SMTP-Servereinstellungen

Hier zeigen wir dir, wie du die SMTP-Servereinstellungen für den Versand von Dokumenten anpassen kannst und was dabei zu beachten ist.

• Allgemeines
• Yahoo SMTP hinterlegen
• Gmail SMTP hinterlegen
• GMX SMTP hinterlegen
• WEB SMTP hinterlegen
• Office365 SMTP hinterlegen
• AOL SMTP hinterlegen

1. Allgemeines

Um deine eigene E-Mail-Adresse beim Versand von Dokumenten wie Rechnungen anzuzeigen, kannst du in sevDesk die SMTP-Servereinstellungen anpassen.

Vorteile

• Aus deinem sevDesk Account können Angebote, Aufträge und Rechnungen mit deiner Firmen eigenen E-Mail-Adresse als Absender versenden werden.
  • Ohne hinterlegte SMTP-Daten werden alle Mails, die du aus sevDesk versendest, von noreply@sevdesk.de als Absender Adresse an deine Kunden versendet.
• Um das Risiko zu minimieren, dass deine Rechnungen und anderen Dokumente bei deinen Kunden im Spam-Ordner landen oder sogar nicht zugestellt werden.
  • Immer mehr Mail-Anbieter verschärfen hier auch Ihre Richtlinien, was den Mailversand betrifft, diese wollen damit stärker gegen Spam und Spoofing im Mailversand vorgehen.

Gerade bei Rechnungen ist es enorm wichtig, dass diese auch bei deinen Kunden ankommen und nicht im Spam-Ordner landen. Hierbei sind ein paar Dinge zu beachten, die hinterlegt werden müssen.

Leider sind jedoch nicht alle Mail-Anbieter gleich. Sie haben unterschiedliche Anforderungen und Einstellungen, die getroffen werden müssen, um den Mailversand richtig zu gestalten.

Die meist genutzten Mail-Anbieter sind:

• Yahoo SMTP hinterlegen
• Gmail SMTP hinterlegen
• GMX SMTP hinterlegen
• WEB SMTP hinterlegen
• Office365 SMTP hinterlegen

Für diese Mail-Anbieter haben wir dir je eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt. Siehe hierfür weiter im Hilfeartikel.

2. Yahoo SMTP hinterlegen

Gehe im Hauptmenü zu Einstellungen und dann Benutzer.

Öffne den entsprechenden Benutzer. Klicke auf SMTP Server-Einstellungen einblenden.

 

Trage für den Yahoo SMTP Server folgende Angaben ein:

1. Yahoo SMTP-Server: smtp.mail.yahoo.com
2. Yahoo SMTP-Port: 587 oder 465
3. Yahoo SMTP-Name: Name des Benutzers (z. B. Max Mustermann)
4. Yahoo SMTP-Benutzername: Deine vollständige Yahoo-Adresse (z. B. you@yahoo.com)
5. Yahoo SMTP Passwort: Dieses Passwort musst du hierfür im nächsten Schritt generieren.

 

Bei Yahoo ist es notwendig, ein App-Passwort zu generiere. 

Gehe hierfür auf folgende Seite: Yahoo App-Passwort Generieren.

Hier musst du dich einmal mit deiner E-Mail-Adresse und deinem E-Mailpasswort anmelden. Klicke auf App Passwort generieren. Bei App-Name kannst du den Verbindungsnamen eingeben, z. B. sevDesk-SMTP.

Das Passwort, dass du generiert bekommst, gibst du dann in deinem sevDesk Account bei SMTP-Passwort ein.

Danach speicherst du alles und solltest in den nächsten paar Minuten eine Test-Mail zugesendet bekommen.

 

Gebe das generierte Passwort in deinem sevDesk Account bei SMTP-Passwort ein und bestätige mit Speichern. In den nächsten paar Minuten sollte dir eine Test-Mail zugesendet werden.

3. Gmail SMTP hinterlegen

Gehe im Hauptmenü zu Einstellungen und dann Benutzer.

Öffne den entsprechenden Benutzer. Klicke auf SMTP Server-Einstellungen einblenden.

