1. Artikel aus Lexware Office exportieren
Um deine Artikel aus Lexware Office in sevdesk zu übertragen, musst du sie zunächst als CSV-Datei exportieren. Öffne hierzu in Lexware Office den Bereich Artikel. Dort kannst du sowohl deine Produkte, als auch deine Services exportieren.
Tipp:
Wenn du in Lexware Office viele Artikel und Services angelegt hast, empfehlen wir dir, Produkte und Services separat zu exportieren. Dadurch bleibt der Import in sevdesk übersichtlicher und du kannst die Daten gezielter prüfen und zuordnen.
Hinweis:
In diesem Hilfeartikel zeigen wir den Prozess anhand eines gemeinsamen Exports, dass wir Produkte und Dienstleistungen zusammen in einer CSV-Datei aus Lexware exportiert haben und den Import auf dieser Basis erklären.
Speichere die exportierte CSV-Datei nun ab, damit du sie im nächsten Schritt für den Import wiederfindest.
Die exportiere CSV-Datei von Lexware Office sieht wie folgt aus:
2. Artikel in sevdesk importieren
Gehe nun im nächsten Schritt in deinen sevdesk Account. In der linken Navigationsleiste findest du unter den Einstellungen den Bereich System. Dort befindet sich oben rechts der Button Produkte Importieren.
Hier findest du die sevdesk CSV-Vorlage für den Artikel-Import.
Lade diese nun herunter.
Die CSV-Vorlage zeigt dir, in welcher Struktur und mit welchen Spaltennamen die Daten für den Import vorliegen müssen.
Unterschiede in der Systemlogik zwischen Lexware Office und sevdesk
In Lexware Office werden Artikel über die gleichnamige Oberkategorie "Artikel" verwaltet, innerhalb derer sich Produkte und Services unterscheiden.
In sevdesk hingegen findest du diese Struktur in der Navigationsleiste im Bereich Produkte. Dort kannst du Produkte anlegen und diese wiederum über Kategorien, wie zum Beispiel Artikel oder Dienstleistungen zuordnen. Darüber hinaus kannst du in sevdesk auch eigene Kategorien für Produkte erstellen.
2.1 Import über das Add-ons Inventar
Solltest du das Add-ons Inventar nutzen, findest du die Import Vorlage zusätzlich auch in der Navigationsleiste Inventar und dem obigen rechten Button Produkte Importieren.
2.2 Lexware Office-Datei an die sevdesk Vorlage anpassen
Öffne nun sowohl die Lexware CSV-Datei, als auch die sevdesk Importvorlage. Übertrage anschließend die Daten aus Lexware Office in die passende Spaltenstruktur der sevdesk Vorlage.
Achte beim Übertragen der Daten auf folgende Punkte:
Damit Produkte und Services importiert werden können, ist eine Artikelnummer innerhalb der CSV Import-Vorlage erforderlich
In der Spalte Kategorie gibst du an, ob es sich um einen Artikel, Dienstleistung oder eine andere Artikelart handelt
Umlaute Äa, Öö, Üü und das -ß- müssen ausgeschrieben werden
Nachdem du alle Daten übertragen hast, speichere die angepasste CSV-Datei ab.
3. Import der CSV-Datei in sevdesk
Wechsle nun zurück in deinen sevdesk Account und lade die ausgefüllte CSV-Datei über den Menüpunkt Produkte Importieren hoch.
sevdesk zeigt dir vor dem endgültigen Produktimport eine Vorschau deiner Daten an. So kannst du prüfen, ob alle Spalten richtig zugeordnet und vollständig ausgefüllt sind. Falls nötig, kannst du hier noch Korrekturen vornehmen.
Wenn alle Angaben korrekt sind, starte den Import.
Nach erfolgreichem Import findest du deine Produkte und Dienstleistungen im Bereich Produkte und den jeweiligen Kategorien.
3.1 Produkte nach dem Import bearbeiten
Solltest du feststellen, dass beim Import ein Fehler unterlaufen ist, kannst du den letzten Import jederzeit rückgängig machen, sodass sich fehlerhafte Datenimporte einfach korrigieren lassen, ohne dass du deine gesamte Inventarliste manuell bereinigen musst.
Ebenso kannst du nach dem Import deiner Produkte jederzeit Änderungen vornehmen. Du kannst beispielsweise zusätzliche Informationen ergänzen, bestehende Daten anpassen oder neue Produkte und Dienstleistungen direkt in sevdesk anlegen.
Wenn du wissen möchtest, wie du manuell neue Produkte und Dienstleistungen in sevdesk erstellst, schaue dir hierzu gerne unseren Hilfeartikel an.