Individuelle Gestaltung der Dokumente

Hier zeigen wir dir den Unterschied zwischen Briefpapier und Layout, sowie die individuelle Gestaltung deiner Dokumente

1. Unterschied Briefpapier und Layout:

In den Einstellungen kannst du ein eigenes Briefpapier oder/und ein eigenes Layout hochladen.

Briefpapier

Das Anlegen eines eigenen Briefpapiers ist dann sinnvoll, wenn das Firmenlogo beispielsweise an einer anderen Stelle oder in einem anderen Format gedruckt werden soll.

Das Briefpapier kann als PDF-Dokument hochgeladen werden und wird daraufhin als Hintergrund der Dokumente gedruckt. Das Briefpapier kann beispielsweise das Firmenlogo, Grafiken oder auch Unternehmensdaten sowie mehrere Bankverbindungen beinhalten. Außerdem können zusätzliche Daten in der Fußzeile oder im Kopfbereich dargestellt werden.

Zum Erstellen eines Briefpapiers eignet sich ein Textverarbeitungsprogramm wie z. B. Word oder ein Grafikprogramm. Die gewünschten Inhalte kannst du in ein leeres DIN A4-Dokument einfügen und anschließend als PDF-Dokument speichern. Das Briefpapier kannst du ein- oder zweiseitig gestalten. Bei einem einseitigen Briefpapier wird diese Seite im Hintergrund jeder Seite des Dokuments verwendet. Bei einem zweiseitigen Briefpapier wird dessen zweite Seite ab der zweiten Seite des Dokuments als Hintergrund gedruckt. Die erste Seite des Briefpapiers wird also nur auf der ersten Seite des Dokuments gedruckt. Das macht beispielsweise dann Sinn, wenn auf dem Briefpapier im Kopfbereich Logo und Kontaktdaten gedruckt werden, aber auf den Folgeseiten nur das Logo abgebildet werden soll.

Layout

Das individuelle Layout wird auf dem Briefpapier dargestellt. Es ist für die variablen Daten wie z. B. Rechnungsnummer oder Datum zuständig. Das bedeutet, dass Angaben, die bei der Erstellung eines Dokumentes eingefügt werden, über das Layout auf das Dokument gedruckt werden. Außerdem werden Angaben aus den Unternehmensdaten übernommen und Einstellungen aus dem System berücksichtigt. Wird beispielsweise der Text zu den Zahlungsbedingungen in den Systemeinstellungen aktiviert, werden auch diese auf dem Dokument abgebildet. Das Layout ist in HTML programmiert und zieht alle hinterlegten Firmen- und Dokumentdaten, wie z. B. Datum, Rechnungsnummer, Artikel, Bankdaten, etc.

Die Anpassung des Layouts hat auf das Briefpapier keine Auswirkungen.

Wie du siehst, werden die Angaben aus den Unternehmensdaten in die Fußzeile des Dokuments eingefügt. Sobald du Daten in den Einstellungen bearbeitest und speicherst, werden diese Änderungen automatisch für alle Dokumente übernommen, die sich im Entwurfsmodus befinden.

 

sevDesk bietet dir zwölf verschiedene Layouts an, zwischen denen du auswählen kannst. Darunter sind sechs Premium-Layouts, die freigeschalten werden können. Für diese Premiumlayouts werden monatlich 4,90 € zzgl. MwSt. berechnet. Außerdem gibt es die Möglichkeit, ein eigenes Layout zu hinterlegen. Hierfür bieten wir eine professionelle Anpassung des Layouts durch unser Team an. Über folgenden Link kannst du eine unverbindliche Anfrage versenden: sevDesk Layoutanfrage

Wie du dein Briefpapier und das individuelle Layout hochladen kannst, erklären wir dir in unseren Hilfeartikeln Eigenes Briefpapier hinterlegen und Eigenes Layout hinterlegen.

 

2. Briefpapierauswahl

Bei der Erstellung eines Dokumentes gibt es mehrere Auswahlmöglichkeiten des Briefpapiers.

Bei der Auswahl Blanko wird das Layout auf einen blanko weißen Hintergrund gedruckt. Das macht dann Sinn, wenn du kein Hintergrund verwenden möchtest oder du dein eigenes Briefpapier im Drucker benutzt.

 

Außerdem gibt es die Auswahlmöglichkeit Ohne Briefpapier. In den Unternehmenseinstellungen gibt es die Möglichkeit ein Logo im PNG/JPEG-Format hochzuladen. Dieses Logo wird anschließend bei dieser Auswahl oben rechts in dem Dokument dargestellt. Falls kein Logo im Account hochgeladen wurde, wird an dieser Stelle der Firmennamen gedruckt.

Wenn du ein eigenes Briefpapier in deinem Account hochgeladen hast, kannst du dieses in der Vorschau eines Dokumentes auswählen. Klicke dafür auf den Namen, unter dem du dein Briefpapier gespeichert hast.

3. Druckoptionen

Generelle Druckeinstellungen kannst du in den Einstellungen → Briefpapier unter dem Reiter Druckoptionen selbstständig bearbeiten. Hier kann beispielsweise die Fußzeile ausgeblendet werden. Mehr Informationen findest du hier: Einstellungen Druckoptionen

 

4. Variable Texte

In den Kopf- und Fußtexten der Dokumente kannst du individuelle Texte einfügen. Der Kopftext wird vor und der Fußtext nach der Positionstabelle dargestellt. Hier kannst du beispielsweise Tabellen, Links, nummerierte Listen und Trennlinien einfügen. 

Durch Platzhalter können Kundenangaben und Dokumentendetails automatisch eingefügt werden. Kundennummer, Adresse, Bezahldatum und viele weitere Platzhalter stehen hier zur Verfügung.

 

Du kannst auch Textvorlagen erstellen und diese als Standard festlegen, sodass diese automatisch oder durch einen Klick eingetragen werden. Wie du Textvorlagen erstellst und verwendest, findest du hier: Textvorlagen / Signatur erstellen / verwalten.

5. Positionsbeschreibungen

In der Positionsbeschreibung kannst du den Stil des Inhalts anpassen. Hierzu sind HTML-Befehle notwendig. Die Wörter werden hierfür durch <span style=””> und </span> umklammert. In das “style=’’ “ wird anschließend vermerkt, wie der Text aussehen soll. Für die Darstellung als fett, kursiv oder unterstrichen verwendest du folgende Befehle:

  • Fett: <span style=“font-weight: bold”> fettes Wort </span>
  • Kursiv: <span style=“font-style: italic”> kursives Wort </span>
  • Unterstrichen: <span style=“text-decoration: underline”>unterstrichenes Wort </span>

Die Auflistung innerhalb einer Position ist ebenfalls mit HTML möglich. Füge dafür den folgenden Code ein und ersetze anschließend die Platzhalter mit deinen individuellen Texten:

<ul>
<li>Text 1</li>
<li>Text 2</li>
<li>Text 3</li>
</ul>

 

Weitere Möglichkeiten zur Anpassung findest du im Hilfeartikel Auflistung und Aufzählungen innerhalb der Positionsbeschreibung.