1. Angebotsübersicht
Über den Reiter Mehr und Angebote, gelangst du zu deiner Angebotsübersicht. In der Übersicht werden alle deine Angebotsdokumente chronologisch angezeigt, sodass du einen schnellen Überblick über deine laufenden und abgeschlossenen Angebote erhältst.
Für jedes Angebot siehst du auf einen Blick die wichtigsten Informationen: den Kundennamen, die Angebotsnummer, das Datum, den Gesamtbetrag, sowie den aktuellen Status, der farblich gekennzeichnet ist.
Angebotsstatus und ihre Bedeutung
Angebotsstatus und ihre Bedeutung
Status | Farbe | Bedeutung |
Entwurf | Blau | Angebot wurde erstellt, aber noch nicht finalisiert oder versendet. |
Offen | Gelb | Angebot wurde versendet und wartet auf Rückmeldung des Kunden. |
Abgelehnt | Rot | Kunde hat das Angebot abgelehnt. |
Erhalten | Grün | Kunde hat das Angebot akzeptiert. |
Teilberechnet | Gelb | Angebot wurde teilweise bezahlt |
Berechnet/Bezahlt | Grau | Angebot wurde vollständig in Rechnung gestellt und bezahlt. |
2. Angebot erstellen
Um ein neues Angebot zu erstellen, tippst du auf das „+"- Symbol in der rechten oberen Ecke der Angebotsübersicht. Die App leitet dich automatisch zur Angebotsmaske weiter, in der du alle notwendigen Informationen eingeben kannst.
2.1. Kunden auswählen
Wähle im ersten Schritt den passenden Kunden aus. Nutze hierfür das Suchfeld, in dem du nach bestehenden Kontakten suchen kannst. Sobald du den gewünschten Kontakt gefunden hast, tippst du darauf, um diesen zu übernehmen. Die Kontaktdaten werden dann automatisch in dein Angebot eingefügt.
Falls der Kunde noch nicht in deinem System angelegt ist, kannst du ihn direkt über die Mobile App hinzufügen. Eine Anleitung zum Anlegen von Kontakten in der Mobile App findest du in diesem Hilfeartikel.
2.2 Leistung hinzufügen
Nachdem du den Kunden ausgewählt hast, fügst du die Produkte oder Dienstleistungen hinzu, die du anbieten möchtest. Wenn du in das Eingabefeld Leistung hinzufügen tippst, zeigt dir die App automatisch deine häufig genutzten Produkte und Dienstleistungen als Vorschläge an.
Du kannst aber auch neue Produkte oder Dienstleistungen direkt im Angebot manuell anlegen, ohne diese vorher in der Produktverwaltung erfasst zu haben.
Für jede Position kannst du zudem auch eine Beschreibung hinzufügen, um zusätzliche Details zu erläutern.
Wähle anschließend die Menge, den Preis, sowie die zutreffende Umsatzsteuer aus. Zur Auswahl stehen dir die Steuersätze von 0%, 7% und 19%.
2.3. Rabatte hinzufügen
Wenn du deinem Kunden einen Preisnachlass gewähren möchtest, hast du zwei verschiedene Möglichkeiten: den Positionsrabatt und den Gesamtrabatt.
Positionsrabatt
Positionsrabatt
Dieser wird auf eine einzelne Position angewendet und kann entweder als fester Betrag oder prozentual, vergeben werden.
Tipp:
Ein Positionsrabatt eignet sich besonders, wenn du für bestimmte Produkte Sonderaktionen anbietest oder einzelne Leistungen reduziert anbieten möchtest.
Gesamtrabatt
Gesamtrabatt
Dieser wird auf den Gesamtbetrag des gesamten Angebots angewendet und kann als fester Betrag oder als Prozentsatz definiert werden.
Tipp:
Ein Gesamtrabatt ist besonders sinnvoll, wenn du deinem Kunden einen Preisnachlass für einen größeren Auftrag gibst oder wenn du mehrere Leistungen als Paket zusammen anbietest.
3. Angebot fertigstellen
Nachdem du das Angebot vollständig erfasst hast, kannst du nun über die Vorschau einsehen, wie das Angebot später beim Kunden aussieht. Die Vorschau ermöglicht es dir, eventuelle Tippfehler, fehlende Angaben oder falsche Beträge zu erkennen und zu korrigieren. Überprüfe hier nochmals alle Positionen, Preise und Kundendaten.
Layout ändern
Layout ändern
In der Vorschau hast du zusätzlich die Möglichkeit, das Layout deines Angebots anzupassen. In der sevDesk Mobile App stehen dir verschiedene kostenlose sowie Premium-Layouts zur Verfügung, sodass du das Design auswählen kannst, das am besten zu deinem Unternehmen und deiner Marke passt.
Texte anpassen
Texte anpassen
Hier kannst du den Kopf-und Fußtext deines Angebots individuell anpassen. Du kannst die Texte direkt in der App bearbeiten oder eine bereits gespeicherte Textvorlage auswählen.
Im Kopftext kannst du beispielsweise eine persönliche Begrüßung formulieren, während du im Fußtext wichtige Informationen wie Zahlungsbedingungen, die Gültigkeitsdauer des Angebots oder deine Kontaktdaten für Rückfragen ergänzen kannst.
3.1 Speichern oder Versenden
Nachdem du alle Angaben geprüft und ggf. angepasst hast, stehen dir verschiedene Optionen zur Verfügung.
Wenn du noch Details klären oder Rückfragen mit dem Kunden besprechen musst, kannst du dein Angebot als Entwurf speichern. Der Entwurf wird dann mit dem Status „Entwurf" in blau in deiner Angebotsübersicht gespeichert. Du kannst ihn später jederzeit wieder öffnen – sowohl in der Mobile App als auch in der Desktop-Version – um ihn zu bearbeiten und fertigzustellen.
Wenn dein Angebot vollständig ist, kannst du es fertigstellen und speichern, ohne es direkt zu versenden. Das Angebot wird finalisiert und der Status wechselt zu „Offen" in gelb. Diese Option eignet sich, wenn du das Angebot später persönlich übergeben oder zu einem späteren Zeitpunkt versenden möchtest.
Die dritte Möglichkeit besteht darin, das Angebot fertigzustellen und direkt zu versenden. In diesem Fall wird das Angebot finalisiert und sofort per E-Mail an deinen Kunden verschickt. Der Status wechselt ebenfalls zu „Offen" in gelb, da es nun auf die Rückmeldung des Kunden wartet.
Wie du anschließend aus dem Angebot eine Rechnung erstellst, erfährst du in diesem Hilfeartikel.