1. Export deiner Kontaktdaten aus Accountable
In Accountable hast du die Möglichkeit, deine Daten über einen Excel-Export herunterzuladen. Dieser Export enthält Informationen zu deinen Belegen, Rechnungen, Transaktionen, sowie deinen Kunden.
Um den Export zu erstellen, wählst du zunächst den gewünschten Zeitraum aus und klickst anschließend auf Export-Datei erstellen.
Danach kannst du die erzeugte Excel-Datei herunterladen und öffnen.
Im Export von Accountable befinden sich sämtliche Daten gemeinsam in einem Excel-Dokument. Dabei sind die Informationen in Bereiche wie Ausgaben, Kontobewegungen und Kunden aufgeteilt.
Kunden erscheinen im Export in einer eigenen Spalte, während Lieferanten ausschließlich innerhalb der Ausgaben aufgeführt werden.
Hinweis:
sevdesk unterscheidet bei der Kontaktverwaltung zwischen Kundenstammdaten (z. B. für Rechnungen) und Lieferantenstammdaten (z. B. für Eingangsbelege)
2. Import in deiner Kunden in sevdesk
Damit deine Kontakte grundsätzlich in sevdesk importiert werden können, steht dir eine CSV- Importdatei hierfür zur Verfügung. Diese findest du unter den Einstellungen -> System -> Kontakte importieren.
Lade die Kontakt-Vorlage herunter.
2.1 Accountable Export Datei an die sevdesk Vorlage anpassen
Für den Kundenimport öffnest du zunächst die Kontaktimportvorlage von sevdesk, sowie den Kundenexport aus Accountable.
Export Kunden Accountable
Importvorlage sevdesk
Hinweis:
Innerhalb des Kundenexports von Accountable werden sowohl Firmen, als auch Privatpersonen in der gleichen Spalte "Kundenname" zusammengefasst. Ansprechpartner von Firmendaten werden dabei nicht mit exportiert.
In sevdesk werden Privatpersonen und Firmen in der Importvorlage separat betrachtet und angelegt.
Wie das in der Vorlage aussehen muss siehst du hier:
Achte beim Übertragen deine Daten in die sevdesk Importvorlage auf folgende Punkte:
Umlaute wie Äa, Öö, Üü und ß müssen ausgeschrieben werden
Das Land muss vollständig ausgeschrieben sein, z. B. Deutschland statt de
Stelle sicher, dass die Kategorie bei allen importierten Einträgen als "Kunde" gesetzt ist.
Firmenkunden aus Accountable (business) hinterlegst du in der Importvorlage unter der Organisation, Privatkunden aus Accountable (privat) unter dem Nachname. Wenn gewünscht, separiere bei deinen Privatkunden den Vor-und Nachnamen.
Weise deinen Kontakten eine Kundennummer zu.
Tipp:
Definiere direkt einen fortlaufenden Nummernkreis, damit deine Kontakte später übersichtlich geführt werden können!
Hast du deine Daten übertragen und alles kontrolliert, speichere die Datei als CSV- Datei ab.
Unterschiede Accountable Export und sevdesk Vorlage
Beim Übertragen der Daten gibt es einige Unterscheide zwischen dem Aufbau des Accountable Exports und der sevdesk Vorlage. Die Übersicht hilft dir, die Felder richtig zuzuordnen.
Accountable | sevdesk |
Kundenname (Firmen u. Privatpersonen) | Organisation -> Firmenkunde Vorname/Nachname -> Privatkunde |
Ansprechpartner bei Firma (wird beim Export nicht berücksichtigt) | muss wenn gewünscht manuell in CSV- Vorlage übertragen werden, hierbei muss Ansprechpartner als separate Zeile unter gleicher Kundennummer wie Organisation angelegt werden |
keine Kundennummer | Kundennummer erforderlich |
Land (wird mit z. B. de) abgekürzt | das Land muss vollständig ausgeschrieben werden ( de -> Deutschland) |
Umlaute Ää, Öö, Üü, -ß- | müssen ausgeschrieben werden |
2.2 Import der CSV-Kunden Datei in sevdesk
Wechsle nun zurück in deinen sevdesk Account und lade die CSV-Kontaktvorlage hoch. In der Importvorschau kannst du alle Einträge überprüfen und bei Bedarf korrigieren. Starte anschließend den Importvorgang.
Deine importierten Kunden findest du danach in der Kontaktverwaltung.
Du kannst deine importierten Kunden im Anschluss jederzeit bearbeiten und auch weitere Informationen ergänzen.
3. Import deiner Lieferantendaten in sevdesk
Lieferanten werden im Export aus Accountable als Teil der jeweiligen Ausgaben Einträge gespeichert.
Export Accountable
Über die CSV-Importvorlage von sevdesk kannst du alle Informationen übertragen, welche aus der Lieferantenliste einsehbar sind, wie der Name, sowie das Land des Lieferanten. Befülle auch hier die Kategorie mit der Info Lieferant.
Auch hier müssen Umlaute ausgeschrieben und Länder vollständig benannt werden. Für den Import wird ebenfalls eine Kundennummer benötigt.
Tipp:
Wenn du bereits vorab deine Kunden importiert hast, vergebe deinen Lieferanten die nächst fortlaufende Nummer deiner zuvor importierten Kundenkontaktliste, so werden diese geordnet und fortlaufend in sevdesk angelegt.
Importvorlage sevdesk
Nachdem du die Angaben eingetragen hast, speicherst du die CSV-Vorlage und lädst sie über den Kontaktimport in deinem sevdesk-Account hoch.
Die importierten Lieferanten erscheinen anschließend in deiner Kontaktliste und können wie gewohnt ergänzt oder angepasst werden.
3. Neue Kontakte in sevdesk anlegen
Wenn du in sevdesk neue Kontakte anlegst, achte darauf, dass du im Idealfall den Nummernkreis deiner bereits importierten Kunden und Lieferanten weiterführst.
Diesen kannst du unter im Hauptmenü unter Buchhaltung und Nummerkreise für deine Kontakte anpassen. Somit wird der Nummernkreis deiner Kontakte fortlaufend für neu angelegte Kontakte weitergeführt.
