Eigenbeleg

Wir erläutern, was genau ein Eigenbeleg ist, wann man diesen benötigt und wie man diesen in sevDesk erfasst.

Ein Eigenbeleg ist ein Ersatz für eine Rechnung bzw. Quittung. Wir haben dir eine Vorlage zur Erstellung eines Eigenbelegs erstellt.

Grundsätzlich müssen im Steuerrecht berufliche oder betriebliche Aufwendungen nachgewiesen werden (§ 97 Abgabenordnung). Ohne Belege in Form von Rechnungen und Quittungen erfolgt kein Abzug. Nur bei Pauschalen entfällt diese Nachweispflicht. Deshalb lautet ein Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung: „Keine Buchung ohne Beleg“.

In Fällen, in denen es für einen Geschäftsvorfall keinen Beleg gibt oder der Beleg verloren gegangen ist, muss daher ersatzweise ein sogenannter Eigenbeleg erstellt werden. Vorausgesetzt, die Ausgaben sind betrieblich oder beruflich notwendig und der Höhe nach glaubhaft, muss das Finanzamt diese Eigenbelege anerkennen.

Bei verloren gegangenen Quittungen ist der Eigenbeleg nur eine Notlösung. Soll die Ausgabe vom Finanzamt anerkannt werden, muss dies ein Ausnahmefall bleiben. Bei kleineren Ausgaben des täglichen Lebens und bei der Nutzung von (Münz-)Automaten (Telefon, Kopierer, Parkuhr, Porto) oder bei Trinkgeldern stellt er jedoch eine durchaus übliche und erlaubte Geschäftspraxis dar.

Ein korrekter Eigenbeleg muss folgende Angaben enthalten:

• Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift,
• Art der Aufwendung, z. B.: „Trinkgeld, siehe Restaurantbeleg“ oder „Farbpatrone XY“,
• Datum der Aufwendung,
• Kosten (Gesamtpreis, ggf. Einzelpreis pro Stück),
• Beleg für die Höhe des Preises (soweit möglich, zum Beispiel durch Preisliste),
• Grund für den Eigenbeleg (z. B. Verlust, Diebstahl oder „nicht quittiertes Trinkgeld“, „Benutzung eines Automaten, der keinen Beleg erstellt“),
• Datum und eigene Unterschrift.

In sevDesk wird ein Eigenbeleg, wie ein normaler Beleg erfasst und verbucht. Wir bieten hier eine Vorlage zur Erstellung eines Eigenbeleges an.