Wir empfehlen Ihnen, zu Beginn der Zusammenarbeit mit Ihrem Mandanten in sevdesk alle relevanten Punkte zu besprechen und eventuelle Anpassungen in den Accounteinstellungen gemeinsam vorzunehmen.
1. Prüfung der Stammdaten Ihres Mandanten
Loggen Sie sich im sevdesk Steuerberaterportal ein und schalten Sie sich über die Übersicht Ihrer verknüpften Mandanten auf den sevdesk Account des gewünschten Mandanten auf.
1.1 Unternehmenseinstellungen
Navigieren Sie im Account Ihres Mandanten zu den "Einstellungen" unten im Menü und überprüfen Sie zunächst die Unternehmenseinstellungen, insbesondere die Angaben zu Buchhaltung und Steuer.
Diese beinhalten:
Allgemein:
Firmenname, -zusatz, Geschäftsführer, Rechtsform und die Anschrift
Kontaktdaten
Branche und Mitarbeiterzahl
Buchhaltung und Steuer:
Umsatzsteuer-ID und Steuernummer
Amtsgericht und Handelsregister-Nr.
Umsatzsteuer: Auswahl zwischen Standard oder Kleinunternehmerregelung (Keine USt.)
Gewinnermittlung: EÜR oder GuV
Standard Umsatzsteuersatz: 19 %, 7 % oder 0 %
Versteuerungsart: Soll- oder Ist-Versteuerung
Kontenrahmen: SKR04 oder SKR03
Preise in Netto vs. Brutto
Hinweis: Bitte überprüfen Sie die Buchhaltungs- und Steuer-Angaben Ihres Mandanten akribisch und passen Sie diese falls nötig in Absprache mit dem Mandanten an.
Bitte beachten Sie, dass Änderungen der Einstellungen Auswirkungen haben auf:
Auswertungen (inkl. UStVA, EÜR, GuV, BWA und SuSa)
die zur Verfügung stehenden Buchungskonten.
Weitere Einstellungen:
Bankverbindung: Aus Sicherheitsgründen kann die Bankverbindung lediglich durch Ihren Mandanten selbst geändert werden.
Logo
1.2 Buchungskonten
1.2.1 Standardbuchungskonten und Anlegen individueller Konten mit SKR-Verknüpfung
sevdesk arbeitet, je nach Auswahl in den Steuereinstellungen, mit den Buchungskonten des jeweiligen Standardkontenrahmens (SKR03 oder SKR04).
Nach Auswahl des Kontenrahmens hat Ihr Mandant Zugriff auf die zur Verfügung stehenden Standard-Buchungskonten.
Im Menüpunkt "Einstellungen", "Buchhaltung", "Buchungskonten" haben Sie die Möglichkeit, Buchungskonten mit eigener Benennung anzulegen und diese mit einem zur Auswahl stehenden SKR-Buchungskonto zu verknüpfen. So können Sie beispielsweise eine für den Mandanten einfache, auf seine Geschäftsvorfälle limitierte, Auswahl an Standard-Buchungskonten erstellen, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen.
Bitte beachten Sie:
In der sevdesk Systemversion 2 sind noch nicht alle Konten des Standardkontenrahmens SKR03/04 verfügbar. Wir arbeiten stetig an einer Erweiterung.
Eine aktuelle Auflistung der zur Verfügung stehenden Konten finden Sie hier.
Sollte Ihnen ein Standardkonto fehlen, kontaktieren Sie uns bitte.
1.2.2 Buchungskonten als Favoriten markieren
Um Ihren Mandanten bei der korrekten Vorkontierung seiner Belege zu unterstützen, können Sie die wichtigsten Konten für ihn als Favorit markieren.
Öffnen Sie dazu den Bereich "Ausgaben" und klicken Sie rechts oben auf "Ausgabe erfassen". Scrollen Sie nach unten bis Sie die Auswahl "Kategorie" finden. Durch Klick auf die Fläche "Erweiterte Suche" können Sie die verfügbaren Standardkonten suchen (bspw. durch Eingabe der Nummer) und diese durch Klick auf das Stern-Symbol als Favorit markieren.
Die ausgewählten Buchungskonten werden Ihrem Mandanten dann im Bereich "Favoriten" angezeigt.
1.3 Festschreibungseinstellungen
1.3.1 Automatische Festschreibung von Ausgangsrechnungen
Um eine GoBD-konforme Datenerfassung zu gewährleisten, schreibt sevdesk standardmäßig alle Ausgangsrechnungen fest, sobald diese vom Nutzer fertiggestellt (heruntergeladen oder versendet) werden.
Ihr Mandant hat die Möglichkeit, die Festschreibung von Dokumenten bei Fertigstellung zu aktivieren. Hierzu navigiert Ihr Mandant in den Bereich "Einstellungen", "System" und wählt den Reiter "Aufträge & Rechnungen".
Um GoBD-Konformität zu gewährleisten, empfehlen wir, die Festschreibung aktiviert zu lassen.
Bitte beachten Sie: Die Aktivierung bzw. Deaktivierung der automatischen Festschreibung ist nur für den Mandanten möglich, nicht für Sie als Kanzlei, wenn Sie sich auf den Mandanten Account aufschalten.
1.3.2 Manuelles Festschreiben von Daten
Im Reiter "Festschreiben", den Sie in den "Einstellungen" finden, können Sie wahlweise alle Rechnungen, Belege, Zahlungen und Gutschriften für einen gewählten Zeitraum festschreiben.
