Reisen/ Verpflegung
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      Verpflegungsmehraufwand

      Wir erklären dir, wie man den Verpflegungsmehraufwand in sevDesk im Speziellen erfassen kann.

       

      1. Allgemeines

      Bei der Verbuchung wird zwischen dem Verpflegungsmehraufwand von Unternehmern und Arbeitnehmern unterschieden.

      Die gesetzlichen Pauschalen gelten aber für beide Personengruppen und diese unterscheiden sich pro Land. Als Beispiel haben wir hier die gesetzlichen Pauschalen für die Verpflegung in Deutschland dargestellt:

      Tagespauschale in Deutschland

      Abwesenheit Pauschale bis 2019 Pauschale ab 2020
      zwischen 8 und 24h 12 € 14 €
      An- und Abreise 12 € 14 €
      24 h (ganztägig) 24 € 28 €

       

       

       

       

      2. Unternehmer: Verpflegungsmehraufwand verbuchen

      In unserem Beispiel unternimmt ein Unternehmer eine Geschäftsreise von Montag, 15:00 Uhr - Mittwoch, 12.00 Uhr

      Tagespauschale:  

      • Montag: 14,00 €
      • Dienstag: 28,00 €
      • Mittwoch: 14,00 €

      Gesamter Verpflegungsmehraufwand: 56,00 €

       

      Im ersten Schritt erfasst du einen Ausgabebeleg. Als Buchungskonto kannst du die bereits im System hinterlegte Kategorie für Verpflegungsmehraufwand ( 4674 im SKR03 / 6674 im SKR04) verwenden.

      Klicke hierfür auf das Symbol Reiter. 

       

      Du findest diese Kategorie unter dem Oberbegriff Reisen / Verpflegung.

       

      Die Erfassung des pauschalen Verpflegungsmehraufwands erfolgt mit 0 % Vorsteuer. Klicke hierfür auf das Symbol Pfeil und wähle Ohne Steuer aus.

       

      Im zweiten Schritt legst du das Buchungskonto Privateinlage als Verrechnungskonto an. Siehe hierzu den Hilfeartikel Privateinlage an. 

      Da du dir als Unternehmer den berechneten pauschalen Verpflegungsmehraufwand nicht auszahlst, ist der Ausgabebeleg fiktiv über das angelegte Verrechnungskonto Privateinlagen als bezahlt zu markieren. 

      Dafür gehst du auf den blauen Button Zahlungsausgang buchen und wählst als Zahlungskonto Privateinlage aus.

       

       Hinweis: In deinem Export lässt sich folgender Buchungssatz entnehmen:

                       Verpflegungsmehraufwand im Soll an Kreditor im Haben

                       Kreditor im Soll an Privateinlagen im Haben

       

      3. Unternehmer: Tatsächliche Verpflegungskosten mit Vorsteuerabzug

       

      Beachte! NUR die Pauschalen sind ertragssteuerrechtlich ansetzbar. Das bedeutet du kannst aus den tatsächlich angefallenen Kosten lediglich die Vorsteuer geltend machen.

      Voraussetzung zum Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit gesondertem USt.-Ausweis.

       

      In unserem Beispiel hat der Unternehmer tatsächliche Verpflegungskosten über 100,00€ + 19% Steuer (Rechnung vorhanden), für seine Reise aufgewandt.

      Hier sind Schritte eins und zwei, wie oben beschrieben, identisch. Du errechnest und buchst somit den pauschalen Verpflegungsmehraufwand und bezahlst diesen fiktiv über dein Zahlungskonto Privateinlage.

      Für die Verbuchung der tatsächlichen Aufwendungen wird es notwendig sein die entsprechenden Buchungskonten anzulegen. Wir verwenden in diesem Fall SKR03 4652 / SKR04 6642 Sonstige eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (nicht abziehbarer Anteil)

      Bitte bespreche dies vorab mit deinem Steuerberater.  

       

       

      Anschließend erfasst du einen Ausgabebeleg mit der Eingangsrechnung und verbuchst ihn, wie in unserem Beispiel genannt.

      Die Vorsteuer, die auf der Rechnung ausgewiesen ist, kannst du nun eintragen und geltend machen.

       

      Im letzten Schritt kommt es hier nun darauf an, wie du die tatsächlichen Aufwendungen bezahlt hast. Wenn du sie mit dem Geschäftskonto bezahlt hast, kannst du diesen Ausgabebeleg wie gewohnt mit der Transaktion auf deinem Bankkonto verknüpfen.

      Solltest du diese aber privat bezahlt haben, kannst du auch hier die Zahlung über dein Verrechnungskonto Privateinlagen vornehmen.

       

      4. Arbeitnehmer: Verpflegungsmehraufwand verbuchen

      In unserem Beispiel unternimmt der Arbeitnehmer eine Geschäftsreise von Montag 15:00 Uhr bis Mittwoch 12.00 Uhr

      Tagespauschale: 

      • Montag: 14,00 €
      • Dienstag: 28,00 €
      • Mittwoch: 14,00 €
      Gesamter Verpflegungsmehraufwand: 56,00 €

       

      Erfasse hierzu den Ausgabebeleg mit dem Buchungskonto Reisekosten Verpflegungsmehraufwand Arbeitnehmer. Dieses Konto findest du unter der Überkategorie Reisen/Verpflegung. Der Ausgabebeleg wird mit der Transaktion auf deinem Bankkonto über die Zahlung an deinen Mitarbeiter verknüpft.

       

      5. Arbeitnehmer: Tatsächliche Verpflegungskosten mit Vorsteuerabzug

      In unserem Beispiel hat der Arbeitnehmer eine Hotelrechnung über 100,00€ für die Übernachtung excl. 7% Steuer, sowie separat ausgeschriebenem Frühstück in Höhe von 10,00€ excl. 19% Steuer.

      Erfasse hierzu den Ausgabebeleg mit zwei Positionen:

      Position 1: Übernachtung

      • Kategorie: Wähle hier Reisekosten Übernachtungskosten Arbeitnehmer.
      • Umsatzsteuer: Wähle im Drop-Down-Menü Exkl. und gibt den Steuersatz 7 % an.
      Position 2: Frühstück
      • Kategorie: Wähle hier Reisekosten Verpflegungsmehraufwand Arbeitnehmer.
      • Umsatzsteuer: Wähle im Drop-Down-Menü Exkl. und gibt den Steuersatz 19 % an.

      Der Ausgabebeleg wird mit der Transaktion auf deinem Bankkonto über die Zahlung an deinen Mitarbeiter verknüpft.