 

Trage für den Gmail SMTP Server folgende Angaben ein:

• Gmail SMTP-Server: smtp.gmail.com
• Gmail SMTP Name: Name des Benutzers (z. B. Max Mustermann)
• Gmail SMTP-Benutzername: Deine vollständige Gmail-Adresse (z. B. you@gmail.com)
• Gmail SMTP Passwort: Das Passwort, dass du zuvor erstellt und gespeichert hast.
• Gmail SMTP-Port (TLS): 587
• Gmail SMTP-Port (SSL): 465

Es ist nötig, die Multi-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren und zudem muss ein Anwendungskennwort festgelegt und genutzt werden.

Zur Festlegung kannst du hier die Seite des Mail-Anbieters einsehen: Mit App-Passwörter anmelden.

Gebe das generierte Passwort in deinem sevDesk Account bei SMTP-Passwort ein und bestätige mit Speichern. In den nächsten paar Minuten sollte dir eine Test-Mail zugesendet werden.

 

4. GMX SMTP hinterlegen

Um deine GMX-SMTP Daten in sevDesk zu hinterlegen, gehe zuerst einmal in deinem GMX-Postfach in die Einstellungen.

Klicke hier bitte auf das grün markierte Symbol.

 

Im nächsten Schritt öffnest du deine POP3/IMAP Einstellungen und erlaubst hier den Zugriff für POP3 und IMAP

Bestätige mit Speichern und gehe danach wieder in deinen sevDesk-Account zurück. 

 

Gehe im Hauptmenü zu Einstellungen und dann Benutzer.

Öffne den entsprechenden Benutzer. Klicke auf SMTP Server-Einstellungen einblenden.

Trage für den GMX SMTP Server folgende Angaben ein:

• GMX-SMTP-Server: mail.gmx.net
• GMX-SMTP Name: Name des Benutzers (z. B. Max Mustermann)
• GMX-SMTPP-Benutzername: Deine vollständige GMX-Adresse (z. B. you@gmx.de)
• GMX-SMTP Passwort: Dein Mailpasswort
• GMX-SMTP-Port (TLS): 587

Gebe dein normales Mailpassort in deinem sevDesk Account bei SMTP-Passwort ein und bestätige mit Speichern. In den nächsten paar Minuten sollte dir eine Test-Mail zugesendet werden.

 

5. WEB SMTP hinterlegen

Um deine WEB SMTP Daten in sevDesk zu hinterlegen, gehe zuerst einmal in deinem WEB-Postfach in die Einstellungen.

 

Im nächsten Schritt öffnest du deine POP3/IMAP Einstellungen und erlaubst hier den Zugriff für POP3 und IMAP.

Bestätige mit Speichern und gehe danach wieder in deinen sevDesk-Account zurück. 

 

Gehe im Hauptmenü zu Einstellungen und dann Benutzer.

Öffne den entsprechenden Benutzer. Klicke auf SMTP Server-Einstellungen einblenden.

Trage für den WEB SMTP Server folgende Angaben ein:

• WEB-SMTP-Server: smtp.web.de
• WEB-SMTP Name: Name des Benutzers (z. B. Max Mustermann)
• WEB-SMTP-Benutzername: Deine vollständige WEB-Adresse (z. B. you@web.de)
• WEB-SMTP Passwort: Dein Mailpasswort
• WEB-SMTP-Port (TLS): 587

Gebe dein normales Mailpasswort in deinem sevDesk Account bei SMTP-Passwort ein und bestätige mit Speichern. In den nächsten paar Minuten sollte dir eine Test-Mail zugesendet werden.

 

6. Office365 SMTP hinterlegen

Um deine Office365-SMTP Daten in sevDesk zu hinterlegen, musst du einige Dinge beachten, dass deine Mails auch versendet werden.

Wichtig für das Ganze ist nur, dass du Zugang zum admin.microsoft.com Portal hast und eine aktive Lizenz für mindestens 1-Microsoftaccount.

Zuerst muss für dein Mailkonto der SMTP AUTH aktiviert werden.

Gehe dazu bitte einmal unter admin.microsoft.com und melde dich dort an. 

 

Hier sollte dir dein Konto angezeigt werden. Hierbei ist es wichtig, eine aktive Lizenz zu haben. Wähle deinen Benutzer aus.