Bitte beachten Sie: Durch Klick auf den Button "Festschreiben" werden die gewählten Dokumente unveränderbar und nicht mehr löschbar für Ihren Mandanten festgeschrieben.
Sollten Sie die Dokumente Ihres Mandanten exportieren und bspw. in DATEV weiterverarbeiten, können Sie dort weiterhin Anpassungen vornehmen und dort final festschreiben.
Wir raten Ihnen daher, eine Festschreibung der Dokumente in sevdesk nur vorzunehmen, wenn Sie alle Dokumente geprüft und alle Daten mit Ihren eventuellen Änderungen in der Kanzleisoftware abgeglichen und korrigiert haben.
Weitere Informationen zum Thema Festschreiben finden sie hier:
2. Allgemeine Empfehlungen zur Zusammenarbeit
Um die Zusammenarbeit mit Ihrem Mandanten in sevdesk ideal zu gestalten, haben wir diverse Empfehlungen für Sie.
2.1 Zusammenarbeitsmodus
Vereinbaren Sie mit Ihrem Mandanten die Gestaltung der Zusammenarbeit, wie Sie wann auf welche Dokumente zugreifen und wer welche Aufgaben übernimmt.
Dies beinhaltet bspw. das Einverständnis über:
Erstellen und Übermitteln der UStVA ans Finanzamt
Sammeln und Buchen von Belegen
Erfassen von Banktransaktionen
Erstellen der Gewinnermittlung
Exportrhythmus und -stichtag
In der Praxis haben sich verschiedene Zusammenarbeitsmodi mit sevdesk Mandanten bewährt:
2.1.2 Fakturierung
Ihr Mandant nutzt den Tarif "Rechnung" und erstellt lediglich seine Ausgangsrechnungen mit sevdesk.
Die Kanzlei exportiert diese per Rechnungsdatenexport und erfasst die Eingangsrechnungen des Mandanten bspw. via DATEV Unternehmen online oder ADDISON SMART Connect.
2.1.2 Belegesammler
Im sevdesk Tarif "Buchhaltung" oder "Buchhaltung Pro" erfasst Ihr Mandant seine Belege und verknüpft sie mit seinen Banktransaktionen, um den Überblick über offene und bezahlte Rechnungen zu behalten.
Wir empfehlen Ihnen den Rechnungsdatenexport, um die Buchung der Belege in der Kanzleisoftware für Sie zu vereinfachen. Der Abgleich der Banktransaktionen erfolgt in Ihrer Kanzleisoftware.
Wahlweise bucht Ihr Mandant alle Ausgangsrechnungen auf das Hilfskonto 1591/1371: "Ich weiß es noch nicht". Bei einem Buchungsdatenexport finden Sie dann alle Belege gesammelt und können Ihrerseits die korrekten Buchungskonten wählen.
2.1.1 Selbstbucher
Ihr Mandant nutzt den sevdesk Tarif "Buchhaltung" oder "Buchhaltung Pro" und erstellt damit Ausgangsrechnungen, erfasst seine Belege und verbucht sie eigenständig.
Die Kanzlei exportiert die Buchungsdaten wahlweise zur Erstellung der Gewinnermittlung oder auf Wunsch regelmäßig zur unterjährigen Überprüfung der Buchungen des Mandanten.
Wir empfehlen Ihnen, mit dem Mandanten die am häufigsten vorkommenden Geschäftsvorfälle zu definieren und die korrekten Buchungskonten gemeinsam festzuhalten.
2.2 Stichtag zur Vollständigkeit der Daten
Vereinbaren Sie mit Ihrem Mandanten einen Stichtag pro Monat, Quartal oder Jahr, zu dem sämtliche Belege und Transaktionen erfasst und verknüpft sein sollen. Das erleichtert Ihnen die Arbeit und spart wertvolle Zeit.
Wahlweise können Sie automatische Erinnerungen über fehlende Belege für Ihren Mandanten einrichten – eine Erläuterung hierzu finden Sie in unserem Artikel Steuerberaterportal im Punkt 4.3.1: Erinnerung an fehlende Belege.
2.3 Umgang mit Banktransaktionen
Um den größtmöglichen Nutzten aus der Verwendung von sevdesk zu ziehen, empfehlen wir die Anbindung des Bankkontos des Mandanten. Auf diese Weise wird verhindert, dass Ihr Mandant versehentlich Banktransaktionen, beispielsweise per MT-940 oder CSV-Datei, doppelt erfasst.
Für die korrekte Behandlung von eBay- und PayPal-Transaktionen finden Sie die entsprechenden Hilfeartikel verlinkt.
2.4 Wiederkehrende Belege
Verfügt Ihr Mandant über wiederkehrende Ausgaben, die nicht immer über einen entsprechenden Beleg verfügen (bspw. Miete, Versicherung o. ä.), kann er die Funktion "Wiederkehrende Ausgabe" nutzen. Hierbei wird das Belegbild einmalig bei Erstellung erfasst und die Verknüpfung zu jeder weiteren Belegerfassung gebildet.
2.5 Anlegen von Lieferanten und Kunden
Wirken Sie bei Ihrem Mandanten darauf hin, dass Belege und Rechnungen mit gespeicherten Kontakten erfasst und erstellt werden, um Dubletten bei Kreditoren und Debitoren zu vermeiden. Sollte Ihr Mandant mehrere Belege für den gleichen Lieferanten oder Kunden haben, muss er über das blaue Symbol im Feld Lieferant bzw. Kunde sicherstellen, dass sevdesk den bestehenden Kontakt auch erkannt hat.