Uneinbringliche Forderungen

Hier zeigen wir dir, wie du uneinbringliche Forderungen in sevDesk erfassen kannst

1. Allgemeines

Eine Forderung ist dann uneinbringlich, wenn dein Kunde deine Rechnung nicht mehr bezahlen wird. Es gibt verschiedene Gründe dafür, z. B. könnte dein Kunde verstorben sein, er ist zahlungsunfähig und hat ein Insolvenzverfahren eröffnet oder die Forderung ist verjährt. In unserem Lexikonbeitrag erfährst du mehr zum Thema Forderungen.

Wenn ein derartiger Fall eintritt, kann die offene Forderung komplett ausgebucht werden. Auch die Umsatzsteuer darf korrigiert werden und falls du sie bereits an das Finanzamt bezahlt hast, darfst du sie dir zurück holen. 

2. Ausbuchung der uneinbringlichen Forderung

In unserem Beispiel hat unser Kunde Max ein Insolvenzverfahren eröffnet und es ist sicher, dass wir kein Geld mehr von ihm bekommen werden. Die offene Rechnung in der Höhe von 5.950,- € Brutto möchten wir nun in sevDesk zum Jahresende ausbuchen.

 

2.1 Anlegen des Buchungskontos

Für die Ausbuchung der Rechnung musst du ein entsprechendes Buchungskonto anlegen. Wie das geht, zeigen wir dir im Hilfeartikel Buchungskonten anlegen

Hier zeigen wir dir ein Beispiel, wie du es in sevDesk umzusetzen kannst. Lege hierfür ein Automatikkonto "Forderungsverluste 19% USt" an.

  • Konto 2406 für SKR 03
  • Konto 6936 für SKR 04 

 

2.2 Erfassen der uneinbringlichen Forderung

Erfasse jetzt einen Ausgabebeleg mit dem vorher angelegten Buchungskonto Forderungsverluste 19 %.

Verwende hier die Werte der Ursprungsrechnung, die du ausbuchen möchtest, z. B. den Kundennamen und Rechnungsbetrag.

2.3 Ausgleich Status von Offen auf Bezahlt

In sevDesk können die Rechnung und die Ausbuchung als Ausgabebeleg nicht direkt miteinander verknüpft werden.  Das heißt nach der Erstellung des Ausgabebeleges hast du nun immer noch eine offene Rechnung und nun auch einen offenen Beleg stehen.

Um beides ausgleichen zu können, wähle beim Ausgabebeleg Zahlungsausgang buchen

 

 

Wähle das Standardkonto aus, da wir für diesen Beleg keinen Geldfluss haben, und wählen das Belegdatum zur Ausbuchung:

 

Im nächsten Schritt gehe im Hauptmenü zu Rechnungen und öffne die offene Rechnung. Wähle den Button Zahlungseingang buchen.

 

Wähle erneut das Standardkonto aus und tragen als Bezahldatum das Datum der Ausbuchung.

 

2.4 Buchungssätze im Export

Über den Menüpunkt Export kannst du deine Buchungen überprüfen.

Hier erläutern wir dir an unserem Buchungsbeispiel die einzelnen Buchungssätze, die daraus entstanden sind:

 

Buchungssatz 1: Ausbuchung der Forderung 

2406 Forderungsverluste 19 % im Soll an 

                                                 10002 Debitorennummer Max im Haben

Buchungssatz 2: "Zahlungsausgang" der Ausbuchung

10002 Debitorennummer Max im Soll an

                                                     1221 Standardkonto im Haben

Buchungssatz 3: "Zahlungseingang" der uneinbringlichen Forderung

1221 Standardkonto im Soll an

                                                   10002 Debitorennummer Max im Haben   

 

Die Buchungen auf dem Standardkonto sind somit ausgeglichen mit dem Saldo 0,- und wirken sich insgesamt nicht aus.

 

 

3. Meldung in der UStVA

3.1 UStVA-Formular

Uneinbringliche Forderungen sind zum einen in der jeweiligen Feldnummer des Steuersatzes zu melden, also z. B. in Feldnummer 81 (Zeile 20 im Formular), wenn es sich um 19 % Umsatzsteuer handelt. Zum anderen sind ergänzende Angaben in Feldnummer 50 (Zeile 73 im Formular) zu machen:

 

3.2 Prüfung UStVA in sevDesk

Die Umsatzsteuer aus der ausgebuchten Forderung kannst du in der Voransicht der Auswertung Umsatzsteuer prüfen. In unserem Beispiel haben wir eine Forderung mit 19 % USt zum 31.12. ausgebucht, aus diesem Grund, finden wir unseren Beleg hier in der UStVA Monat Dezember wieder:

 

Klicke auf das Fragezeichen und du kannst dir die Belege, die zu der jeweiligen Steuer geführt haben, anzeigen lassen. Auch hier wird unsere Ausbuchung negativ, mit einem Minusvorzeichen, angezeigt.

 

3.3 Abgabe UStVA

Über den Button UStVA erstellen findest du die Angaben zu Minderleistungen, die du aktivieren musst. Hier kannst du die ergänzende Angabe zu den uneinbringlichen Forderungen an das Finanzamt übermitteln. In unserem Beispiel melden wir 5.000 € (A), die Netto ausgebucht worden sind.

Die zu korrigierende Umsatzsteuer zu 19 % wird in der UStVA Feldnummer 81 (B) berücksichtigt. Nach dem Ausfüllen der ergänzenden Angabe wird diese automatisch rechts berücksichtigt und erscheint in der Feldnummer 50 (C).

 

 

4. Berücksichtigung in EÜR / GuV

4.1 EÜR-Auswertung

Die Forderungsausbuchung mindert die Einnahmen, da sie nicht zu Stande kamen.

In die EÜR fließen Rechnungen & Belege grundsätzlich mit dem Zahldatum (Zufluss- und Abflussprinzip) mit ein.

Da die Forderung, die man ausbucht, nie vom Kunden bezahlt wurde, wurde diese Ursprungs-Rechnung auch nie in der EÜR bisher berücksichtigt.

Bei der Ausbuchung der Forderung und dem anschließenden Ausgleich von Offen zu Bezahlt werden sowohl die Ursprungs-Rechnung, als auch die Forderungsausbuchung als Einnahme aufgenommen. Diese beiden ergeben in Summe 0,- und wirken sich dementsprechend nicht auf den Gewinn aus.

4.2 GuV-Auswertung

Einnahmen und Ausgaben werden in der GuV-Auswertung mit dem Liefer- bzw. Leistungsdatum berücksichtigt. 

In unserem Beispiel trägt die Ursprungsrechnung das Leistungsdatum 21.05.2020 und gehört daher bereits in die GuV des Wirtschaftsjahres 2020. Dass die Rechnung vom Kunden noch nicht bezahlt wurde, spielt bei dieser Gewinnermittlungsform keine Rolle!

Die Ausbuchung der Forderung zum 31.12.2021 jedoch gehört in das Wirtschaftsjahr 2021.