Hier zeigen wir Ihnen, welche Schritte im Vorfeld kontrolliert und bearbeitet werden können, um die vollständige Buchhaltung Ihres Mandanten zu erhalten.
Zu Beginn der Zusammenarbeit mit Ihrem Mandanten besprechen Sie die Punkte am besten persönlich, damit dieser die Anpassung in sevDesk vornehmen kann.
Zur Prüfung loggen Sie sich im Steuerberaterportal ein und schalten Sie sich in den sevDesk Mandanten Account auf.
1. Prüfung der Stammdaten
1.1 Accounteinstellungen Check
Gehen Sie im Account in den Bereich Einstellungen und dann Unternehmen. Prüfen Sie hier die Eingabe der Grundeinstellungen.
1.2 Buchungskonten Check
Prüfen Sie mithilfe der Übersicht aller in sevDesk verfügbaren Buchungskonten (siehe Links der PDFs unterhalb), ob die für Sie und Ihren Mandanten relevanten Buchungskonten bereits in sevDesk angelegt sind.
In sevDesk sind folgende Buchungskonten bereits als Standardkontenrahmen (SKR) hinterlegt:
- Standardkontenrahmen 3 (SKR03) für Deutschland
- Standardkontenrahmen 4 (SKR04) für Deutschland
- Standardkontenrahmen 7 (SKR07) für Österreich
In diesem Schritt kann der Kontenplan um weitere Konten ergänzt werden, die Sie Ihrem Mandanten vorgeben möchten. Dazu können Sie oder Ihr Mandant jederzeit zusätzliche Konten im Bereich Einstellungen und dann Buchhaltung im Reiter Buchungskonten anlegen.
Alternativ gibt es die Möglichkeit, mehrere Konten gleichzeitig per Upload einer CSV-Datei anzulegen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Hilfeartikel Buchungskonten hinzufügen und ändern.
Sie können Ihren Mandanten außerdem dabei unterstützen, die Belege korrekt zu kontieren, in dem Sie wichtige Konten als Favoriten markieren. Öffnen Sie den Bereich Belege. Klicken Sie auf Ausgabe erfassen und wählen Kategorie aus. Es öffnet sie ein neues Fenster zur Übersicht aller Buchungskonten. Hier können Sie Buchungskonten als Favoriten markieren. Klicken Sie hierfür auf den Stern und die ausgewählten Buchungskonten werden im Bereich Favoriten für Ihren Mandanten zur Verfügung stehen.
1.3 Umsatzsteuerregel Check
Gehen Sie im Account Ihres Mandanten im Bereich Rechnungen. Klicken Sie auf Rechnung erstellen und öffnen Weitere Optionen einblenden. Prüfen Sie hier, ob die für Sie und Ihren Mandanten relevanten Umsatzsteuerregelungen verfügbar sind. Die gleiche Prüfung kann im Bereich Belege vorgenommen werden.
Sollten Sie darüber hinaus Umsatzsteuerregelungen benötigen, lassen sich diese im Bereich Einstellungen und dann Buchhaltung im Reiter Umsatzsteuerregelungen jederzeit ergänzen – inkl. USt VA-Feld Nummer und optional einem BU-Schlüssel.
2. Allgemein zu beachten
2.1 Stichtag festlegen
Vereinbaren Sie mit Ihrem Mandanten einen Stichtag pro Monat, Quartal oder Jahr, zu dem sämtliche Belege und Transaktionen erfasst und verknüpft sein sollen. Das erleichtert Ihnen die Arbeit und spart wertvolle Zeit ein, da Sie oder Ihr Mandant die Daten jeweils nur einmal zum Stichtag exportieren müssen.
Damit Ihr Mandant diesen Stichtag nicht vergisst, können Sie ihm im Steuerberaterportal im Bereich Mandantendetails die Erinnerungen an fehlende Belege konfigurieren. Einmal konfiguriert, wird Ihr Mandant in sevDesk über den Buchhaltungsscore informiert und wird durch die automatische Erinnerung rechtzeitig an einer vollständigen Buchhaltung mitwirken.
2.2 Umgang mit Banktransaktionen
Um den größtmöglichen Nutzten aus der Verwendung von sevDesk zu ziehen, empfehlen wir die Anbindung des Bankkontos des Mandanten. Auf diese Weise wird verhindert, dass Ihr Mandant versehentlich Banktransaktionen, beispielsweise per MT-940 oder CSV-Datei, doppelt erfasst. Für die korrekte Behandlung von eBay- und PayPal-Transaktionen finden Sie die entsprechenden Hilfeartikel verlinkt.
2.3 Wiederkehrende Belege
Verfügt Ihr Mandant über wiederkehrende Ausgaben, die nicht immer über einen entsprechenden Beleg verfügen (bspw. Miete, Versicherung o. ä.), kann er die Funktion Wiederkehrende Belege nutzen. Hierbei wird das Belegbild einmalig bei Erstellung erfasst und die Verknüpfung zu jeder weiteren Belegerfassung gebildet.
2.4 Festschreibung
In sevDesk ist die automatische Festschreibung von Dokumenten bei Fertigstellung auf aktiv gesetzt. Jedoch hat ihr Mandant die Möglichkeit diese zu deaktivieren. Im Bereich Einstellungen und dann System im Reiter Aufträge und Rechnungen können Sie die Einstellung einsehen.
Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Dokumente Ihres Mandanten (Alle Rechnungstypen & Gutschriften) bei der Fertigstellung festgeschrieben und können danach nicht mehr verändert werden. Wir empfehlen, diese Einstellung zu aktivieren bzw. aktiv zu lassen.
2.5 Anlegen von Lieferanten und Kunden
Wirken Sie bei Ihrem Mandanten darauf hin, dass Belege und Rechnungen mit gespeicherten Kontakten erfasst und erstellt werden, um Dubletten bei Kreditoren und Debitoren zu vermeiden. Sollte Ihr Mandant mehrere Belege für den gleichen Lieferanten oder Kunden haben, muss er über das blaue Symbol im Feld Lieferant bzw. Kunde sicherstellen, dass sevDesk den bestehenden Kontakt auch erkannt hat.
3. Welcher Export ist der Richtige?
Ihr Mandant ist nun bereit, aber wie bekommen Sie nun die Daten bestmöglich in Ihre Kanzleisoftware? Hierfür hilft Ihnen der Hilfeartikel Export aus sevDesk und Import in DATEV.