung oder Gutschrift erstellen. Siehe hierzu den Hilfeartikel Stornorechnung vs. Gutschrift.
3. Manuelle Festschreibung
Die manuelle Festschreibung benötigst du, um auch deine Ausgangsbelege GoBd-Konform zu sichern.
Gehe im Hauptmenü zu Einstellungen und dann System. Gehe im Reiter durch Klick auf die drei Pünktchen zu Festschreiben.
Trage das Start- und Enddatum deines gewünschten Zeitraumes ein. Wähle die entsprechenden Dokumente mit Setzten des Reglers aus (blau= aktiv / grau= inaktiv). Bestätige mit Festschreiben.
4. Festschreibung nach DATEV-Export
Je nachdem wie du mit deinem Steuerbüro zusammenarbeitest, können beim DATEV Export festgeschriebene oder auch noch nicht festgeschriebene Dokumente übermittelt werden.
Standardmäßig übermittelt der DATEV Export noch nicht festgeschriebene Rechnungen & Belege. Siehe hierzu den Hilfeartikel Export.
Der Vorteil hierbei ist, dass keine Rechnungen & Belege doppelt versendet werden.
Somit können jederzeit nachträglich erfasste einzelne Belege und Rechnungen aus Vormonaten an den Steuerberater weitergegeben werden und du behältst immer einen Überblick.
Optional hast du natürlich noch die Möglichkeit, schon festgeschriebene Belege und Rechnungen zu exportieren. Es kann auch nach wie vor ein bestimmter Zeitraum für den Export festgelegt werden.
Wähle durch Setzten des Reglers aus (blau= aktiv / grau= inaktiv), ob du deine Dokumente nach dem Export festschreiben möchtest. Bestätige mit Exportieren.