 

Es öffnet sich danach ein Menü. Klicke hier auf E-Mail und danach E-Mail-Apps verwalten.

 

Aktiviere nun die Funktion Authentifiziertes SMTP.

 

Im nächsten Schritt muss ein App-Passwort für deinen SMTP-Benutzer erstellt werden.

Gehe hierfür bitte einmal auf myaccount.microsoft.com. Melde dich an und öffne die Sicherheitsinformationen.

 

Hier kannst du eine neue Anmeldemethode hinzufügen.

 

Wähle hier App-Kennwort aus und vergib danach einen Namen für die Anmeldemethode, z. B. sevDeskSmtp.

 

Im nächsten Schritt wird dir dein App-Kennwort angezeigt.

Speicher dir dieses Passwort gut ab, dieses wird dir nur einmal angezeigt.

Wenn du dein Passwort sicher gespeichert hast, kannst du wieder zurück in deinen sevDesk-Account und die SMTP-Einstellungen hinterlegen.

Solltest du keine Auswahlmöglichkeit haben, um ein App-Passwort generieren zu lassen, muss diese Option zuvor noch freigegeben werden, wie du die Option freischaltest, siehst du in der folgenden Anleitung.

Melde dich bitte hierzu einmal unter https://entra.microsoft.com/ an.

 

Suche danach über die Suchleiste nach „Named Locations“ oder nach „Benannte Standorte“.

Wähle danach Multi-Faktor-Authentifizierung aus. Hier kannst du dann dem Benutzer erlauben, ein App-Passwort erstellen zu lassen. 

 

Gehe zurück zu deinem sevDesk Account. Wähle im Hauptmenü Einstellungen und dann Benutzer.

Öffne den entsprechenden Benutzer. Klicke auf SMTP Server-Einstellungen einblenden.

Um den Office365-SMTP Server zu finden, kannst du diese Angaben verwenden:

• Office365-SMTP-Server: smtp.office365.com
• Office365-SMTP Name: Name des Benutzers (z. B. Max Mustermann)
• Office365-SMTP-Benutzername: Deine vollständige Office365-Adresse (z. B. you@office365.de)
• Office365-SMTP Passwort: Dein erstelltes App-Kennwort
• Office365-SMTP-Port (TLS): 587

 

Falls du alle Einstellungen richtig hinterlegt hast, allerdings immer noch keine Mail versenden kannst, müssen hier deine Security Defaults deaktiviert werden.

Du kannst dies Deaktivieren, in dem du dich über den folgenden Link anmeldest:

• Security Defaults EntraID

7. AOL-SMTP

Um deine AOL-SMTP Daten in sevDesk zu hinterlegen, musst du einige Dinge beachten, dass deine Mails auch versendet werden.

Hierbei zu beachten ist, dass du ein spezielles App-Kennwort generieren musst. 

Um das Passwort zu generieren melde dich bitte einmal unter: https://mail.aol.com/ mit deinen Zugangsdaten an.

Gehe in deinem Posteingang oben rechts auf Mail und wähle dann Account information aus.

 

Jetzt hast du die Möglichkeit die Sicherheitseinstellngen aufzurufen. Wähle hierfür die Kategorie Sicherheit aus. 

 

Wähle im nächsten Schritt App-Passwort generieren aus. Beachte bitte dabei, dass die Bestätigung in zwei Schritten aktiviert sein muss um das App-Passwort generieren zu können.

Gehe im Hauptmenü zu Einstellungen und dann Benutzer.

Öffne den entsprechenden Benutzer. Klicke auf SMTP Server-Einstellungen einblenden.

Trage für den AOL SMTP Server folgende Angaben ein:

1. AOL-SMTP-Serveradresse: smtp.aol.com
2. AOL-SMTP-Name: Name des Benutzers (z.B. Max Mustermann)
3. AOL-SMTP-Benutzername: Deine vollständige Strato-Adresse (z.B. you@aol.com)
4. AOL-SMTP Passwort: Dein generiertes AOL-Passwort
5. AOL-SMTP-Port/Verschlüsselung: 465/SSL.

Bestätige deine Eingabe mit Speichern. In den nächsten paar Minuten sollte dir eine Test-Mail zugesendet werden.