1. Ausgabenübersicht
In der Ausgabenübersicht siehst du alle erfassten Belege und deren aktuellen Status. Hier kannst du außerdem direkt neue Belege scannen, hochladen oder manuell erfassen.
In der Übersicht werden pro Belege Informationen zum Lieferant, Datum, Betrag, Beschreibung, Belegnummer, sowie Status angezeigt.
Status deiner Ausgaben
Status | Farbe | Bedeutung |
Entwurf (Zu bestätigen) | 🔵 Blau | Beleg wurde erfasst, aber noch nicht fertiggestellt |
Unvollständig | 🟡 Helles Gelb | Pflichtangaben fehlen (z. B. Kategorie, Betrag, Belegnummer) |
Unbezahlt | 🟠 Dunkles Gelb | Beleg ist vollständig, aber es wurde noch keine Zahlung zugeordnet. |
Überfällig | 🔴 Rot | Zahlungsziel ist überschritten |
Bezahlt | ⚫ Grau | Beleg wurde vollständig verbucht als bezahlt markiert |
2. Ausgabebeleg scannen
Über die Funktion Belege scannen kannst du Belege direkt mit der Kamera erfassen oder ein bereits vorhandenes Belegbild aus deiner Galerie hochladen.
Hinweis:
Stelle sicher, dass die sevdesk App Zugriff auf Kamera und Galerie hat, damit der Scan funktioniert.
Tippe auf Beleg scannen. Richte dein Smartphone so aus, dass der gesamte Beleg flach und gut lesbar im Kamerarahmen liegt.
Tipp für optimale Belegerkennung:
Lege den Beleg auf eine einfarbige, kontrastreiche Fläche. Achte auf eine gute Beleuchtung (kein Schatten oder Blitzreflex) und halte die Kamera ruhig, bis das Bild automatisch ausgelöst wird.
Nach der Aufnahme wird das Foto kurz verarbeitet. Du siehst dann eine Vorschau deines Ausgabebelegs und kannst falls nötig, weitere Belegbilder hinzufügen, den Beleg zuschneiden oder erneut aufnehmen.
Nachdem du deinen Beleg gescannt hast, kannst du noch weitere Belegbilder dem jetzigen hinzufügen, sowie weitere Änderungen vornehmen. Wenn dein Belegbild passt, kannst auf Abschicken klicken.
Der Ausgabebeleg wird nun gespeichert und als Entwurf angelegt.
Falls du den Ausgabebeleg direkt weiter bearbeiten möchtest, tippe auf Ausgabe überprüfen. So gelangst du in die Bearbeitungsmaske.
2.1 Ausgabe erfassen
Die App liest mit Hilfe der Belegerkennung automatisch wichtige Informationen aus dem Ausgabebeleg aus. Erkannte Felder werden mit einem Rahmen markiert.
Falls etwas nicht direkt erkannt wurde, kannst du es manuell einfügen.
Infos wie Lieferant, Datum, Betrag, Kategorie, Umsatzsteuer und die Belegnummer sind Pflicht.
Hinweis:
Solltest du den Lieferant über die Suche als neuen Kontakt anlegen, wird dieser zu keinem angelegten Kontakt im Anschluss.
Du kannst häufig genutzte Kategorien über das Sternchen als Favorit markieren.
Tipp:
Die Kategorie beschreibt die Buchungskonten. Schaue dir hierzu gerne unseren Hilfeartikel Verfügbare Buchungskonten an.
Bei der Umsatzsteuer kannst du zwischen 0%, 7% und 19% wählen.
Bei der Steuerregel stehen dir folgende zur Auswahl
Sollten noch Daten fehlen oder du den Beleg später fertigstellen möchtest, speichere diesen als Entwurf. Wenn der Beleg direkt gebucht werden soll, tippe auf Fertigstellen.
3. Transaktion zuordnen
Sobald der Beleg fertiggestellt ist, kannst du diesen direkt mit der passenden Transaktion in der Mobile App verknüpfen.
